Chứng từ hóa đơn được coi là hợp lệ, hợp lý, hợp pháp đảm bảo những tài liệu này khi quyết toán không bị loại ra khỏi các chi phí khác. Vậy thế nào là hóa đơn hợp lệ?
Hóa đơn chứng từ hợp pháp
- Hóa đơn do Bộ tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh
- Hóa đơn do các đơn vị kinh doanh tự in theo mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng
- Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Nếu hóa đơn đó mà chưa thông báo phát hành đã sử dụng, thì được coi là hóa đơn bất hợp pháp.
Tuy nhiêu, nhiều kế toán viên doanh chưa lường hết được các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn bất hợp pháp. Đôi khi doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch (thanh toán qua ngân hàng) nhưng vẫn có thể gặp phải một trong các tình huống rủi ro về hóa đơn như sau:
- Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp của bên bạn nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó
- Doanh nghiệp bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp đang nằm trong danh sách doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp chưa làm thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn, điều này các bạn có thể tra cứu, nếu hóa đơn đó chưa thông báo phát hành thì đồng nghĩ với việc hóa đơn đó là bất hợp pháp
Lưu ý:
Theo quy định, doanh nghiệp đang trong thời gian đăng ký tạm ngừng hoạt động kinh doanh thì không được sử dụng hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ. Do vậy nếu doanh nghiệp bạn có phát sinh hoạt động giao dịch với các doanh nghiệp này thì các hóa đơn đầu vào sẽ là bất hợp pháp.
Về doanh nghiệp đang bỏ trốn mà cơ quan thuế đang theo dõi. Do vậy giao dịch trong trường hợp này cũng sẽ nảy sinh hóa đơn đầu vào là bất hợp pháp.
Hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn hợp lệ là sự phù hợp với các thông lệ quy định hiện hành. Hóa đơn đảm bảo đầy đủ các nội dung chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn:
- Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, tên người bán, địa chỉ công ty mua bán, mã số thuế, hình thức thanh toán, số tài khoản,..
- Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán, số tiền bằng chữ,..
- Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký Giám đốc, đóng dấu treo bên trái góc hóa đơn,
Các sai phạm hay mắc phải khi lập hóa đơn thì rất nhiều, có thể đưa ra như sau:
- Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ.
- Ghi hoặc in sai ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp.
- Tính toán về số tiền có sự sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế …
- Hóa đơn thiếu tên, chữ ký người bán, người mua. Lưu ý là các trường hợp người mua không mua hàng trực tiếp, doanh nghiệp phải ghi hình thức mua hàng trên hóa đơn như: bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua Internet. Chứ tuyệt đối không để phần thông tin người mua, bỏ trống.
- Hóa đơn không có dấu của đơn vị bán trên hóa đơn. Quy định này sẽ loại trừ một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp bán sử dụng các hóa đơn đặc thù đăng ký riêng với cơ quan thuế không phải sử dụng dấu tròn hoặc có mã vạch trên hóa đơn. Thông thường những hóa đơn này nằm ở các mặt hàng như: điện, nước, cước viễn thông, hóa đơn vé máy bay…
Hóa đơn hợp lý
Hóa đơn hợp lý là chi phí hợp lý. Chi phí đó có hóa đơn hợp lệ, hợp pháp còn chưa đủ mà nó còn phải hợp lý. Nội dung trên hóa đơn phải đúng – phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp phép.
Chi phí hợp lý, hợp lệ phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp chỉ mới đáp ứng 03 yêu cầu cơ bản. Trong một số trường hợp, chi phí phát sinh còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
- Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …)
- Không vượt mức khống chế (chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo, … không vượt quá % trên tổng chi phí).
Nếu chi phí phát sinh quá lớn hoặc chi phí đã trả cho nhiều kỳ thì phải phân bổ dần, …
Áp dụng đúng các quy định về Chứng từ hóa đơn hợp lệ, hợp lý, hợp pháp là một trong những vấn đề rất quan trọng đối với mỗi kế toán viên trong doanh nghiệp. Đảm bảo công việc nghiệp vụ xử lý theo đúng quy trình nhà nước, hạn chế các rủi ro, khai khống, làm sai quy định. Kế toán viên cần phải trang bị đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm để làm sao doanh nghiệp hạn chế tối đa các thiệt hại có thể phát sinh.
