Kế toán máy trở thành công cụ đắc lực giúp kế toán hoàn thiện công việc được nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi mà hình thức kế toán máy trở nên phổ biến, ưa chuộng người dùng. Vậy kế toán máy là gì? Quy trình kế toán máy trong doanh nghiệp như nào?
Phần mềm kế toán máy là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chúng từ gốc, phân loại chúng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chúng từ, sổ sách theo quy trình cua chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Tóm lại:
- Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cn ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ so các dữ liệu đầu vào là các chúng từ gốc.
- Quá trình xử lý phải tuân thu các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.
- Độ chính xác của đầu ra báo cáo phn thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công.
1. Ví dụ phần mềm kế toán máy mô hình hoạt động MISA
Thông thường hoạt động cua một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
- Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chúng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm cua từng phần mềm cụ thể.
- Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
Công đoạn 2: Xử lý
- Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chúc thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin cua các chúng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn
- Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chúng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan; đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
- Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,… Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
- Tùy theo nhu cầu cua người sử dụng thực tế cũng nhu khả năng cua từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp úng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chúng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhung có được đua vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường nhu đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
2. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán MISA
a. Đối với doanh nghiệp
Đối với kế toán viên
- Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay.
- Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ.
Đối với kế toán trưởng
- Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán.
- Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu.
Đối với giám đốc tài chính
- Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.
- Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính cua doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.
Đối với giám đốc điều hành
- Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán cua doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.
- Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp cua đội ngũ, làm gia tăng giá trị thuơng hiệu trong con mắt cua đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
b. Đối với cơ quan thuế và kiểm toán
- Dễ dàng trong công tác kiểm tra chúng từ kế toán tại các doanh nghiệp.
3. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy
+ Phần mềm kế toán cũng được thiết kế hệ thống luân chuyển chứng từ và tổ chức sổ theo một trong 5 hình thức kế toán:
- Kế toán nhật ký chung
- Kế toán nhật ký sổ cái
- Kế toán chứng từ ghi sổ
- Kế toán nhật ký chứng từ
- Kế toán trên máy vi tính
Tất nhiên, trong một phạm vi cho phép, phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, không thiết kế được mẫu hoàn toàn y hệt làm bằng tay nhưng luôn đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
+ Hình thức kế toán máy áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Có đủ các loại sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định.
- Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán.
- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và của thông tư này.
- Phần mềm kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do BTC quy định. Phải phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện ứng dụng của các cơ quan thi hành án dân sự.
4. Quy trình kế toán máy trong doanh nghiệp
Công việc hàng ngày:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào)
- Kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.
- Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
- Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
5. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy trên nền tảng MISA
(a) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chúng từ kế toán cùng loại đã đuợc kiểm tra, đuợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thòi điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kể toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thu tnc pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Hiện nay, các bạn sinh viên ngành kế toán đều được học về kế toán máy. Đây là chương trình bắt buộc, đòi hỏi bạn phải thành thạo các kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán. Hãy trang bị cho mình kiến thức vững chắc ứng dụng các phần mềm kế toán MISA – FAST vào nghiệp vụ qua khoá học kế toán online tại Kế toán Việt Hưng nhé.