Cách điền mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử mới nhất

Trong thực tế, doanh nghiệp thường gặp các trường hợp cần sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý… Do đó trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gửi đến các bạn đọc hướng dẫn các điền phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử mới nhất.

1. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là gì?

Một trong các cách thức bán hàng của doanh nghiệp là gửi hàng hóa từ kho tổng đến đại lý bán hàng. Khi Doanh nghiệp gửi hàng hóa từ kho đến các đại lý bán hàng thường có mẫu phiếu kho – Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Trong thực tế bạn có thể thấy như Pepsi, Coca… thường hay gửi hàng hóa đến các đại lý bán hàng.

CÁC TRƯỜNG HỢP SỬ DỤNG PHIẾU XUẤT KHO HÀNG GỬI BÁN ĐẠI LÝ

+ Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Điều 3, Khoản 4 quy định:

Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

+ Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì quy định Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử vào nhóm các loại hóa đơn khác:

Các loại hóa đơn khác, gồm: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

Theo điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định như sau:

2. Cách điền mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử mới nhất

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử gồm: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Do đó, dù được quản lý như hóa đơn nhưng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý có đặc thù riêng.

Các chỉ tiêu trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý gồm cả điện tử hay không đều không có tiêu thức người bán, 

Các tiêu thức người mua là: Tên người vận chuyển, Phương tiện vận chuyển, Địa chỉ kho xuất hàng, … Không thể hiện: Tiền thuế, Thuế suất, Tổng số tiền thanh toán. Nên phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý được sử dụng không phải để bán hàng hóa như hóa đơn mà là loại chứng từ để vận chuyển hàng hóa từ kho hàng của đơn vị gửi bán đại lý đến kho hàng đơn vị nhận bán đại lý và phải kèm theo Lệnh điều động nội bộ để làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Trường hợp là đại lý thu mua hàng đúng giá thì phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ được sử dụng để vận chuyển hàng hóa từ kho hàng của đơn vị nhận đại lý thu mua đến kho hàng đơn vị giao đại lý thu mua. Tiếp theo, Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất hàng hoá cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Ngoài ra, Cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hoá gửi bán (cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho lượng hàng hóa thực tế tiêu thụ tại cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

Theo khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về áp dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý như sau:

Điều 13. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

…

3. Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý như sau:

a) Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác, nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử khi trả hàng cho cơ sở kinh doanh ủy thác nhập khẩu. Nếu chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, cơ sở nhận ủy thác lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

b) Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa:

– Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

– Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để kê khai nộp thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng. Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.

c) Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử.

Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa xuất khẩu.

d) Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

– Sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

– Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế giá trị gia tăng khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng của cơ sở giao hàng xuất cho.

Trường hợp các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị phụ thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

đ) Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định, khi bán hàng lập hóa đơn điện tử theo quy định.

XEM THÊM:

Đại lý ký gửi hàng hóa là gì? Mẫu hợp đồng ký gửi hàng hóa đại lý

Cách hạch toán hàng ký gửi đại lý – các tình huống thực tế

Theo Điều 6 của Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

d) Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý.

Trường hợp các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị phụ thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, không sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

Vì thế khi xuất hàng cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh nghiệp sẽ có 2 cách xử lý hóa đơn như sau:

Khi xuất hàng cho đại lý bán đúng giá thì xuất hoá đơn GTGT luôn cho đại lý. Sau đó, đại lý bán hàng thì sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng.

Khi xuất hàng, doanh nghiệp lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử cho đại lý. Đại lý: Khi bán hàng phải lập hoá đơn giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hoá bán ra để gửi cho DN gửi bán ⇒ DN gửi bán lập hoá đơn GTGT cho số hàng hoá thực tế tiêu thụ giao cho đại lý.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử được thông báo phát hành với cơ quan Thuế. Phiếu này được quản lý và sử dụng như hóa đơn.

> Mẫu Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo Phục lục Thông tư 78: TẠI ĐÂY

Xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán.

Đối với nộp và kê khai thuế GTGT:

“a) Khai thuế giá trị gia tăng đối với hoạt động đại lý

– Người nộp thuế là đại lý bán hàng hóa, dịch vụ hoặc là đại lý thu mua hàng hóa theo hình thức bán, mua đúng giá hưởng hoa hồng không phải khai thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ bán đại lý; hàng hóa thu mua đại lý nhưng phải khai thuế giá trị gia tăng đối với doanh thu hoa hồng đại lý được hưởng.

– Đối với các hình thức đại lý khác thì người nộp thuế phải khai thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ bán hàng đại lý; hàng hóa thu mua đại lý và thù lao đại lý được hưởng.” ( Theo điểm a, khoản 3, Điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC)

3. Ví dụ hạch toán phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

– Khi nhận được hàng: đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, Doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về toàn bộ giá trị hàng hoá nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính. (Theo Thông tư 200 và Thông tư 133)

– Khi bán hàng: Đại lý căn cứ vào Hoá đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131, …(Tổng giá thanh toán)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + Thuế)

Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

Hằng kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Lúc thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)

Có các TK 111, 112,…

VÍ DỤ thực tế Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Công Ty Kế Toán Việt Hưng như trên Mục 2:

– Khi xuất kho sản phẩm, hàng hoá giao cho các đại lý phải lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (Ngoài ra còn có chứng từ là hợp đại lý bán đúng giá hưởng hóa hồng và phiếu xuất kho của bên bán). Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán ghi:

Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán (Nhớ theo dõi chi tiết từng mặt hàng ở từng đại lý để cuối mỗi kỳ kế toán lập biên bản đối chiếu hàng gửi bán đại lý chưa bán được): 68.730.000
Có các TK 155, 156: (120 * 199.000 + 150 * 299.000 = 68.730.000)

Lưu ý: Giá trên phiếu xuất kho là giá bán đúng giá hưởng hoa hồng, không nên viết giá vốn sẽ bị lộ). Mẫu phiếu xuất như sau, giả sử giá bán là theo phiếu xuất kho và giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng là Lập BCTC và kê khai thuê 199.000/quyển. Và kế toán tổng hợp A-Z là 299.000/Quyển

Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan

Tóm lại thông qua bài viết trên Trung tâm Kế Toán Việt Hưng chúng tôi mong rằng bạn đọc hiểu hơn về cách điền mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử mới nhất. Hi vọng đã giúp bạn hoàn thành công việc xuất sắc hơn. Truy cập  Fanpage và kênh Youtube của chúng tôi để nhận những chia sẻ về nghiệp vụ kế toán nhé!