Tìm hiểu về quy định cách xuất hóa đơn hợp lệ, hợp lý

Doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn và sử dụng hóa đơn để ghi nhận doanh thu của đơn vị mình khi bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ. Hãy cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu quy định về xuất hoá đơn qua bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn là gì?

Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC cho biết: Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

* Có các loại hóa đơn sau đây:

– Hóa đơn giá trị gia tăng: đây là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động:

+ Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

+ Hoạt động vận tải quốc tế;

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu (cách xuất hóa đơn)

– Hóa đơn bán hàng: loại hóa đơn này được dùng cho các đối tượng sau:

+ Tổ chức hoặc cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

+ Các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, khi đó, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”(cách xuất hóa đơn)

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

– Hóa đơn khác bao gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

* Các loại hình thức hóa đơn

– Hóa đơn tự in;

– Hóa đơn điện tử;

– Hóa đơn đặt in.

2. Xác định thời điểm lập hóa đơn

Với các hóa đơn đầu vào (hóa đơn GTGT) bị lập sai về mặt thời gian thì có nguy cơ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn tài chính được lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ở các thời điểm như sau:

– Với trường hợp bán hàng hóa, ngày ghi trên hóa đơn là thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền (cách xuất hóa đơn)

– Ngày ghi trên hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng…

– Với trường hợp cung ứng dịch vụ, ngày ghi trên hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Còn với trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền…

– Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ…

– Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngày lập hóa đơn do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan (cách xuất hóa đơn)

3. Các quy định cách xuất hóa đơn

Khi bán hàng hóa, dịch vụ thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Để được cơ quan thuế chấp nhận hóa đơn là hợp lệ khi doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT, hóa đơn đó cần phải đầy đủ, đúng nội dung và theo quy định của luật.

Bộ chứng từ đầy đủ đi kèm khi xuất hóa đơn bao gồm:

– Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa, nếu Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);

– Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán (nếu có);

– Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;

– Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào.

Các văn bản và chứng từ nêu trên cần phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của các bên và đóng dấu theo quy định của pháp luật;

Khi xuất hóa đơn, người lập phải ghi đúng mức thuế suất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó.

Hy vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ hơn các quy định về việc cách xuất hóa đơn. Hãy truy cập Kế toán Việt Hưng để tham khảo thêm các khóa học kế toán cũng như những thông tin bổ ích liên quan tới nghề này nhé. Chúc các bạn thành công!