Phiếu Kế Toán Là Gì? Các Mẫu Phiếu Kế Toán Chuẩn Nhất
5/5 - (1 bình chọn)
Phiếu kế toán là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính, giúp ghi nhận và tổng hợp các nghiệp vụ kế toán một cách khoa học. Trong bài viết này Kế Toán Việt Hưng bạn sẽ hiểu rõ phiếu kế toán là gì, khi nào cần dùng, cách ghi, và cách phân biệt với chứng từ kế toán. Hơn nữa, chúng tôi cung cấp các mẫu phiếu kế toán tổng hợp, kết chuyển chuẩn theo Thông tư 200 và 133.
1. Phiếu kế toán dùng để làm gì?
1.1 Phiếu kế toán là gì?
Phiếu kế toán là một loại chứng từ nội bộ được lập ra để ghi nhận, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp mà không có chứng từ cụ thể từ bên ngoài. Đây là công cụ giúp kế toán viên dễ dàng đối chiếu, hạch toán, và quản lý thông tin tài chính.Có nhiều loại phiếu kế toán khác nhau, mỗi loại được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu ghi chép cụ thể của các nghiệp vụ khác nhau như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu kế toán tổng hợp, phiếu kế toán kết chuyển,….Vai trò của phiếu kế toán trong quản lý tài chính:– Là căn cứ để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ không có chứng từ bên ngoài.– Giúp hệ thống hóa và minh bạch hóa quy trình hạch toán.– Hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu số liệu trong nội bộ doanh nghiệp.
1.2 Phân loại phiếu kế toán
Ảnh 1. Phân biệt các mẫu phiếu kế toán
1.3 Mối quan hệ giữa phiếu kế toán và chứng từ kế toán
ĐIỂM GIỐNG NHAUPhiếu kế toán cũng là một dạng của chứng từ kế toán và cả hai đều là căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán.ĐIỂM KHÁC NHAUSự khác biệt chính giữa phiếu kế toán và chứng từ kế toán:Ảnh 2. Sự khác biệt chính giữa phiếu kế toán và chứng từ kế toánMỐI QUAN HỆ:– Phiếu kế toán bổ sung và hỗ trợ chứng từ kế toán trong việc hạch toán các nghiệp vụ phức tạp.– Chứng từ kế toán là căn cứ ban đầu để lập phiếu kế toán khi cần thực hiện các bút toán hạch toán hoặc tổng hợp.Ví dụ minh họa:Khi lập bảng lương nhân viên, chứng từ kế toán là bảng lương đã ký duyệt. Dựa vào đó, kế toán lập phiếu kế toán để hạch toán chi phí lương và ghi nhận nợ phải trả nhân viên.
2. Khi nào cần ghi phiếu kế toán?
Phiếu kế toán được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về các trường hợp sử dụng phiếu kế toán:– Khi thực hiện các giao dịch tiền mặt hoặc chuyển khoản: Mỗi lần thu, chi tiền, hay chuyển khoản giữa các tài khoản đều cần phải ghi lại phiếu kế toán.– Khi phát sinh các khoản phải thu, phải trả: Phiếu kế toán giúp ghi nhận và theo dõi các khoản nợ giữa doanh nghiệp và đối tác.– Khi thực hiện các bút toán điều chỉnh: Các nghiệp vụ kế toán như điều chỉnh chi phí, tài sản hoặc điều chỉnh sai sót trong kỳ trước đều cần có phiếu kế toán để ghi nhận.– Khi mua bán hàng hóa, dịch vụ: Mỗi giao dịch mua bán hoặc thanh toán cũng phải được ghi lại trên phiếu kế toán để theo dõi và xác nhận số liệu.
3. Ai là người lập phiếu kế toán?
Phiếu kế toán phải được lập bởi kế toán viên có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác và hợp lý của các nghiệp vụ kế toán. Quy định pháp lý về việc lập phiếu kế toán như sau:– Kế toán viên: Là người có trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và theo dõi các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp. Kế toán viên phải đảm bảo các chứng từ, phiếu kế toán được lập đầy đủ và chính xác, tuân thủ các quy định của pháp luật.– Người duyệt phiếu: Sau khi phiếu kế toán được lập, cần có sự phê duyệt từ người có thẩm quyền trong doanh nghiệp (chẳng hạn như giám đốc, trưởng phòng tài chính). Người duyệt phiếu có trách nhiệm xác nhận tính hợp lý và hợp pháp của các khoản chi, thu.Các quy định pháp lý này nhằm đảm bảo việc ghi chép phiếu kế toán không chỉ tuân thủ chuẩn mực mà còn minh bạch và dễ dàng kiểm tra khi cần thiết.XEM THÊM:
Việc sử dụng phiếu kế toán là yêu cầu bắt buộc trong các doanh nghiệp, theo quy định của pháp luật kế toán ở nhiều quốc gia. Các quy định này nhằm đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ tài chính và kinh tế phát sinh được ghi chép đầy đủ, chính xác và minh bạch. Điều này không chỉ giúp hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng các nghĩa vụ thuế.Tại Việt Nam, việc sử dụng phiếu kế toán cũng được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật về kế toán và kiểm toán. Các doanh nghiệp phải lập phiếu kế toán cho mọi giao dịch tài chính để ghi nhận vào các sổ kế toán theo đúng yêu cầu của Luật Kế toán. Các loại phiếu cơ bản thường gặp là phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, và tùy vào từng đặc thù của doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các loại phiếu khác.Nếu doanh nghiệp không sử dụng phiếu kế toán hoặc sử dụng không đúng quy định, sẽ dẫn đến việc ghi chép thiếu chính xác, thiếu minh bạch trong báo cáo tài chính, gây khó khăn trong công tác quản lý tài chính. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các hình thức xử phạt theo quy định của pháp luật kế toán.Bên cạnh đó, việc áp dụng phiếu kế toán đúng cách còn giúp doanh nghiệp củng cố công tác kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro tài chính và tăng cường độ tin cậy của thông tin tài chính. Điều này giúp các nhà đầu tư, chủ nợ và các bên liên quan có cái nhìn chính xác và rõ ràng về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
4. Tổng hợp các mẫu phiếu kế toán
4.1 Cách ghi phiếu kế toán theo Thông tư 200 & Thông tư 133
TẢI VỀ Mẫu phiếu kế toán theo Thông tư 200TẢI VỀ Mẫu phiếu kế toán theo Thông tư 133
Ảnh 3. Mẫu phiếu kế toán theo Thông tư 200[1]Ghi rõ tên doanh nghiệp và địa chỉ doanh nghiệp sử dụng phiếu thu.[2]– Lập phiếu thu nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.– Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với Phiếu thu.– Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.– Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.– Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.[3] Ghi rõ nội dung nộp tiền. Ví dụ: thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…[4] Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD …[5] Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.[6] Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ.
Ảnh 4. Mẫu phiếu kế toán tổng hợp[1] Phần thông tin chungCông ty: Ghi đầy đủ tên công ty theo quy định.Địa chỉ: Ghi địa chỉ công ty nơi thực hiện lập phiếu.Ngày tháng năm: Điền ngày lập phiếu chính xác.[2] Số phiếu và liên sốSố phiếu: Ghi mã số phiếu theo trình tự quản lý nội bộ (ví dụ: PK00002).Liên số: Ghi số liên của phiếu (ví dụ: 1).[3] Nội dung chính của phiếuCột “Nội dung”: Mô tả ngắn gọn nội dung nghiệp vụ, ví dụ: “Chi phí nhân công”.Cột “Mã dự án”: Điền mã dự án (nếu có). Nếu không có, để trống.Cột “Tài khoản”: Điền mã tài khoản kế toán liên quan (ví dụ: 6231 cho chi phí sản xuất chung).Cột “PS Nợ”: Ghi số tiền phát sinh Nợ (ví dụ: 20,000,000).Cột “PS Có”: Ghi số tiền phát sinh Có (ví dụ: 20,000,000).[4] Tổng cộngGhi tổng số tiền của các cột “PS Nợ” và “PS Có” để đảm bảo cân đối.[5] Số tiền bằng chữViết số tiền tổng cộng bằng chữ, ví dụ: “Hai mươi triệu đồng chẵn”.[6] Ngày tháng và chữ kýNgười lập phiếu: Ghi ngày tháng và ký tên người chịu trách nhiệm lập phiếu.Kế toán trưởng: Người duyệt và ký tên.LƯU Ý:– Đảm bảo số liệu giữa các cột Nợ và Có luôn cân đối.– Nếu phiếu này phục vụ báo cáo hoặc kiểm tra nội bộ, cần kiểm tra kỹ trước khi trình duyệt.
Ảnh 5. Mẫu phiếu kế toán kết chuyển[1] Phần thông tin chungCông ty: Ghi đầy đủ tên công ty theo quy định.Địa chỉ: Điền địa chỉ chính thức của công ty.Số phiếu: Ghi số phiếu kế toán (ví dụ: NVK016682). Số phiếu này phải theo dõi liên tục và không được trùng lặp.Ngày: Điền ngày lập phiếu (ví dụ: 20/09/2021).[2] Cột thông tin chínhSTT: Ghi số thứ tự của từng nghiệp vụ kế toán được ghi nhận (ví dụ: 1, 2…).Diễn giải: Mô tả chi tiết nội dung nghiệp vụ kế toán (ví dụ: “Kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ”).Ghi nợ (TK): Ghi số tài khoản nợ liên quan (ví dụ: 4212).Ghi có (TK): Ghi số tài khoản có liên quan (ví dụ: 911).Thành tiền: Ghi tổng số tiền phát sinh của nghiệp vụ (ví dụ: 98,560,186 VND).[3] Tổng cộngCột Tổng cộng: Cộng toàn bộ số tiền trong cột “Thành tiền” (trong ví dụ này là 98,560,186 VND).Số tiền viết bằng chữ: Ghi rõ số tiền tổng cộng bằng chữ (ví dụ: “Chín mươi tám triệu năm trăm sáu mươi một trăm tám mươi sáu đồng”).[4] Ghi chúGhi chú: Ghi các thông tin bổ sung nếu có, như lý do lập phiếu, người lập, hoặc liên quan đến các nghiệp vụ khác.[5] Chữ kýKế toán trưởng: Ký và ghi rõ họ tên kế toán trưởng để xác nhận phiếu.Giám đốc: Ký và ghi rõ họ tên giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt
ĐĂNG KÝ HỌC THỬ KẾ TOÁN
Phiếu kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Hãy áp dụng đúng quy định và phân biệt các loại phiếu để công việc kế toán của bạn luôn hiệu quả! Đừng quên truy cập Fanpage Kế Toán Việt Hưng để nhận ngay ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học và dịch vụ kế toán đa lĩnh vực!
Bài viết liên quan trong chuyên mục Làm kế toán tổng hợp:
Phiếu kế toán là chứng từ nội bộ được lập để ghi nhận, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp mà không có chứng từ cụ thể từ bên ngoài. Đây là công cụ giúp kế toán viên đối chiếu, hạch toán và quản lý thông tin tài chính, làm căn cứ ghi sổ kế toán cho những nghiệp vụ không có chứng từ bên ngoài.
Khi nào cần ghi phiếu kế toán?
Khi thực hiện giao dịch tiền mặt hoặc chuyển khoản; khi phát sinh các khoản phải thu, phải trả cần theo dõi nợ giữa doanh nghiệp và đối tác; khi thực hiện bút toán điều chỉnh chi phí, tài sản hoặc sửa sai sót kỳ trước; và khi mua bán hàng hóa, dịch vụ để theo dõi, xác nhận số liệu.
Ai là người lập và duyệt phiếu kế toán?
Phiếu kế toán do kế toán viên lập — người chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp, theo dõi các nghiệp vụ, đảm bảo đầy đủ, chính xác và tuân thủ pháp luật. Sau khi lập, phiếu cần người có thẩm quyền như giám đốc hoặc trưởng phòng tài chính phê duyệt để xác nhận tính hợp lý, hợp pháp.
Phiếu kế toán có bắt buộc không?
Có. Theo Luật Kế toán, doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán (gồm phiếu kế toán) cho các nghiệp vụ tài chính để ghi nhận vào sổ kế toán. Nếu không sử dụng hoặc dùng sai quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về kế toán (Nghị định 41/2018/NĐ-CP) và gặp khó khăn trong quản lý tài chính.
Phiếu kế toán khác chứng từ kế toán như thế nào?
Phiếu kế toán cũng là một dạng chứng từ và cả hai đều là căn cứ hạch toán nghiệp vụ vào sổ. Khác biệt là chứng từ kế toán (gốc) là căn cứ ban đầu để lập phiếu kế toán. Ví dụ: bảng lương đã ký duyệt là chứng từ kế toán; dựa vào đó, kế toán lập phiếu kế toán để hạch toán chi phí lương và ghi nhận khoản phải trả nhân viên.
