Viết sai hóa đơn GTGT thường xuất hiện ở các lỗi thường gặp như: tên công ty, mã số thuế, tổng tiền hàng,… Vậy, xử lý hóa đơn GTGT bị viết sai như thế nào? Các hóa đơn đó có ảnh hưởng tới doanh nghiệp khi quyết toán thuế không? Kế toán Việt Hưng sẽ chia sẻ với bạn đọc trong bài viết dưới đây Cách xử lý hóa đơn GTGT khi bị viết sai.
Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT
Khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn
Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp:
- Hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu
- Hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)
- Xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá.
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
Hóa đơn được lập một lần phải nhiều liên
- Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn
- Nếu DN có có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.
- Nếu DN có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hoá đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hoá đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
Cách xử lý các trường hợp khi viết sai hóa đơn GTGT
Tuy là có rất nhiều trường hợp viết sai hóa đơn GTGT nhưng tóm lại chỉ có 3 trường hợp cụ thể như sau:
- Phát hiện hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống.
- Phát hiện hóa đơn viết sai, đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai.
- Phát hiện hóa đơn viết sai, đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế.
Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT như: Viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ, sai tên người mua hàng…theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26.
Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống
- Chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.
- Sau đó: Lập lại hóa đơn mới là xong
Hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuống
Trường hợp chưa kê khai
- Hai bênlập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai (không phải lập biên bản hủy hóa đơn).
- Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn.
Chú ý: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hoá đơn lập sai đó. (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình).
Trường hợp đã kê khai thuế
Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, địa chỉ, mã số thuế, tên công ty… Không ảnh hưởng đến số tiền thuế GTGT phải nộp và khấu trừ:
- Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn ghi rõ nội dung ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu
Khi kê khai: Tại kỳ kê khai lập lại hóa đơn điều chỉnh: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào (Chỉ tiêu: Doanh thu và thuế GTGT ghi bằng “0”), Từ ngày 01/01/2015 không phải nộp phụ luc kèm theo.
Nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua
- Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá … (Ảnh hưởng đến số tiền)
- Hai bên lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót,
- Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Khi kê khai: Tại kỳ kê khai hiện tại: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê. Từ ngày 01/01/2015 không phải nộp phụ luc kèm theo.
Căn cứ vào Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 03 năm 2014 và Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 để sửa hóa đơn GTGT viết sai. Kế toán viên cần nắm bắt, cập nhật các thông tư mới nhất để áp dụng vào nghiệp vụ khi có hóa đơn bị viết sai.