Nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp. Hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp. Chi tiết về nghiệp vụ này mời bạn tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Kế Toán Việt Hưng.
Hàng tồn kho là một loại tài sản ngắn hạn vì nó thường bán đi trong vòng một năm hay trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh. Ở doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa mua về để bán lại. Ở đơn vị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Ngoài ra, hàng đã mua đang trên đường đi chưa về nhập kho và hàng đã xuất kho gửi đi bán, hàng để ở cửa hàng nhưng chưa bán cũng bao gồm trong hàng tồn kho của doanh nghiệp.
1. Nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho:
Kế toán hàng tồn kho cần phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc sau:
(1) Trị giá của vật liệu xuất nhập tồn phải được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc. Kế toán phải xác định được giá gốc của hàng tồn kho ở từng thời điểm khác nhau. Giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua (gồm cả giá mua), chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
(2) Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp như đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại và yêu cầu công tác quản lý của doanh nghiệp. Khi thực hiện phương pháp nào phải đảm bảo tính chất nhất quán trong niên độ kế toán
a. Phương pháp kê khai thường xuyên: là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho của hàng tồn kho trên sổ kế toán. Các tài khoản hàng tồn kho theo phương pháp này được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của hàng tồn kho. Giá trị của hàng tồn kho tồn kho có thể xác định được bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán trên các sổ kế toán.
Giá trị HTK tồn kho cuối kỳ = Giá trị HTK tồn đầu kỳ + Giá trị HTK nhập trong kỳ – Giá trị HTK xuất dùng trong kỳ
– Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế của hàng tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tiến hành xử lý kịp thời.
– Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp…), và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
b. Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh gía trị tồn kho cuối kỳ hàng tồn kho trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng tồn kho
Giá trị HTK xuất kho = Giá trị HTK tồn đầu kỳ + Giá trị HTK nhập trong kỳ – Giá trị HTK tồn cuối kỳ
– Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi sự biến động của hàng tồn kho ( nhập, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho, mà được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản TK 611- Mua hàng
– Công tác kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Trên cơ sở giá trị hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ và giá trị hàng tồn kho nhập kho trong kỳ để xác định giá trị hàng tồn kho xuất dùng trong kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán cho tài khoản 611
– Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ (để kết chuyển số dư cuối kỳ)
– Phương pháp này thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại vật liệu với qui cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng tồn kho xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên
– Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác không cao và chịu ảnh hưởng của công tác quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
(3) Kế toán vật liệu phải thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị lẫn hiện vật . Kế toán phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng loại…theo địa điểm quản lý sử dụng, luôn luôn phải đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật, giữa thực tế với số liệu trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
(4) Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá được lập căn cứ vào quy định hiện hành.
Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ ci phí ước tính cần thiết cho việc hoàn thành hoặc tiêu thụ chúng.
2. Hạch toán hàng tồn kho
2.1 Nhập kho
- Nhập kho hàng đang đi trên đường
Khi phát sinh nghiệp vụ Nhập kho hàng do kỳ trước hàng mua có hóa đơn về trước nhưng hàng đang đi đường chưa về nhập kho:
1.Cuối kỳ kế toán trước, vật tư, hàng hóa mua đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về nhập kho, kế toán sẽ ghi nhận và kê khai hóa đơn và hạch toán vào hàng mua đang đi đường
2.Sang kỳ kế toán tiếp theo, khi hàng về nhân viên đề nghị nhập kho
3.Kế toán kho lập Phiếu nhập kho cho hàng mua đi đường, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.
4.Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.
5.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
Định khoản:
Nợ TK 152, 156… Giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho
Có TK 151 Hàng mua đi đường
- Nhập kho thành phẩm sản xuất
Đối với những vật tư, thành phẩm do đơn vị tự sản xuất hoặc thuê gia công ngoài, sau khi hoàn thiện sẽ được mang về nhập kho:
1.Kế toán kho lập Phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.
2.Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.
3.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho
Định khoản:
Nợ TK 152, 155,… Giá trị vật tư, hàng hóa, thành phẩm nhập kho
Có TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- Nhập kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất không sử dụng hết
Đối với những nguyên vật liệu được xuất ra để sản xuất, sau khi sản xuất thành phẩm xong còn thừa sẽ được mang về nhập kho:
1.Quá trình sản xuất kết thúc, đối với những nguyên vật liệu xuất thừa bộ phận sản xuất sẽ lập đề nghị nhập kho.
2.Kế toán kho lập Phiếu nhập kho nguyên vật liệu thừa, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.
3.Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.
4.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
Định khoản:
Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 621, 623, 627…
- Nhập kho hàng bán bị trả lại
Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Nhân viên bán hàng đề nghị nhập kho hàng bị trả lại
2.Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3.Căn cứ vào Phiếu kho, Thủ kho nhập kho hàng bị trả lại và ghi Sổ kho
4.Kế toán ghi sổ kế toán kho.
Định khoản:
Nợ TK 152, 155, 156…
Có TK 632 Giá vốn hàng bán
2.2 Xuất kho
- Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất
Khi phát sinh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc đơn hàng của khách hàng trong kỳ, trưởng bộ phận sản xuất sẽ lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng
2.Căn cứ vào lệnh sản xuất kế toán kho hoặc người chịu trách nhiệm sẽ đề nghị xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất
3.Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
4.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
5.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
Định khoản:
Nợ TK 154, 621, 623, 627,…
Có TK 152 Nguyên liệu, vật liệu
- Xuất nguyên vật liệu cho hoạt động đầu tư XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ
Khi có nhu cầu xuất nguyên liệu sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Căn cứ thực tế phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa
2.Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
4.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
5.Bộ phận đề xuất nhận nguyên vật liệu, sau đó đem đi đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ.
Định khoản:
Nợ TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang
Có TK 152 Nguyên liệu, vật liệu
- Xuất nguyên vật liệu, hàng hóa góp vốn, đầu tư vào công ty khác
Khi có nhu cầu xuất nguyên liệu, hàng hóa đưa đi góp vốn vào công ty liên doanh, liên kết hoặc đầu tư góp vốn vào đơn vị khác…:
1.Căn cứ thực tế phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, hàng hóa
2.Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
4.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
5.Bộ phận đề xuất nhận nguyên vật liệu, hàng hóa, sau đó đem đi góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát hoặc vào công ty liên kết.
Định khoản:
Nợ TK 222, 228
Có TK 152, 156
- Xuất kho bán hàng
Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho bán vật tư, hàng hóa, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Nhân viên bán hàng đề nghị xuất kho hàng bán
2.Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
4.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
5.Nhân viên nhận hàng và giao lại cho khách hàng.
Định khoản:
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 152, 155, 156…
- Xuất hàng hóa mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ
Khi phát sinh xuất hàng hóa đi biếu tặng (không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác…); tiêu dùng nội bộ…
1.Căn cứ thực tế phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa
2.Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
4.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
5.Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó đem đi biếu, tặng hoặc đưa vào sử dụng
6.Kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí bán hàng nội bộ.
Định khoản:
Nợ TK 641, 642, 242, 211
Có TK 156 Hàng hóa
- Xuất hàng gửi bán đại lý
Khi có yêu cầu xuất hàng mang đi gửi bán tại các đại lý, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Bộ phận chịu trách nhiệm mang hàng đi gửi bán tại các đại lý sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa
2.Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
4.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
5.Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó đem đi gửi bán tại các đại lý.
Định khoản:
Nợ TK 157 Hàng gửi bán
Có TK 156 Hàng hóa
- Xuất hàng cho các đơn vị (chi nhánh) hạch toán phụ thuộc
Khi có yêu cầu xuất hàng cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc để bán, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Căn cứ vào lệnh điều động nội bộ của công ty về việc chuyển hàng cho các đơn vị trực thuộc hoặc cửa hàng ở khác địa phương, bộ phận chịu trách nhiệm sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa
2.Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
4.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
5.Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó vận chuyển tới các đơn vị hạch toán phụ thuộc.
Định khoản:
+ Trường hợp không ghi nhận doanh thu giữa các khâu trong nội bộ, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn GTGT:
Nợ TK 136 Phải thu nội bộ
Có TK 155, 156
+ Trường hợp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 155, 156
2.3 Lắp ráp, tháo dỡ
- Xuất kho vật tư để lắp ráp và nhập kho thành phẩm lắp ráp
Khi có yêu cầu xuất kho vật tư hàng hóa để lắp ráp thành thành phẩm, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Căn cứ vào đơn hàng của khách hàng, trưởng bộ phận bán hàng hoặc bộ phận kho lập lệnh lắp ráp
2.Căn cứ vào lệnh lắp ráp kế toán kho hoặc người chịu trách nhiệm sẽ viết phiếu xuất kho linh kiện mang đi lắp ráp
3.Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
4.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
5.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
6.Bộ phận đề xuất nhận hàng để mang đi lắp ráp
7.Sau khi lắp ráp thành phẩm xong, bộ phận lắp ráp đề nghị nhập kho thành phẩm
8.Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
9.Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận thành phẩm và ký vào phiếu nhập kho.
10.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
Định khoản:
+ Xuất kho vật tư, hàng hóa để lắp ráp
Nợ TK 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 152, 156
+ Nhập kho các thành phẩm được lắp ráp
Nợ TK 155 Thành phẩm
Có TK 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Xuất kho hàng hóa để tháo dỡ và nhập kho thành phẩm được tháo dỡ
Khi có yêu cầu xuất kho vật tư hàng hóa để tháo dỡ thành thành phẩm, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Tùy thuộc vào nhu cầu hàng hóa để bán hàng, trưởng bộ phận bán hàng hoặc bộ phận kho lập lệnh tháo dỡ hàng hóa
2.Căn cứ vào lệnh tháo dỡ kế toán kho hoặc người chịu trách nhiệm sẽ viết phiếu xuất kho hàng hóa mang đi tháo dỡ
3.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
4.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
5.Bộ phận đề xuất nhận hàng để mang đi tháo dỡ
6.Sau khi tháo dỡ hàng hóa, bộ phận tháo dỡ yêu cầu nhập kho thành phẩm tháo dỡ
7.Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
8.Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận thành phẩm và ký vào phiếu nhập kho.
9.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
Định khoản:
+ Xuất kho vật tư, hàng hóa để tháo dỡ
Nợ TK 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 152, 156
+ Nhập kho các thành phẩm được tháo dỡ
Nợ TK 155 Thành phẩm
Có TK 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Chuyển vật tư hàng hóa giữa các kho nội bộ
Khi phát sinh nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa các kho nội bộ trong doanh nghiệp, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Căn cứ vào tình hình tồn kho của các mặt hàng trong kho, Giám đốc sẽ có lệnh điều chuyển hàng giữa các kho trong doanh nghiệp
2.Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
4.Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
5.Bộ phận chịu trách nhiệm vận chuyển nhận hàng, sau đó chuyển tới kho cần nhập hàng
- Kiểm tra kho
Khi có yêu cầu kiểm kê kho từ kế toán trưởng hoặc Ban lãnh đạo công ty, bộ phận kế toán sẽ phát sinh một số hoạt động sau:
1.Thành lập ban kiểm kê gồm: kế toán kho, thủ kho, kế toán trưởng hoặc Giám đốc.
2.Kiểm kê hàng hóa thực tế trong từng kho, đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán kho
3.Nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm nguyên nhân xử lý
4.Trưởng ban kiểm kê sẽ đưa ra quyết định xử lý
5.Căn cứ và quyết định xử lý, kế toán kho thực hiện lập phiếu nhập kho, hoặc phiếu xuất kho. Đồng thời, hạch toán bút toán chênh lệch thừa, thiếu hàng hóa so với sổ kế toán.
6.Trường hợp tìm được nguyên nhân và yêu cầu bồi thường thì hạch toán phải thu hoặc phải trả cho đối tượng phải bồi thường. Trường hợp chưa tìm được nguyên nhân thì hạch toán vào tài sản thừa chờ xử lý hoặc tài sản thiếu chờ xử lý.
Định khoản:
+ Phát hiện thừa nguyên vật liệu, hàng hóa sau khi kiểm kê:
Nợ TK 152, 156
Có TK 3381…
+ Phát hiện thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa sau khi kiểm kê:
Nợ TK 632, 1381
Có TK 152, 156
THAM KHẢO: Khóa học thực hành kế toán kho
Bài viết nghiệp vụ nguyên tắc kế toán hàng tồn kho mong rằng sẽ cung cấp cho kế toán kho thông tin hữu ích – Mọi thắc mắc về khóa học kế toán kho hãy đặt câu hỏi qua CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN của Kế toán Việt Hưng để nhận được câu trả lời chuyên sâu nhé!