Chi phí vé máy bay là chi phí rất phổ biến hiện nay tại các doanh nghiệp. Để chi phí vé máy bay đi công tác cho công nhân viên và chuyên gia nước ngoài được tính là hợp lệ thì kế toán cần chuẩn bị những loại hồ sơ gì đi kèm? Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra các quy định của cơ quan thuế về chi phí này.
1. Điều kiện để chi phí vé máy bay là hợp lệ
Căn cứ vào Khoản 2.9 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định:
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động (chi phí vé máy bay hợp lệ)
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
2. Những chứng từ cần cho chi phí vé máy bay hợp lệ
- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
- Mẫu giấy đi đường có xác nhận của DN cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà nghỉ nơi lưu trú.
- Có hóa đơn trong quá trình đi lại: Vé máy bay, boarding pass (thẻ lên vé máy bay), hóa đơn phòng nghỉ…
- Được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty (chi phí vé máy bay hợp lệ)
3. Những lưu ý khi kiểm tra chứng từ chi phí vé máy bay hợp lệ
– Kế toán cần thu lại boarding pass (thẻ lên máy bay) ngay sau khi nhân viên đi công tác về vì cơ quan thuế sẽ rất quan trọng cái này khi quyết toán.
– Trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì hóa đơn máy bay kẹp cùng e-ticket (vé điện tử), boarding pass (thẻ lên máy bay), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Kẹp tất cả cùng một bộ để khi quyết toán thuế sẽ rất tiện cho việc giải trình (chi phí vé máy bay hợp lệ)
4. Xuất hóa đơn vé máy bay
– Xuất hóa đơn vé máy bay hãng Vietnam Airlines
“Theo Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài Chính Việt Nam về việc hướng dẫn hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, vé điện tử của Vietnam Airlines là hóa đơn hợp pháp. Quý khách giữ lại thẻ lên tàu để chứng minh dịch vụ đã được thực hiện với các tổ chức thanh toán.” (trích trang web Vietnam Airlines).
Như vậy, theo hướng dẫn của Vietnam Airlines, bạn chẳng cần hóa đơn gì cả. Sau khi đặt vé qua trang web của Vietnam Airlines, ngay lập tức hãng sẽ gửi vé điện tử qua đường email mà bạn cung cấp. Bạn in vé ra và kẹp theo thẻ lên tàu (boarding pass – được phát khi bạn làm thủ tục check-in trước khi lên máy bay) là có thể đem về thanh toán với công ty.
– Xuất hóa đơn vé máy bay hãng Jetstar Pacific:
Bạn cần liên hệ với các phòng vé chính thức của Jetstar Pacific để được hỗ trợ xuất hóa đơn (chi phí vé máy bay hợp lệ)
– Xuất hóa đơn vé máy bay hãng Vietjet Air
Sau khi xuất vé trên mạng, bạn sẽ phải ra các quầy vé của Vietjet Air để lấy hóa đơn hoặc lấy hóa đơn tại ngân hàng HD Bank nếu bạn chọn hình thức mua vé trả sau, nộp tiền tại ngân hàng này. Bạn nên lấy hóa đơn ngay sau khi thanh toán tiền hoặc chậm nhất là ngày cuối cùng trong tháng thanh toán tiền vé. Việc chỉnh sửa hoặc thay đổi và xuất hóa đơn sẽ không thực hiện vào tháng sau.
*Lưu ý: Hóa đơn của các hãng mang tên “HÓA ĐƠN TIỀN CƯỚC VẬN CHUYỂN VÀ PHÍ DỊCH VỤ” là hóa đơn không cần có dấu đỏ của các hãng. Đây là một hóa đơn hoàn toàn hợp lệ và có thể chuyển gửi email,… để kế toán có thể tự in dễ dàng.
5. Cách hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ
Nợ TK 641,642
Nợ TK 1331
Có TK 111,112,331
Nếu phát sinh thuế nhà thầu
Nợ TK 331
Có TK 3338.
Trên đây là những quy định cũng như cách xử lý, hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ. Qua bài viết, hy vọng các bạn đã hiểu hơn về chi phí này. Chúc các bạn thành công!