Kế toán tại trường mầm non mang đặc thù của lĩnh vực riêng, do đó các định khoản cũng sẽ có sự khác biệt nhất định. Việc hạch toán hóa đơn đầu vào mầm non tư thục cần thực hiện chi tiết như thế nào? Mời bạn xem nội dung chi tiết trong bài viết dưới đây của Kế Toán Việt Hưng nhé!
Đối với các cơ sở giáo dục mầm non, chi phí đầu vào bao gồm nhiều khoản liên quan đến hoạt động giáo dục và cơ sở hạ tầng, từ chi phí trang thiết bị đến dịch vụ bảo trì. Việc hạch toán chính xác các chi phí này giúp quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, đảm bảo rằng tất cả các khoản chi được ghi nhận và theo dõi cẩn thận.
Ngoài ra, hạch toán hóa đơn đầu vào còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, tránh những sai sót có thể dẫn đến kiểm toán và phạt thuế từ cơ quan chức năng. Các hóa đơn đầu vào hợp lệ và được hạch toán đúng cách giúp giảm thiểu rủi ro kiểm toán, tạo sự tin tưởng trong các báo cáo tài chính và duy trì uy tín cho cơ sở giáo dục. Chính vì vậy, việc nắm rõ quy trình hạch toán và kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn là cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì tài chính ổn định cho trường.
1. Những loại hóa đơn đầu vào thường gặp tại mầm non tư thục
Các trường mầm non tư thục thường phải xử lý nhiều loại hóa đơn đầu vào khác nhau, tùy thuộc vào các hoạt động và nhu cầu cụ thể của cơ sở. Dưới đây là những loại hóa đơn đầu vào phổ biến thường gặp:
– Hóa đơn mua sắm vật dụng: Bao gồm các chi phí mua sắm đồ chơi, dụng cụ học tập, đồ dùng vệ sinh, và các vật phẩm thiết yếu phục vụ cho việc chăm sóc và giáo dục trẻ em. Đây là những chi phí thường xuyên và chiếm tỷ trọng đáng kể trong ngân sách của các trường mầm non.
– Hóa đơn thiết bị giáo dục: Bao gồm các chi phí mua sắm thiết bị giáo dục như bàn ghế, bảng, máy chiếu, và các thiết bị công nghệ phục vụ cho việc giảng dạy. Các thiết bị này giúp cải thiện chất lượng giáo dục và tạo môi trường học tập hiện đại cho trẻ em.
– Hóa đơn dịch vụ bảo trì: Các chi phí cho việc bảo trì và sửa chữa cơ sở vật chất như sơn sửa phòng học, bảo trì hệ thống điện, nước, điều hòa không khí, và các công trình phụ trợ khác. Các chi phí này giúp duy trì môi trường học tập an toàn và thoải mái cho trẻ em.
Ngoài ra, các trường còn có thể gặp các hóa đơn đầu vào liên quan đến dịch vụ tư vấn, đào tạo nhân viên, hoặc thuê ngoài dịch vụ vệ sinh, an ninh. Việc phân loại và hạch toán chính xác từng loại hóa đơn này giúp trường mầm non
XEM THÊM:Mô tả công việc của kế toán mầm non thường phải làm
2. Quy trình hạch toán hóa đơn đầu vào mầm non tư thục
Các bước cần thiết trong quá trình hạch toán hóa đơn đầu vào cho mầm non tư thục.
BƯỚC 1: Thu Thập Hóa Đơn Đầu Vào và Kiểm Tra Tính Hợp Lệ
Quá trình hạch toán hóa đơn đầu vào bắt đầu bằng việc thu thập và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Các trường mầm non cần đảm bảo các hóa đơn đầu vào có thông tin rõ ràng và đầy đủ, bao gồm:
– Thông tin người bán: Đảm bảo tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán được ghi chính xác.
– Số tiền: Số tiền trên hóa đơn phải khớp với giá trị thanh toán và bao gồm đầy đủ các khoản thuế, nếu có.
– Nội dung hóa đơn: Mô tả rõ ràng các mặt hàng hoặc dịch vụ, số lượng và đơn giá, đảm bảo phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng của trường.
BƯỚC 2: Phân Loại Hóa Đơn Đầu Vào Theo Loại Chi Phí
Sau khi kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ, hóa đơn cần được phân loại theo các nhóm chi phí khác nhau để thuận tiện cho việc hạch toán và theo dõi. Thông thường, các nhóm chi phí bao gồm:
– Chi phí thiết bị: Hóa đơn cho các thiết bị giáo dục như bàn ghế, máy chiếu, và các công cụ học tập.
– Chi phí đào tạo: Hóa đơn cho các chi phí liên quan đến đào tạo nhân viên, giáo viên hoặc các khóa học nâng cao chuyên môn.
– Chi phí dịch vụ bảo trì và sửa chữa: Hóa đơn cho dịch vụ bảo trì cơ sở vật chất, đảm bảo môi trường học tập an toàn và sạch.
3. Cách hạch toán hóa đơn đầu vào mầm non tư thục
Đối với trường mầm non tư thục thì có cần lấy hóa đơn đầu vào thực phẩm và có cần xuất hóa đơn về khoản thu hộ chi hộ không? Và cách hạch toán ra sao?
Trong trường mầm non chắc chắn là phải có tiền ăn và khoản tiền ăn này là thu hộ của học sinh. Do đó, bạn cần phải xuất hóa đơn ghi nhận vào doanh thu thu hộ. Đồng thời các khoản đầu vào tập hợp để cân đối tính vào chi phí chi hộ này. Với chi phí đầu vào có hóa đơn, bạn làm như bình thường, còn với việc mua thực phẩm không có hóa đơn, theo quy định tại Điểm 2.4, Khoản 2, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, lập bảng kê 01/TNDN và chứng từ thanh toán ra cũng như số chứng từ liên quan đến an toàn thực phẩm mà người bán cung cấp.
– Khi tập hợp chi phí theo Thông tư 133:
+ Với chi phí NVL xuất cho món ăn của học sinh
Nợ TK 154
Có TK 152
+ Với chi phí lương nhân viên đứng bếp
Nợ TK 154
Có TK 334
+ Với chi phí khác
Nợ TK 154
Có TK 111
Cuối cùng kết chuyển giá vốn
Nợ TK 6328
Có TK 154
Cuối cùng khi bạn nhìn trên CĐTK bạn sẽ thấy TK 5118 và TK 6328 phải bằng nhau về số tiền là đúng.
XEM THÊM: Khóa học kế toán thực hành thực tế
Khi tập hợp chi phí theo Thông tư 200:
+ Với chi phí NVL xuất cho món ăn của học sinh
Nợ TK 621
Có TK 152
+ Với chi phí lương nhân viên đứng bếp
Nợ TK 622
Có TK 334
Với chi phí CCDC trong trường học như bàn ghế của học sinh, điều hòa lắp vào các phòng học
Nợ TK 6273
Có TK 242
Các bạn chú ý: thời gian phân bổ CCDC không được vượt quá 36 tháng.
+ Với các chi phí khấu hao TSCĐ trong trường học. Ví dụ: tủ bảo quản sữa, thức ăn…
Nợ TK 6274
Có TK 214
Các bạn chú ý: thời gian trích TSCĐ cần phải dựa vào phụ lục 1 Thông tư 45/2013.
+ Với chi phí khác
Nợ TK 6278
Có TK 111
Điểm khác của thông tư 200 là, cần phải kết chuyển chi phí trước khi tính giá vốn.
Nợ TK 154
Có TK 621
Có TK 622
Có TK 6278
Có TK 6273
Có TK 6274
Việc kết chuyển bước này là để nhìn trên cân đối tài khoản các TK 621, 622, 6273, 6274, 6278 là không có số dư
Cuối cùng kết chuyển giá vốn
Nợ TK 6328
Có TK 154
==> Với trường học thì không nên để chi phí dở dang cuối kỳ
4. Các vấn đề cần lưu ý khi làm kế toán tại trường mầm non tư thục
(1) Tại sao giáo dục cũng phải xuất hóa đơn đầu ra?
Thu học phí, đó là khoản thu của doanh nghiệp (kể cả tổ chức, cá nhân không phải doanh nghiệp nhưng kinh doanh hoạt động đào tạo) phát sinh từ hoạt động kinh doanh về đào tạo mà có. Vì vậy, đơn vị thu học phí phải xuất hóa đơn cho tiền học phí thu được.
(2) Thuế GTGT, TNDN đối với trường mầm non tư thục
– Căn cứ hướng dẫn tại Khoản 13, Điều 4, Thông tư số 219/2013/TT-BCT ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính thì doanh thu từ hoạt động dạy học, nuôi giữ trẻ (bao gồm cả tiền ăn) của các trường mầm non, trường mẫu giáo, nhà trẻ, nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập tư thục thuộc diện không chịu thuế GTGT.
– Trường mầm non, trường mẫu giáo ngoài công lập nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp có thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp mà các đơn vị này xác định được doanh thu nhưng không xác định được chi phí, thu nhập của hoạt động kinh doanh thì kê khai nộp thuế thu nhập doanh nghiệp tính theo tỷ lệ 2 % trên doanh thu.
(3) Các rủi ro thường gặp và cách phòng tránh
Trong quá trình hạch toán hóa đơn đầu vào, kế toán viên cần lưu ý một số rủi ro thường gặp để giảm thiểu sai sót và tránh các vấn đề pháp lý:
– Lỗi ghi nhận chi phí sai thời điểm: Việc ghi nhận chi phí không đúng thời điểm có thể gây ra sai lệch trong báo cáo tài chính. Để tránh tình trạng này, nên tuân thủ quy định về thời gian ghi nhận chi phí và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi nhận.
– Chi phí không hợp lệ: Đôi khi, các chi phí không phục vụ mục đích giáo dục hoặc không liên quan trực tiếp đến hoạt động của trường có thể được ghi nhận nhầm. Để phòng tránh, các kế toán viên nên có tiêu chí phân loại chi phí rõ ràng và xác minh tính hợp lệ của từng hóa đơn.
– Rủi ro pháp lý liên quan đến thuế: Việc không tuân thủ các quy định về hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và chịu các khoản phạt từ cơ quan thuế. Do đó, kế toán viên nên kiểm tra tính hợp lệ của tất cả hóa đơn và lập sổ ghi nhận chi tiết.
→ Hiểu rõ và áp dụng các lưu ý trên sẽ giúp quá trình hạch toán hóa đơn đầu vào cho mầm non tư thục diễn ra thuận lợi, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí.
Hi vọng các thông tin về cách hạch toán hóa đơn đầu vào mầm non tư thục trong bài viết đã giúp kế toán làm việc tại đây. Bạn muốn củng cố nghiệp vụ kế toán, muốn nhận chia sẻ kinh nghiệm thực tế từ các kế toán trưởng lâu năm, liên hệ Hotline 0988680223 hoặc nhắn tin trực tiếp qua fanpage để được tư vấn chi tiết nhé!