Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán và các quy định liên quan

Chứng từ vốn là một dạng tài liệu quan trọng của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Và người cần thường xuyên làm việc với chứng từ chính là kế toán viên phụ trách. Thông tin bạn cần đặc biệt quan tâm là “thời gian lưu trữ chứng từ kế toán”. Bạn còn băn khoăn gì liên quan đến thông tin đó không? Để Kế Toán Việt Hưng giúp bạn giải đáp nhé!

Chứng từ kế toán là gì

Chứng từ là loại tài liệu sử dụng để ghi nhận thông tin về các khoản phí, thuế khấu trừ, khoản thu thuế và lệ phí thuộc NSNN theo quy định về quản lý thuế.

Theo quy định chứng từ bao gồm biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, phí, lệ phí được thể hiện dưới hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Có 4 loại chứng từ kế toán:

+ Chứng từ liên quan tiền mặt

+ Chứng từ liên quan ngân hàng

+ Chứng từ mua bán hàng

+ Chứng từ liên quan tiền lương

Tại sao cần lưu trữ chứng từ kế toán

Nếu bạn là người tròn ngành kế toán thì chắc hẳn bạn cũng biết rằng tài liệu chứng từ đối với doanh nghiệp có tầm quan trọng như thế nào. Đó đều là những vật chứng quan trọng. Trong nhiều trường hợp những loại tài liệu này còn liên quan ít nhiều đến sự phát triển của chính doanh nghiệp.

Hơn nữa, những chứng từ tài liệu kế toán quan trọng này cũng được sử dụng để quyết toán các khoản. 1 số tài liệu quan trọng của DN là chứng từ kế toán, kho, thuế…

Đây đều là các tài liệu chứa dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Vậy nên, lưu giữ và sắp xếp chứng từ kế toán là việc làm hoàn toàn cần thiết.

Khi bạn đã biết cách lưu giữ những chứng từ này 1 cách thông minh và khoa học nhất thì nó sẽ giúp ích cho công việc bạn rất nhiều.

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán với tài liệu kế toán cần lưu trữ tối thiểu 05 năm

(1) Không sử dụng chứng từ kế toán trực tiếp để ghi sổ kế toán (SKT) và lập BCTC như phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu xuất kho không lưu ở tập tài liệu của bộ phận kế toán.

(2) Tài liệu dùng cho quản lý hoặc điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi SKT và lập BCTC.

(3) Trường hợp với TLKT được quy định trong 2 mục trên nhưng pháp luật khác quy định phải lưu trữ chúng trên 05 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán với TLKT phải lưu trữ tối thiểu là 10 năm

(4) Chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi SKT và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các SKT chi tiết, các SKT tổng hợp, BCTC theo tháng, quý, năm của ĐVKT, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy TLKT lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi SKT và lập BCTC.

(5) TLKT liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ; đánh giá tài sản, báo cáo kết quả kiểm kê.

(6) TLKT của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm TLKT của kỳ kế toán năm và TLKT về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

(7) TLKT liên quan việc thành lập, tách, chia, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình DN hoặc chuyển đổi đơn vị, phá sản, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

(8) Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của KTNN, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của CQNN có thẩm quyền hoặc hồ sơ tổ chức kiểm toán độc lập.

(9) Các tài liệu khác không thuộc trường hợp phải lưu trữ 5 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn.

Trường hợp TLKT quy định tại các mục nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ > 10 năm thì phải thực hiện lưu trữ tài liệu đó theo quy định.

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán với TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn

(10) Đối với ĐVKT trong lĩnh vực kế toán nhà nước, TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Báo cáo tổng quyết toán NSNN năm đã được Quốc hội phê chuẩn, BCQT ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, BCQT dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng của quốc gia; TLKT khác có tính sử liệu và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh.

Việc xác định TLKT khác cần lưu trữ vĩnh viễn do chính người đại diện theo pháp luật của ĐVKT, do ngành hoặc địa phương quyết định dựa trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về an ninh, kinh tế, quốc phòng.

(11) Đối với các hoạt động KD, TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các TLKT có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu – người đại diện theo pháp luật của ĐVKT quyết định, căn cứ dựa trên tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới dạng bản gốc hoặc hình thức khác.

*Lưu ý: Thời hạn lưu trữ TLKT vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ > 10 năm cho đến khi TLKT bị hủy hoại tự nhiên.

Cách lưu trữ chứng từ kế toán cần biết

Trong thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, cách lưu trữ chứng từ ngân hàng

Bộ chứng từ NH thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi, hồ sơ tiền vay

• Đối với hồ sơ tiền gửi:

Tùy vào số lượng CTKT mà bạn có thể lựa chọn quyển để đóng theo tháng, theo quý

Thứ tự đóng quyền: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu của ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, uỷ nhiệm chi theo thứ tự của tờ sao kê.

• Đối với hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay cùng phụ lục đính kèm, khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm hợp đồng vay được sắp xếp với thứ tự theo thời gian cho từng hợp đồng vay.

Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn… thường là số liệu đã chế biến, vì thế với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc có thể sử dụng các cách đánh dấu, để tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.

Cách lưu trữ chứng từ lương sắp xếp như sau:

– Kế toán tạo 1 folder lương cho từng năm để lưu trữ bảng lương theo từng tháng trong năm đó

– Để dễ theo dõi, bạn nên sử dụng các chia file để lưu bảng thanh toán lương theo từng tháng và 1 file riêng về những quyết định hoặc chứng từ liên quan đến lương trong năm đó.

– Chứng từ liên quan tiền lương hàng tháng cần lưu bao gồm:

+ Bảng thanh toán lương đã có ký duyệt

+ Bảng lương chuyển NH và UNC photo (nếu thanh toán lương qua ngân hàng)

+ Các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của NLĐ

+ Ngoài ra là các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của NLĐ.

Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất kho

Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:

Cụ thể:

Phiếu nhập kho:

+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)

+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo. Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….

Tìm hiểu thêm thật nhiều thông tin bổ ích, hỗ trợ quá trình làm việc của mình hiệu quả nhất tại website, fanpage và kênh youtube của Kế Toán Việt Hưng nhé. Ngoài ra, đội ngũ giáo viên nhiều năm kinh nghiệm có thể hỗ trợ trả lời cho bạn các câu hỏi tình huống liên quan thực tế với doanh nghiệp của bạn.

Thắc mắc, băn khoăn bạn có thể để lại ở phần bình luận, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc. Kế Toán Việt Hưng sẽ đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển sự nghiệp của mình. Chúc bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao và trở thành kế toán viên giỏi đúng như mong muốn.