Kiểm kê hàng hóa là một phần công việc của các kế toán viên tổng hợp hoặc kế toán kho. Vậy kiểm kê hàng hóa thừa so với hóa đơn khi nhập kho cần xử lý thế nào? Cách hạch toán hàng thừa khi tiến hành nhập kho? Để giúp bạn đọc dễ dàng xử lý hạch toán hàng thừa so với hóa đơn khi nhập kho. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ kỹ năng xử lý – hạch toán hàng thừa khi nhập kho.
Hàng thừa khi kiểm kê tức là số lượng hàng có trong kho tại thời điểm kiểm kê lớn hơn số lượng hàng đang được theo dõi trên sổ sách kế toán ở thời điểm đó. Số chênh lệch đó, kế toán phải điều chỉnh giảm số liệu hàng hóa trên sổ sách để bằng với số liệu thực tế khi kiểm kê.
Cách hạch toán hàng thừa khi nhập kho
Xác định được nguyên nhân hàng thừa
Trong trường hợp hàng nhập kho thừa so với hóa đơn được xác định nguyên nhân cụ thể. Kế toán sẽ tiến hành xử lý:
- Nếu hàng thừa được xác định là do dôi thừa tự nhiên. Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Biên bản xử lý hàng thừa, kế toán ghi:
Nợ TK156(1561): Trị giá hàng thực nhập kho (không có thuế GTGT)
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (theo hoá đơn)
Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)
Có TK711: Trị giá hàng thừa được xử lý ghi tăng thu nhập
- Nếu hàng thừa do bên bán gửi thừa và doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa này. Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK156(1561): Trị giá hàng thực tế nhập kho (chưa có thuế GTGT)
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá
Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá
Còn nếu doanh nghiệp quyết định trả lại số hàng thừa này. Và bên bán đang nhờ doanh nghiệp giữ hộ thì doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng hoá theo hoá đơn. Còn trị giá hàng thừa sẽ được theo dõi trên TK002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. Kế toán ghi:
Nợ TK002: Trị giá hàng thừa giữ hộ người bán
Đến khi xuất trả hàng cho người bán, kế toán sẽ ghi: Có TK002
Chưa rõ nguyên nhân và doanh nghiệp quyết định nhập kho toàn bộ số
Nếu hàng thừa chưa rõ nguyên nhân và doanh nghiệp quyết định nhập toàn bộ số hàng đó. Kế toán hạch toán nhưu sau:
Nợ TK156(1561): Trị giá thực tế của hàng nhập kho (chưa có thuế GTGT)
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá (theo hoá đơn)
Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)
Có TK338(3381): Trị giá hàng thừa chờ xử lý
Cách xử lý hàng thừa khi nhập kho
Căn cứ vào từng quyết định xử lý cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ theo một trong các định khoản sau:
- Nếu hàng thừa do dôi thừa tự nhiên hay hàng thừa không xác định được nguyên nhân, sẽ xử lý ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK711: Trị giá hàng thừa được xử lý ghi tăng thu nhập
- Nếu hàng thừa do bên bán gửi thừa và doanh nghiệp trả lại cho người bán, kế toán ghi:
Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK156(1561): Trị giá hàng thừa xuất kho trả lại cho người bán
Nếu bên bán đang nhờ doanh nghiệp giữ hộ thì kế toán sẽ đồng thời ghi nhận bút toán: Nợ
TK002: Trị giá hàng thừa giữ hộ người bán. Đến khi xuất trả hàng cho người bán, kế toán sẽ ghi: Có TK002.
- Nếu hàng thừa do bên bán gửi thừa và doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa này, kế toán ghi:
Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa doanh nghiệp đã mua lại (chưa có thuế GTGT)
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng
Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa doanh nghiệp đã mua lại
Lưu ý:
Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng hoá theo hoá đơn. Kế toán sẽ ghi nhận số thực nhập theo hoá đơn. Số hàng thừa coi như doanh nghiệp giữ hộ cho người bán. Kế toán ghi:
Nợ TK002: Trị giá hàng thừa chờ xử lý (không bao gồm thuế GTGT)
Khi xử lý số hàng thừa này, kế toán sẽ ghi:
Có TK002: Trị giá hàng thừa đã xử lý (không bao gồm thuế GTGT)
Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể, kế toán sẽ phản ánh thêm một số bút toán tương tự như trường hợp hàng thừa xác định ngay nguyên nhân đã trình bày ở trên. Trường hợp hàng mua có bao bì đi kèm tính tiền riêng thì số bao bì thừa cũng sẽ được xử lý tương tự hàng hoá.
Chính vì vậy, trước khi hạch toán kế toán, các kế toán viên cần kiểm tra kỹ tình trạng hàng hóa sau khi đã kiểm kê. Từ đó có cách xử lý phù hợp. Đặc biệt đối với các bạm làm kế toán kho, kế toán tổng hợp. Cần nắm chắc về cách xử lý hạch toán hàng thừa khi nhập kho so với hóa đơn.