Biên bản bàn giao chứng từ kế toán được lập ra khi có sự bàn giao công việc giữa kế toán cũ và kế toán mới. Qua đó có thể thấy được công việc hiện tại của kế toán mà người kế toán mới cần phải làm.
NHỮNG CÔNG TÁC THỰC HIỆN KÈM MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1. Công tác thực hiện bàn giao
- Trước khi thực hiện bàn giao chứng từ kế toán, kế toán cũ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, sổ sách, các loại sổ báo cáo, ….
- Cần có mặt đầy đủ giữa kế toán cũ, kế toán mới và người đại diện doanh nghiệp. Chứng kiến công tác chuyển giao – tiếp nhận sổ sách, chứng từ
- Trách nhiệm của kế toán cũ và kế toán mới:
– Kế toán cũ chịu trách nhiệm về những số liệu, công việc đã làm trước thời điểm bàn giao
– Kế toán mới chỉ chịu trách nhiệm về công việc, hồ sơ sổ sách sau thời điểm bàn giao
- Cuối buổi bàn giao kế toán mới cần lập thành 1 list danh sách những hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán đã được bàn giao, số lượng và cần kiểm tra luôn cả chất lượng.
- Hai kế toán (cũ – mới) cần ký xác nhận vào bản danh sách và phải có xác nhận của kế toán trưởng hoặc giám đốc doanh nghiệp.
Nội dung bàn giao bao gồm:
- Sổ sách,
- Chứng từ kế toán
- Bàn giao về tài sản, tiền quỹ
- Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng
- Tình hình kinh phí hiện tại…
2. Mẫu biên bản bàn giao chứng từ kế toán
(1) Dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp
>> DOWNLOAD MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG TÁC KẾ TOÁN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
———————–
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Căn cứ Quyết định số: ……/QĐ-PGD&ĐT, ngày …./…../…… của …………………………….
Hôm nay, vào lúc ………. giờ, ngày …….. tháng ……… năm …….; tại ………………………….
Chúng tôi gồm có:
1. Bên bàn giao:
– Ông (Bà): ……………………………………………… ; chức vụ: …………………………………..
2. Bên nhận bàn giao:
– Ông (Bà): ……………………………………………… ; chức vụ: …………………………………..
3. Các thành phần tham gia bàn giao, gồm:
– Ông (Bà): …………………………………………….. ; Chức vụ: ……………………………………
– Ông (Bà): …………………………………………….. ; Chức vụ: Kế toán cũ
– Ông (Bà): …………………………………………….. ; Chức vụ: Kế toán mới
* Sau khi xem xét chúng tôi thống nhất bàn giao công tác kế toán, gồm các nội dung sau:
1. Bàn giao chứng từ năm …….. trở về trước.
2. Bàn giao về tài sản, tiền quỹ.
3. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng
4. Bàn giao tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách đến thời điểm bàn giao
5. Sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến thời điểm bàn giao năm ……….. phần mềm kế toán MISA.
6. Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu có liên quan
7. Bàn giao số liệu và tình hình thu chi của từng quỹ.
8. ….(nếu có phát sinh nội dung khác )
* Nội dung bàn giao chi tiết như sau:
1. Chứng từ, sổ sách năm …………trở về trước:
– Nếu hệ thống sổ sách chứng từ các năm trước không liên quan nhiều đến nhiệm vụ ngân sách năm ………. thì có thể bàn giao gói gọn và có dán niêm phong và ký tên cho kế toán mới lưu trữ, bảo quản. (cần ghi rõ hồ sơ từng năm)
2. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính năm ……….:
2.1 Hồ sơ liên quan đến công tác thực hiện thu, chi ngân sách, các quỹ và tài chính khác năm ………..:
– Hồ sơ liên quan đến việc quản lý TSCĐ, công cụ dụng cụ (Bao gồm sổ TSCĐ, CCDC năm …….., biên bản kiểm kê TSCĐ, CCDC năm ……. quyết định ghi tăng, giảm TSCĐ, CCDC năm ……. (nếu có phát sinh)
– Bộ dự toán và công khai dự toán năm ……… (Bao gồm dự toán thu, chi NSNN và hoạt động tài chính khác năm ………, qua chế chi tiêu nội bộ, nghị quyết chi ngân sách năm …….)
– Báo cáo thu, chi NSNN, bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi từ tháng ……../……..đến tháng ……./……… (Bắt buộc Có xác nhận của KBNN).
2.2 Tình hình kinh phí năm ……:
– Số kết dư năm ……… chuyển qua (Có bảng chi tiết số chuyển qua, số đã sử dụng đến thời điểm bàn giao, số còn lại).
– Số kinh phí kinh phí ……….. còn lại tại KBNN (Bao gồm cả tiền NSNN, học phí các quỹ khác)
– Tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị (từng loại quỹ, Có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt).
– Tình hình thu, nộp tiền biên lai học phí (Xác định rõ số biên lai được nhận, đến thời điểm bàn giao đã thu tới đâu, nộp KBNN như thế nào).
2.3 Bàn giao sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm ……. và phần mềm kế toán MISA.
Sổ sách kế toán từng năm (toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, lưu ý: Ngoài việc bàn giao sổ ra, còn phải đối chiếu số liệu trên sổ sách có khớp đúng trên bảng cân đối tài khoản hay không).
– Năm …… (gồm các loại sổ: …………………………………………………………………………..)
– Năm …………………………………………………………………………………………………………
– Năm …………………………………………………………………………………………………………
2.4 Phần mềm kế toán
Bản quyền phần mềm kế toán quản lý ngân sách Misa, số lượng: 01 phần mềm; phần phần này đang được cài đặt tại máy …………, tình trạng: ………….
2.5 Tài sản công tại đơn vị (nội dung này cần phải đối chiếu giữa số liệu theo sổ sách kế toán và số liệu theo thực tế, những tài sản nào bị mất phải ghi rõ ai người chịu trách nhiệm).
– Sổ Tài sản cố định, CCDC ,biên bản kiểm kê và các quyết định ghi tăng, ghi giảm TSCĐ, CCDC. Lưu ý kiểm tra xem từ đầu năm đến thời điểm hiện tại có phát sinh việc mua sắm hay không, đã ghi vào sổ sách chưa. Khi bàn giao TSCĐ có lập biên bản bàn giao cho đối tượng sử dụng hay không.
3.Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng
3.1 Các khoản phải thu: ( trường còn phải thu ghi rõ số tiền và nội dung thu)
– ……………………………………………………………………………………………………………….
3.2 Các khoản phải trả: (trường còn thiếu chưa có hóa đơn ghi rõ số tiền và nội dung trả)
– ……………………………………………………………………………………………………………….
4. Các nội dung khác:
– ………………………………………………………………………………………………………………..
– ………………………………………………………………………………………………………………..
5. Trách nhiệm các bên:
– Phần thực hiện thu, chi từ ngày ……/…../……. trở về trước thuộc trách nhiệm của ……..
– Phần thực hiện thu, chi kể từ ngày …../…../….. trở về sau thuộc trách nhiệm của ……….
Công tác bàn giao kết thúc lúc ….. giờ cùng ngày; Biên bản bàn giao này có … trang, từ trang 1 đến trang …., biên bản được lập thành ….. bản, có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao 01 bản, bên nhận bàn giao 01 bản, Chủ tài khoản nhận 01 bản; các thành viên tham gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung như trên và cùng ký tên dưới đây./.
| Bên bàn giao | Bên nhận bàn giao |
| Chủ tài khoản | |
(2) Dành cho doanh nghiệp
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-o0o——
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU
Hôm nay ngày…./…./….., tại Công ty
Chúng tôi gồm có:
A. ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO:
1. Ông/ Bà :……………… Chức vụ:………………………….Phòng: ………………………
2. Ông/ Bà ………………..Chức vụ:………………………….Phòng: ………………………
3. Ông/ Bà……………….. Chức vụ:………………………… Phòng: ………………………
4. Ông/ Bà :……………… Chức vụ:………………………….Phòng: ………………………
B. NGƯỜI BÀN GIAO:
5. Ông/ Bà :……………… Chức vụ:………………………… Phòng: ………………………
Đã cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:
1. BÀN GIAO CÔNG VIỆC:
| TT | Nội dung | Người nhận bàn giao | Kết luận |
| 1 | |||
| 2 |
2. BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU:
| TT | Nội dung | Người nhận bàn giao | Kết luận |
| 1 | |||
| 2 |
Biên bản kết thúc vào lúc …….h…….phút cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí các nội dung trên.
Biên bản được lập thành …. (………….) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị pháp lý như nhau.
| Quản lý bộ phận | Người nhận bàn giao | Người bàn giao |
3. Những đều cần lưu ý khi thực hiện công tác bàn giao
– Kiểm tra độ chính xác trên các bảng kê thuế như: hóa đơn chứng từ đầu ra phù hợp với doanh thu trong kỳ, trên bảng kết quả kinh doanh đã lập; hóa đơn đầu vào được kê khai đầy đủ đúng bằng số tiền trên hóa đơn chứng từ gốc hoặc chứng từ thay thế (nếu có)…
– Chú ý đến các mẫu như: Mẫu 08-MST, mẫu 06/GTGT, bản giấy phép đăng ký kinh doanh…
– Những công văn, văn bản cơ quan thuế, bảo hiểm, sở lao động gửi trực tiếp cho doanh nghiệp
– Những file mềm kế toán như: sổ sách trên Excel, trên phần mềm kế toán
– Lưu ý kĩ đến số tiền còn lại trong quỹ, trong tài khoản ngân hàng
– 1 vài lưu ý khác như:
+ Đối tượng người bàn giao: Chuẩn bị trước phương án trong trường hợp DN gây khó dễ khi nghỉ việc, nhất là việc thanh toán tiền lương của tháng cuối cùng sau khi đã bàn giao xong mọi hồ sơ sổ sách kế toán.
+ Đối tượng người nhận bàn giao: Kiểm tra thật kỹ số lượng chứng từ và độ đúng, sai của những việc kế toán cũ đã làm, khi thấy có sai sót cần ghi chú trong biên bản bàn giao để trình giám đốc tránh trường hợp bị khiển trách sau này.
Giữ liên lạc với kế toán cũ để hỏi khi có những chỗ không hiểu cách làm vì luật tại thời điểm kế toán cũ làm có thể khác với thời điểm hiện tại… Hy vọng với những thông tin trên sẽ mang đến kiến thức hữu ích cho bạn đọc tham khảo.
