Tại sao phải tra cứu thông tin hóa đơn hợp pháp, hợp lệ? Cách tra cứu thông tin hóa đơn hợp pháp như thế nào?
CÁCH TRA CỨU THÔNG TIN HOÁ ĐƠN HỢP LỆ, HỢP PHÁP
Có một thực trạng là rất nhiều các bạn kế toán viên mới bắt đầu công việc kế toán cứ thấy hóa đơn đầu vào là hạch toán, kê khai. Không cần biết hóa đơn đó có hợp lệ, hợp lý, hợp pháp hay không. Dẫn tới các hóa đơn bị sai, nghiêm trọng hơn là doanh nghiệp bị phạm do vi phạm luật kế toán hiện hành của pháp luật.
Do đó, mỗi bạn cần phải biết cách tra cứu thông tin hóa đơn hợp pháp, hợp lệ. Đây là kỹ năng cơ bản và cần thiết mà mỗi người kế toán cần phải có. Bài viết dưới đây, kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu thông tinh hóa đơn để trên cổng thông tin điện tử.
1. Hóa đơn hợp lệ, hợp pháp là gì?
- Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và có giá trị sử dụng.
- Hóa đơn do BTC phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các DN.
- Hóa đơn do DN tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng.
- Hóa đơn hợp lệ là trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu,… Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trái góc hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
- Hóa đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
2. Cách tra cứu thông tin hóa đơn có hợp lệ, hợp pháp không
Khi nhận một hóa đơn (hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng), trước tiên các bạn phải kiểm tra xem hóa đơn đó có bị sai sót gì không. Tiếp đó các bạn phải tra cứu xem hóa đơn đó có hợp pháp hay không.
Bước 1:
- Truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Bước 2:
- Chọn hình thức tra cứu: “Thông tin hóa đơn, biên lai”
- Sau đó chọn “Hóa đơn” -> “Tra cứu một hóa đơn”
Bước 3:
- Nhập đầy đủ 5 chỉ tiêu (có dấu (*) -> Click “Tìm kiếm”.
- Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Bưu điện, bưu chính, viễn thông, invoice.
- Các bạn tích vào: “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.
Sau đó chọn “Tìm kiếm” để xem kết quả.
TH1: Tra cứu Hóa đơn GTGT
- Nếu hóa đơn GTGT là hợp pháp thì phải hiển thị được cả 2 thông tin đó là: Thông tin người bán hàng và Thông tin hóa đơn.
- Nếu kết quả không như trên:
VÍ DỤ
Chỉ hiển thị được “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ”
-> Còn “Thông tin hóa đơn” thì không hiển thị
-> Hóa đơn này không hợp pháp nhé (Có thể là họ chưa thông báo phát hành hóa đơn .v.v…).
=> Cách xử lý: Liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ thông báo phát hành hóa đơn chưa. (Nếu rồi thì chụp ảnh cho xin Thông báo phát hành hóa đơn của họ)
TH2: Tra cứu Hóa đơn bán hàng ( mua của Cục Thuế, Chi cục thuế)
- “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” mà hiển thị đúng với “Thông tin trong dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng” là đúng nhé.
- Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì (Vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục thuế, do Cục thuế quản lý)
Xử lý Hóa đơn điện tử Không hợp pháp như trên
- Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa.
- Nếu bên bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được cơ quan Thuế chấp nhận.
- Hoặc có thể do bạn đang mở qua trình duyệt google chrome, cococ,.. Hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.
Ghi chú trường hợp tra cứu Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của Chi Cục Thuế thì sẽ chỉ hiện thông tin của Doanh nghiệp mua Hóa đơn mà không có Thông tin Hóa đơn.
- Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là đúng, hợp pháp
- Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.
Trên đây là những chia sẻ của Kế Toán Việt Hưng hy vọng sẽ giúp ích phần nào đó cho các bạn trong quá trình làm việc kế toán của mình – Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề.