Giấy đề nghị thanh toán là mẫu giấy tờ dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa được tạm ứng trong việc tổng hợp các khoản chi đã chi có chứng từ kèm theo để được thanh toán. Theo Hướng dẫn 47/HD-LTĐ được ban hành ngày 30/12/2021, cách lập giấy đề nghị thanh toán cần chú ý những gì? Cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu trong bài viết hôm nay!
Giấy đề nghị thanh toán được coi là hợp lệ và được duyệt chỉ khi cá nhân tự bỏ tiền của mình chi cho những công việc, hoạt động chung của tập thể mà có được sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Đối với trường hợp cá nhân tự ý chi mà không có sự cho phép của cấp trên thì coi như đề nghị thanh toán đó không hợp lệ và cá nhân đó sẽ không được thanh toán khoản tiền đã bỏ ra.
Khi nào cần dùng giấy đề nghị thanh toán?
Trong quá trình làm việc, công tác, khi thực hiện các hoạt động nhằm mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của cơ quan, doanh nghiệp như việc đi công tác, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng… mà cá nhân sử dụng tiền riêng để thực hiện hoặc chưa được tạm ứng thì sẽ thực hiện đề nghị thanh toán. Cụ thể, giấy đề nghị thanh toán sẽ được sử dụng trong các trường hợp sau:
– Người lao động đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng.
– Tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có).
– Làm thủ tục thanh toán, căn cứ thanh toán và ghi vào sổ kế toán.
Cách lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Tại Hướng dẫn 47/HD-LTĐ, cách lập giấy đề nghị thanh toán cần chú ý những nội dung sau:
Góc trên, bên trái của Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, mã đơn vị sử dụng ngân sách. Phần đầu ghi rõ ngày, tháng, năm, họ tên, bộ phận Công tác hoặc địa chỉ của người thanh toán.
Căn cứ vào chỉ tiêu của Cột A, kế toán thanh toán ghi vào cột 1 như sau:
Mục I – Số tiền tạm ứng Gồm số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết và số tạm ứng kỳ này.
+ Mục 1: Sổ tạm ứng các kỷ trước chưa chi hết: Căn cứ vào dòng số dư tạm ứng tính đến ngày lập nhiều thanh toán trên sổ kế toán để ghi.
+ Mục 2: Sổ tạm ứng kỳ này: Căn cứ vào các Phiếu chi tạm ứng để ghi. Mỗi Phiếu chi ghi 1 dòng
Mục II – Số tiền đã chi căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của ng khi nhận tạm ủng để ghi. Mỗi chứng từ chỉ tiêu ghi 1 trang.
Mục III – Số thừa tạm ứng đề nghị nộp trả lại: Ghi số không sử dụng hết, nộp lại đơn vị.
Mục IV – Số tiền đề nghị chi bổ sung: Ghi số người lao động còn được thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng do kế toán lập (kế toán cần chú ý cách lập giấy đề nghị thanh toán), chuyển cho kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán soát xét và thủ trưởng đơn vị duyệt. Người đề nghị thanh toán ký xác nhận trước khi nhận hoặc nộp trả lại tiền. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Phần chênh lệch tiền tạm ứng chỉ không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ hoặc trừ vào lương. Phải chi quá sỉ tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng.
Ghi chú về cách lập giấy đề nghị thanh toán: Nếu các đơn vị công đoàn cơ sở không bố trí đủ nhân lực kế toán thi kế toán sẽ thực hiện ký cả người lập phiếu và kế toán.
Sau khi đi công tác về thủ tục thanh toán như sau:
– Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
– Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
– Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
– Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
– Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hóa đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có).
– Hóa đơn tài chính (Bản gốc + bản copy) nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.
Lưu ý: Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của nhà nước và tổng cục thuế.
– Với cách lập giấy đề nghị thanh toán này, trường hợp chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cử đi công tác.
– Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Giấy đề nghị thanh toán là mẫu biểu thường xuyên được sử dụng tại các doanh nghiệp. Do đó, kế toán viên cũng cần biết cách lập giấy đề nghị thanh toán để hướng dẫn khi cần thiết. Hi vọng thông tin được chia sẻ đã giúp bạn lập mẫu biểu này chính xác và nhanh chóng. Cùng tìm hiểu mọi thông tin nghiệp vụ kế toán qua fanpage của chúng tôi ngay bây giờ.