5 cách lưu trữ hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp

Ngày nay, với thời đại hiện đại hoá cùng với những công nghệ số ngày càng ứng dụng nhiều vào trong cuộc sống, việc hiện đại hoá những chứng từ dành cho kế toán ngày càng nhiều. Đặc biệt là vừa qua Tổng cục thuế cũng đã có công văn bắt buộc chuyển đổi sang hoá đơn điện tử. Những hoá đơn chứng từ đang dần tới tay kế toán, doanh nghiệp bằng mạng internet. Cách lưu trữ hoá đơn đầu vào có phần an toàn hơn nhưng cũng có phần phức tạp.

Hoá đơn điện tử xuất hiện giúp giảm nguy cơ rủi ro mất hoá đơn và dễ dàng cho kế toán trong việc kiểm tra, rà soát cũng như theo dõi. Ngoài ra nó còn tiết kiệm thời gian chuyển giao hoá đơn giữa 2 bên bán và mua. Tuy nhiên việc sử dụng hoá đơn điện tử cũng khiến nhiều kế toán gặp khó khăn trong việc sắp xếp và lưu trữ hoá đơn.

Nhiều kế toán chưa quen với việc lưu giữ hoá đơn điện tử thì khiến cho họ lúng túng và chưa có cách nào lưu trữ an toàn và thuận tiện nhất. Thuận tiện cho kế toán hiện tại cũng như những đời kế toán sau mà sau khi chuyển giao công việc. Vì lý do đó, Kế Toán Việt Hưng đã thống kê được 5 cách lưu trữ hoá đơn đầu vào cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn phần nào việc lưu trữ hoá đơn phù hợp với cách hoạt động của công ty.

5 cách lưu trữ hoá đơn đầu vào cho doanh nghiệp

Đa số phương thức nhận hoá đơn điện tử đầu vào đều qua mail. Có thể là từ mail từ đối tác của mình gửi hoặc là mail trực tiếp từ phần mềm xuất hoá đơn của đối tác gửi. Vì vậy có 5 cách thực hiện lưu trữ như sau:

Cách 1: Tạo một Email mới và duy nhất để nhận hoá đơn đầu vào

Bên cạnh mail chính của doanh nghiệp thì bộ phận kế toán cần tạo ra 1 mail riêng cho việc nhận hoá đơn. Việc tách riêng biệt này giúp kế toán có thể tìm kiếm lại hoá đơn trong kì đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn.

Đồng thời việc dùng chung với mail công ty sẽ có những trường hợp kế toán không kiểm soát được và những cái “Lỡ tay” xoá mất mail hoá đơn từ bộ phận khác. Do đó ra nên tạo một email duy nhất và chuyên chỉ để nhận hóa đơn điện tử do bên mua và bên bán trao đổi qua lại. Điều này phục vụ tốt cho công việc hơn, giúp công việc đạt được hiệu quả cao

Ưu điểm:

– Kế toán dễ dàng tìm kiếm từng hoá đơn trên đó khi cần

– Tránh rủi ro khi các đồng nghiệp khác xoá mất

– Tiện theo dõi hoá đơn và báo với nhà cung cấp gửi hoá đơn kịp thời

Hạn chế:

– Tạo ra sự thiếu chuyển nghiệp cho doanh nghiệp

– Doanh nghiệp đối tác nghi ngờ mail gia mạo vì mail công ty khác với mail nhận hoá đơn

– Phải xác minh mail nhận hoá đơn là mail của doanh nghiệp

– Nếu mail nhận hoá đơn vô tinh bị khoá thì rủi ro mất dư liệu và mất các thông tin quan trọng.

Cách 2: Thực hiện in hoá đơn và lưu cùng với sổ sách như hoá đơn

Việc quản lý và theo dõi các hóa đơn điện tử qua email tuy có nhiều mặt thuận tiện những vẫn sẽ có tương đối nhiều vấn đề. Nhất là vấn đề mất và để lộ dữ liệu của doanh nghiệp ra ngoài, Ngoài ra việc kiểm tra và tra cứu các giấy tờ, hóa đơn chứng từ cần phải có internet và phải mở từng mail của nhà cung cấp cần tiềm thì khá mất thời gian.

Vì lẽ đó vẫn có nhiều kế toán doanh nghiệp chọn việc in giấy hóa đơn đầu vào sau khi nhận được email và lưu trữ tương tự hoá đơn giấy. Để chung với những hợp đồng mua hàng cũng như là những hợp đồng có liên quan để tiện lấy ra lấy vô, đặc biệt là những doanh nghiệp xây dựng, xây lắp với những công trình, hợp đồng lớn.

Ưu điểm cách lưu trữ hoá đơn đầu vào:

– Không cần phải tạo lập email riêng

– Không sợ bị lộ thông tin

– Có thể tìm kiếm, rà soát khi bị mất điện hoặc không có internet.

– Dễ theo dõi với từng công trình, hợp đồng. Đặc biệt là công trình hoặc hợp đồng có nhiều hoá đơn đầu vào.

Nhược điểm:

– Việc in hóa đơn đầu vào sẽ làm tốn kém chi phí giấy, chi phí in ấn tài liệu.

– Sẽ cần có một cách lưu trữ dữ liệu khoa học và hiệu quả

– Có khả năng bị ẩm mốc, ướt

– Dễ bị lạc mât nếu không có trình tự hay một cách khoa học nào đó

– Thời gian tìm kiếm 1 hoá đơn bất kì nào đó khá là mất thời gian

Cách 3: Sử dụng email nhận hóa đơn điện tử đầu vào và lưu dạng ảnh hoặc file trong máy

Để đảm bảo an toàn về độ bảo mật nhưng vẫn muốn hiện đại trong cách lưu trữ. Cũng có nhiều kế toán sau khi nhận hóa đơn của các bên liên quan qua email là sẽ kiểm tra nội dung của hóa đơn đó ( ngày lập, ngày ký,…). Sau đó sẽ tạo một folder đặt tên theo ngày, tháng năm hoặc theo từng nhà cung cấp rồi tải lưu về từng folder tương ứng.

Ví dụ: Hoá đơn như sau:

Cách đặt tên Folder để lưu: Hoá đơn quý 3.2021

Tên File hoá đơn: 04092021- Farm world wide 

Ưu điểm:

– Dễ thực hiện với những doanh nghiệp nào có quy mô nhỏ, ít khi mua hàng hóa và các dịch vụ sản xuất

– Dễ theo dõi từng quý hoặc từng nhà cung cấp

– Dễ tìm kiếm hoá đơn

Hạn chế:

– Không thể xử lý nhiều hóa đơn một lúc.

– Việc kiểm tra hóa đơn thủ công, bằng mắt thường dễ gây ra sự nhầm lẫn.

– Không phát hiện kịp thời khi bị xoá mất file.

– Khó tìm hoặc không phát hiện ghi vô tình cắt file dán không đúng folder.

Cách 4: Lập trang Excel sau khi nhận email hóa đơn

Ngoài 3 phương pháp trên, có nhiều kế toán cũng sửa dụng cách thủ công như nhập dữ liệu vào excel và gắn link đến nơi lưu trữ hoá đơn. Họ sẽ ghi chép cụ thể lại các thông tin tài liệu, thông tin hóa đơn vào trang tính excel để dễ theo dõi. Để chính xác hơn về số liệu và nhận đầy đủ hoá đơn thì các kế toán viên sẽ một lần nữa kiểm tra lại dữ liệu excel với hồ sơ và hóa đơn gốc.

Ưu điểm:

– Tiện lợi cho nhân viên kế toán vì excel đã rấ quen thuộc và hầu như mọi thao tác kế toán đều thực hiện bằng excel trước khi lên báo cáo.

– Phù hợp với nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ do không có quá nhiều giấy tờ cũng như là email hóa đơn đầu vào.

– Dễ dàng kiểm tra số liệu với hoá đơn.

– Dễ dàng tìm kiếm khi chỉ có thao tác Ctrl +F.

Hạn chế cách lưu trữ hoá đơn đầu vào:

– Sai sót về số liệu, ngày tháng, thừa hoặc thiếu hóa đơn vì việc nhập bằng tay đưa vào excel với một số lượng thông tin nhất định chắc chắn sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn.

– Sẽ rất khó để có thể kiểm tra lại là nhà cung cấp nào đã gửi hóa đơn này để có thể đối soát lại.

– Tiềm ẩn nguy cơ bị mất, thất thoát file và lộ tài liệu là rất lớn.

– Mất khá nhiều thời gian nhập cũng như để kiểm tra và đối soát lại các giấy tờ có liên quan.

– Việc nhập bằng tay có thể dẫn đến việc các dữ liệu không đồng nhất với nhau

Cách 5: Lựa chọn phần mềm quản lý và xử lý hóa đơn đầu vào

Ngoài những cách trên thì việc tìm và chọn các phần mềm quản lý và xử lý hóa đơn đầu vào cũng là một lựa chọn đáng quan tâm nhất. Việc sử dụng phần mềm thay người xử lí lưu trữ bao giờ cũng thuận tiện và an toàn hơn. Các con bot trong phần mềm xử lý sẽ giúp các kế toán xử lý nhanh chóng các thao tác như: tiết kiệm được thời gian nhập liệu, so sánh, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn.

Ngoài ra nó còn phát hiện sự sai sót hoặc không khớp dữ liệu và báo ngay cho người dùng. Các email hóa đơn đầu vào sẽ được các con bot tự động kiểm tra lỗi hóa đơn, tình trạng đang hoạt động và sẽ báo lỗi khi phát hiện ra.

Ưu điểm:

– Giảm bớt những sai sót mà mắt thường khó nhận ra.

– Giảm thời gian nhận và phân loại mail thủ công bằng tay.

– Phát hiện các hoá đơn không hợp lệ cũng như bị lỗi.

– Tự động đồng bộ dữ liệu của các hóa đơn điện tử đầu vào,…

– Nhanh chóng tìm kiếm được hóa đơn khi cần, điều này tiết kiệm thời gian cho kế toán, Đặc biệt là các doanh nghiệp có khối lượng hoá đơn điện tử đầu vào lớn cần phải theo dõi.

Nhược điểm cách lưu trữ hoá đơn đầu vào:

– Tốn kém chi phí.

– Phải tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với quy mô cũng như loại hình của doanh nghiệp.

– Dễ bị gặp phải các nhà cung cấp phần mềm không uy tín dẫn đến lộ thông tin công ty cũng như mất thông tin dữ liệu.

Trên đây là top 5 cách lưu giữ hoá đơn điện tử đầu vào mà Kế Toán Việt Hưng muốn chia sẻ cho bạn. Tuỳ vào khả năng tài chính cũng như lượng hoá đơn điện tử đầu vào mà kế toán chủ động đề xuất với sếp để thực hiện cách lưu trữ hoá đơn hợp lí nhất. Bạn có cách lưu trữ hoá đơn đầu vào hay hơn, chia sẻ với chúng tôi qua fanpage nhé!