Mã giao dịch điện tử là một trong những mô hình mặc dù quen thuộc đối với chúng ta, được sử dụng rất nhiều trong công việc kế toán hàng ngày. Nhưng vẫn có nhiều kế toán viên, tổ chức mới thành lập, sử dụng mã điện tử vẫn còn nhiều bỡ ngỡ chưa nắm bắt rõ được mã giao dịch điện tử là như thế nào? Cách thức tra cứu mã giao dịch ra sao? Và việc triển khai, áp dụng hình thức kê khai thuế điện tử qua những trang web cũng mang lại cho người nộp thuế những giá trị cao. Muốn nắm bắt rõ ràng, chi tiết về mô hình mã giao dịch điện tử hãy cùng Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết này nhé.
1. Mã giao dịch điện tử trong lĩnh vực Thuế là gì ?
Theo Khoản 3 Điều 3 Thông tư 110/2015/TT – BTC quy định rõ về mã giao dịch điện tử như sau:
– Mã giao dịch điện tử là một trong những dãy ký tự được tạo ra dựa trên nguyên tắc thống nhất để có thể ghi nhận được chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế ngay trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.
– Mã giao dịch điện tử cũng là một trong những hình thức duy nhất dùng để nhận biết, tra cứu, xác định theo từng chứng từ điện tử ở lĩnh vực Thuế, được tổng cục Thuế quản lý và thống nhất trên toàn quốc.
2. Hồ sơ khai Thuế
Hồ sơ này được hiểu cơ bản là tờ khai Thuế, các chứng từ hay tài liệu liên quan được sử dụng với mục đích căn cứ, để từ đó có thể xác định được nghĩa vụ Thuế của người nộp Thuế lên ngân sách nhà nước do chính người nộp thuế lập và gửi lên cơ quan quản lý Thuế bằng hình thức điện tử hay giấy
Người nộp thuế cũng phải kê khai tờ khai Thuế, phụ lục (nếu có), bảng kê theo đúng mẫu quy định của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành, chịu trách nhiệm tất cả trước Pháp luật về tính chính xác cũng như tính trung thực, đầy đủ trong Tờ kê khai Thuế, phụ lục, bảng kê. Và cần phải nộp đầy đủ những chứng từ, tài liệu theo quy định ngay trong hồ sơ kê khai Thuế với Cơ quan quảng lý Thuế. Có những loại giấy tờ ở bộ hồ sơ kê khai Thuế không được Bộ tài chính ban hành mẫu nhưng Pháp luật có liên quan vẫn đưa ra quy định về mẫu thì phải thực hiện đúng theo quy định Pháp luật.
VÍ DỤ: Hồ sơ kê khai Thuế giá trị gia tăng theo tháng,theo quý, hồ sơ kê khai Thuế thu nhập cá nhân theo tháng, theo quý…
Những loại hồ sơ kê khai thuế theo tiêu chí (theo kỳ kê khai):
– Hồ sơ kê khai thuế đối với loại thuế khai, nộp theo tháng sẽ là tờ khai thuế tháng
– Hồ sơ kê khai thuế đối với hình thức khai, nộp Thuế theo quý sẽ là tờ khai thuế quý.
– Hồ sơ kê khai thuế đối với thuế có kỳ được tính theo năm bao gồm:
Tờ khai thuế năm và những tài liệu có liên quan đến việc số tiền thuế phải nộp
Hồ sơ kê khai quyết toán Thuế năm gồm: tờ khai quyết toán Thuế năm, báo cáo tài chính, tờ khai về các giao dịch liên kết, những tài liệu có liên quan đến việc quyết toán Thuế.
– Hồ sơ kê khai thuế với loại Thuế khai, nộp theo những lần phát sinh về nghĩa vụ Thuế sẽ bao gồm:
Tờ kê khai Thuế
- Hóa đơn, hợp đồng, những chứng từ có liên quan đến nghĩa vụ Thuế đúng theo quy định Pháp Luật
– Đối với những hàng hóa xuất, nhập khẩu cần phải thực hiện đúng theo quy định của Luật hải quan mới được sử dụng hồ sơ kê khai Thuế
– Hồ sơ kê khai Thuế với những trường hợp chấm dứt hoạt động hay chấm dứt hợp đồng, chuyển đổi về mô hình doanh nghiệp, tổ chức lại hoạt động nghiệp gồm có:
Tờ kê khai quyết toán Thuế
Báo cáo tài chính ở thời điểm chấm dứt hoạt động hay chấm dứt hợp đồng, chuyển đổi mô hình doanh nghiệp, tổ chức lại mô hình doanh nghiệp
- Những tài liệu khác có liên quán đến mô hình quyết toán Thuế
3. Hướng dẫn cách thức tra cứu mã giao dịch điện tử hồ sơ kê khai thuế
Mỗi một chứng từ điện tử đều sẽ có mã giao dịch riêng để có thể tra cứu được, bạn cần thực hiện những bước sau:
BƯỚC 1: Truy cập vào cổng thông tin của TCT: https://thuedientu.gdt.gov.vn
BƯỚC 2: Bạn cần lựa chọn phân hệ “doanh nghiệp”, rồi nhấn chọn vào phần đăng nhập, điền mã số thuế và mật khẩu đăng nhập
LƯU Ý: Người nộp thuế cần sử dụng tài khoản quản lý
Ví dụ: 01056872416 – ql và mật khẩu tương tự
– Đối với trường hợp nếu chưa có tài khoản giao dịch về thuế điện tử, người nộp thuế cần đăng ký tại trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/ theo phân hệ doanh nghiệp
BƯỚC 3: Sau khi đã hoàn tất quá trình đăng nhập, bạn hãy nhấn chọn vào mục tra cứu: tờ khai, thông báo Thuế, thông tin nghĩa vụ
Các bạn hãy nhấn chọn phân hệ tra cứu và lựa chọn vào thông báo, tờ khai, tra cứu số Thuế phải nộp, tra cứu thông tin nghĩa vụ, tra cứu thông báo Thuế
3.1 Tra cứu Thông báo nộp Thuế
Chức năng này cho phép người sử dụng tra cứu toàn bộ thông báo liên quan đến nộp Thuế và thay đổi những thông tin về tài khoản được gửi cho người nộp Thuế ngay trên hệ thống:
BƯỚC 1: Người nộp thuế cần lựa chọn vào Tra cứu, nhấn chọn thông báo nộp Thuế
– Hệ thống điện tử sẽ hiển thị ngay trên màn hình tra cứu thông báo
BƯỚC 2: nhập toàn bộ thông tin tra cứu thông báo bao gồm:
– Mã giao dịch: bạn không cần nhập phần này vẫn được
– Cơ quan Thông báo: Cơ quan Thuế hay là ngân hàng
– Loại thông báo: những loại thông báo có ngay trên hệ thống
– Ngày thông báo từ ngày: hệ thống sẽ tự động hiển thị ngày hiện tại (không được để trống).
– Ngày thông báo đến ngày: mục này hệ thống cũng được điền tự động (không được để trống).
LƯU Ý: Từ ngày sẽ có giá trị nhỏ hơn hay bằng với đến ngày
BƯỚC 3: nhấn chọn vào tra cứu:
Hệ thống sẽ thực hiện hoạt động truy vấn dữ liệu theo đúng điều kiện tra cứu, hiện thị kết quả dữ liệu cho bạn:
– Chi tiết: hệ thống hiển thị chi tiết các thông báo
– In thông báo: cho phép người nộp thuế in chi tiết các thông báo
– Quay lại: hệ thống tra cứu đóng màn hình chi tiết thông báo
– Tải về
– Hệ thống thuedientu hiển thị ngay trên màn hình cho phép người nộp thuế lưu file thông báo dưới định dạng XML về thiết bị máy tính
– Người nộp thuế lựa chọn thư mục lưu file, thực hiện việc lưu file
2. Thông báo khai Thuế
Cho phép người nộp thuế sử dụng phần tra cứu tất cả các thông báo liên quan đến tờ khai Thuế gửi cho người nộp thuế ngay trên hệ thống
– Bước 1: Cần nhấn chọn vào mục tra cứu, lựa chọn vào thông báo khai Thuế
+ Lúc này, hệ thống web thuedientu sẽ hiện thị trên màn hình “Thông báo khai Thuế”
– Bước 2: Nhập toàn bộ thông tin tra cứu thông báo gồm:
+ Loại thông báo: lựa chọn loại thông báo bạn muốn tra cứu
+ Mã giao dịch
+ ngày gửi từ ngày
+ đến ngày
– Bước 3: Nhấn chọn vào tra cứu
– Hệ thống thuedientu sẽ thực hiện quá trình truy vấn dữ liệu đúng theo điều kiện tra cứu, hiển thị kết quả ngay bên dưới dữ liệu
– Bước 4: Nhấn chọn tải về
Hệ thống sẽ hiển thị ngay trên màn hình cho phép người nộp thuế được lưu file dưới dạng XML về thiết bị máy tính
Người nộp thế cần lựa chọn thư mục lưu file cũng như thực hiện hành động lưu file
3. Tra cứu tờ khai
Với hình thức tra cứu này người nộp thuế được phép tra cứu toàn bộ những tờ khai liên quan đến Thuế được gửi tới người nộp thuế trên hệ thống
– Bước 1: người nộp thuế cần nhấn vào mục Tra cứu, lựa chọn vào tờ khai
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình tờ khai giống như những mục trên
– Bước 2: nhập thông tin bạn cần tra cứu thông báo
– Bước 3: nhấn chọn tra cứu
Hệ thống sẽ thực hiện hoạt động truy vấn dữ liệu theo điều kiện tra cứu, hiển thị kết quả dữ liệu
– Bước 4: nhấn chọn tải về
+ Hệ thống thuedientu sẽ hiển thị trên màn hình cho phép bạn lưu file thông báo dưới định dạng XML về máy tính
+ Khi bạn thực hiện việc lưu file, hãy nhấn chọn thông báo, hệ thống hiển thị màn hình thông báo ở Mục 1, Mục 2 liên quan đến tờ khai
Với những tờ khai đính kèm thêm phụ lục, hệ thống cũng hỗ trợ người nộp thuế đính kèm phụ lục
+ bạn chỉ cần lựa chọn tệp tờ khai và mở file sẽ upload
+ lựa chọn ký điện tử lúc này hệ thống yêu cầu nhập mã PIN ( hãy nhập đúng mã Pin dưới dạng chữ ký số, nhấn chọn chấp nhận, hệ thống sẽ thông báo ký điện tử thành công).
Kết luận:
Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng đã trình bày toàn bộ những nội dung liên quan đến mã giao dịch điện tử và cách tra cứu mã giao dịch điện tử của hồ sơ kê khai Thuế. Hiện nay, trung tâm đang mở các lớp đào tạo kế toán Thuế, kế toán thực hành,… bạn hãy đăng ký vào học để được hướng dẫn chi tiết các thực hành Thuế, nâng cao được chuyên môn của mình hơn, giáo viên cũng giải đáp chi tiết nhất các thắc mắc của bạn nhanh chóng.