Hàng tồn kho bị âm trên sổ sách là một trong những trường hợp mà doanh nghiệp nào cũng gặp phải. Vậy cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách như nào? Có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không?
Các nguyên nhân hàng hóa tồn kho bị âm
- Hàng hóa bị âm kho tại một thời điểm. Điều này đồng nghĩa với việc kế toán xuất hóa đơn trước ngày hóa đơn của các hóa đơn mua hàng hóa.
- Hàng hóa bị âm kho vào cuối kỳ. Kế toán xuất hàng quá số lượng hàng trong kho hoặc xuất nhầm hàng
Hàng trong kho thì còn, trên sổ sách thì thiếu
Khi mua hàng hóa đầu vào của cá nhân không có hóa đơn. Và những mặt hàng này xuất bán thực tế khách yêu cầu lấy hóa đơn. Khi đó, kế toán thuế ghi nhận xuất bán thì phần mềm sẽ báo âm.
Cách xử lý:
- Nên lấy hóa đơn đầu vào bổ sung trước hoặc ngay thời điểm xuất hóa đơn.
- Xem có sự chênh lệch về kho hay không để có phương án lấy bổ sung hóa đơn cho những hàng hóa đang bị thiếu trên giấy tờ sổ sách mà kho đang có.
- Tránh âm kho về sau theo những lỗi sai này.
Hàng trong kho nội bộ thì hết trong khi đó hàng trên sổ sách thì còn
Trường hợp này thì dễ xử lý hơn. Tuy nhiên lại có một số lưu ý đối với một DN mà hàng tồn kho nhiều trên sổ sách trong khi thực tế lại không có là do:
- Trong quá trình bán hàng hóa, khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn. Kế toán lại quên không viết hóa đơn xuất bán hàng hóa đó ra tại thời điểm bán với nội dung: Khách hàng không lấy hóa đơn.
- Cuối năm kế toán lại không biết cân đối kho.
Cách xử lý:
Nếu có hóa đơn đầu vào
- Kiểm tra số 331 xem trường hợp nào người bán chưa xuất hóa đơn không thì đề nghị bổ sung
- Nếu có hóa đơn đầu vào nhưng hàng trong kho bị âm, các bạn làm biển bản kiểm kê kho, sau đó hạch toán vào 138.
Nếu không có hóa đơn đầu vào
Cách 1: Mua hóa đơn:
- Kế toán có thể mua hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ của cá nhân, hộ kinh doanh (Ngày trên hóa đơn mua vào trước ngày hóa đơn bán ra)
- Khi có hóa đơn các bạn nhập kho, tính giá thành bình thường
Cách 2: Làm thủ tục hàng về trước hóa đơn về sau:
Kế toán phải chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sa các bạ cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Hợp đồng/thỏa thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán
- Trong hợp đồng phải ghi rõ: Thời điểm giao hàng, thời điểm nhận hóa đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT
Lưu ý: Cách này thì bên bán sẽ bị xử phạt từ 4 – 8tr vì tội lập hóa đơn không đúng thời điểm (Theo thông tư số 10/2014/TT-BC
Cách 3: Chuyển sang trường hợp hóa đơn sai số lượng
- Chuyển thành hóa đơn viết sai số lượng, lúc này các bạn cần lập biên bản điều chỉnh giảm và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng đó xuống.
Cách 4: Đợi khi quyết toán thì bị xử phạt
- Nếu trong kho không có hàng (không có đầu vào) nhưng lại xuất hóa đơn (xuất khống). Đó chính là việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn. (Theo điều 23 thông tư 39/2014/TT-BTC)
Lưu ý: Mức phạt từ 20 – 50tr thực hiện Theo thông tư 10/2014/TT-BTC
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 điều 10 thông tư này). Hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 điều này)