Hạch toán quà tặng nhân viên – Vào các dịp lễ tết doanh nghiệp vẫn thường hay có những phần quà dành tặng cho nhân viên. Vậy với trường hợp này kế toán doanh nghiệp phải xử lý hóa đơn, thuế và chi phí đối với những phần quà này như thế nào? Đây là một trong những vấn đề được rất nhiều kế toán lưu tâm. Ngoài ra, hiện nay cũng có quy định mới về vấn đề này kế toán cũng phải lưu ý thật kỹ. Bài viết của Trung tâm kế toán Việt Hưng sẽ giúp các bạn có thể hiểu hơn về cách hạch toán quà tặng nhân viên và những quy định mới cần phải lưu ý.
1. Xuất hàng biếu tặng thì có cần phải lập hóa đơn hay không?
Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ – CP ban hành vào ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định rõ về hóa đơn, chứng từ.
– Khi bán hàng hóa hay cung cấp các dịch vụ, bắt buộc người bán phải lập hóa đơn để có thể chuyển giao cho bên mua, trong đó cũng bao gồm những trường hợp hàng hóa và dịch vụ dùng trong việc khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hay hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho nhân viên, tiêu dùng nội bộ, việc xuất hàng hóa dưới những hình thức cho vay, cho mượn hay hoàn trả hàng hóa cần phải ghi đầy đủ tất cả nội dung theo đúng quy định tại Điều 10 Nghị định này, với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phải theo đúng định dạng chuẩn về dữ liệu của Cơ quan Thuế ban hành theo quy định Điều 12 Nghị định này.
Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ – CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn với việc bán hàng hóa, trong đố bao gồm cả việc bán tài sản tài sản nhà nước hay tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước, bán hàng dự trữ quốc gia là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hay quyền sử dụng với hàng hóa đó cho người mua, không có sự phân biệt đã thu tiền hay là chưa thu tiền.
–Thời điểm lập hóa đơn với việc cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành cho việc cung cấp dịch vụ không có sự phân biệt về đã thu tiền hay là chưa thu tiền. đối với trường hợp người cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước hay là trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm để lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền.
⇒ Như vậy, khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để biếu tặng nhân viên thì bắt buộc phải xuất hóa đơn cho việc biếu tặng này.
XEM THÊM:
Khoản chi phúc lợi cho nhân viên có ghi nhận chi phí hợp lý không?
Lưu ý về chi phí không phục vụ sản xuất kinh doanh
Chi phí chi trả trước là gì ? Quy định về tài khoản chi phí trả trước cần phải biết
2. Quy định về hàng biếu tặng cho nhân viên
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT – BTC và Điều 3 Thông tư 25/2018/TT – BTC Bộ Tài chính quy định như sau:
– Các khoản tiền lương, thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể về điều kiện được hưởng cũng như mức được hưởng ở những hồ sơ sau;
Hồ sơ lao động
Thỏa ước về lao động tập thể.
- Quy chế tài chính của tổng công ty, tập đoàn, doanh nghiệp; quy chế thưởng quy định theo quy chế về tài chính của doanh nghiệp.
– Khoản chi phí mang tính chất phúc lợi trực tiếp đối với người lao động: đám, hiếu hỷ, chi cho việc nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị, chi hỗ trợ bổ sung học thêm iến thức tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ cho gia đình người lao động bị ảnh hưởng thiên tai, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của nhân viên có thành tích tốt trong học tập, chi cho chi phí đi lại ở ngày lễ, tết của nhân viên và những khoản chi mang tính chất phúc lợi khác. Tổng chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân trên thực tế thực hiện trong kỳ tính thuế của doanh nghiệp.
– Việc xác định 01 tháng lương bình quân trên thực tế thực hiện trong năm tính thuế doanh nghiệp sẽ được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng.
– Với trường hợp doanh nghiệp hoạt động nhưng không đủ 12 tháng thì việc xác định 01 tháng lương bình quân được tính dựa trên thực tế thực hiện ở năm tính thuế sẽ được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện ở năm đó chia cho số tháng thực tế hoạt động của năm.
– Qũy tiền lương thực hiện chính là tổng số tiền lương trên thực tế đã chi trả trong năm quyết toán đến thời hạn cuối nộp hồ sơ quyết toán theo đúng quy định ( không bao gồm tiền trích lập quỹ dự phòng, tiền lương của những năm trước chi ở năm quyết toán thuế.
Ví dụ: Công ty TNHH TAP phát sinh mua hàng hóa làm quà trung thu, quà tết cho nhân viên ở công ty với:
Tổng chi phí cho mỗi cá nhân là 1.000.000 đồng
Tổng mức thu nhập trong năm của cá nhân là 70.000.000 đồng/ năm
- Số tháng làm việc được tính theo thực tế 12 tháng.
⇒ Như vậy, chúng ta có mức lương trung bình 1 tháng là: 5.833.333 đồng/ tháng.
→ Khoản chi quà tặng 1.000.000 đồng phải nhỏ hơn mức lương trung bình 1 tháng là 5.833.333 đồng. Chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định mức thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, và cũng được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Nhưng công ty phải lập hóa đơn giá trị gia tăng như những hóa đơn bán thông thường.
→ Điều kiện để có thể ghi nhận là chi phí được trừ với những khoản biếu tặng dành cho nhân viên đối với trường hợp này cũng tương tự như trên. Nhưng đối với việc mua hàng hóa làm quà tặng cho nhân viên vào dịp 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật sẽ có giá trị dưới 200.000 đồng/ người, doanh nghiệp có thể tự tổng hợp và lập lại chung thành một hóa đơn đúng theo Nghị định 119/2018/NĐ – CP.
3. Trường hợp quà tặng nhân viên có phải nộp thuế TNCN không?
Ngoài quy định cũ của Chính phủ ban hành đối với việc biếu tặng quà cho nhân viên tại Công văn số 3469/CTHB-TTHT ngày 1/2/2023 về thuế TNCN đối với quà tặng và thưởng cho nhân viên, quy định:
– Theo Thông tư số 111/2013/TT-BTC
– Theo Nghị định số 65/2013/NĐ-CP
Khoản 2 Điều 2 về thu nhập từ tiền lương, tiền công
Khoản 6 Điều 2 về các khoản thuế TNCN từ trúng thưởng
Khoản 10 Điều 2 về các khoản thuế TNCN từ nhận quà tặng
Điểm d Khoản 1 Điều 15 về căn cứ tính thuế đối với thu nhập từ trúng thưởng
Khoản 1, Điều 25 về khấu trừ thuế & chứng từ khấu trừ thuế
KẾT LUẬN:
– Trường hợp công ty, doanh nghiệp chi trả hộ các khoản tiền về đào tạo và năng cao trình độ chuyên môn, tay nghề dành cho người lao động phù hợp với công việc, nghiệp vụ hiện tại của người lao động thì sẽ không tính vào khoản thu nhập chịu thuế của người lao động với khoản chi trả hỗ trợ đào tạo này.
– Trường hợp công ty, doanh nghiệp tổ chức những cuộc thi cán bộ nhân viên và người thân cán bộ nhân viên nếu như phần quà thưởng có giá trị vượt trên 10.000.000 đồng mà cá nhân trúng thưởng thì phải được công ty thực hiện vào việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng theo hướng dẫn ngay tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT – BTC
– Trường hợp công ty, doanh nghiệp chi trả cho cán bộ công nhân viên khoản lợi ích bằng tiền hay không bằng tiền (ngoài tiền lương, tiền công) thì doanh nghiệp cần phải có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng theo hướng dẫn tại điểm b, Khoản 1, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT – BTC
– Với trường hợp người lao động được doanh nghiệp tặng quà bằng hiện vật là quà tặng mua hàng (voucher, gift card) hay hiện vật là (giỏ quà, bánh kẹo,…) nếu chi phí cho việc tặng quà không mang tính chất tiền lương hay tiền công và cũng không thuộc vào quy định tại Khoản 10 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT – BTC được ban hành vào ngày 15 tháng 08 năm 2013 Bộ tài chính ban hành thì các cá nhân được nhận quà không cần phải kê khai, hay nộp thuế thu nhập cá nhân với quà tặng này.
4. Quà tặng nhân viên có được khấu trừ thuế GTGT không?
3. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
5. Quà tặng nhân viên có được khấu trừ thuế TNDN không?
Theo Công văn số 158/TCT-CS ngày 12/1/2017 về hạch toán khoản chi phúc lợi của doanh nghiệp, quy định:
– Điểm c Khoản 3 Điều 31 Nghị định số 91/2015/NĐ-CP về đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp và quản lý, sử dụng vốn, tài sản tại doanh nghiệp
– Khoản 4 Điều 32 Nghị định số 91/2015/NĐ-CP về đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp và quản lý, sử dụng vốn, tài sản tại doanh nghiệp
– Điều 8 Nghị định số 53/2016/NĐ-CP ngày 13/6/2016 của Chính, phủ quy định về lao động, tiền lương, thù lao, tiền thưởng đối với công ty có cổ phần, vốn góp chi phối của Nhà nước
– Theo Khoản 4 Điều 1 Nghị định số 91/2015/NĐ-CP về thuế quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:
“Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động mà doanh nghiệp có hóa đơn, chứng từ theo quy định như: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con cái của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính; tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế”.
KẾT LUẬN:
Căn cứ các quy định nêu trên, doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động quy định tại Khoản 4 Điều 1 Nghị định số 91/2014/NĐ-CP ngày 1/10/2014 của Chính phủ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Đối với doanh nghiệp nhà nước, công ty có cổ phần, vốn góp chi phối của Nhà nước trong năm có các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động đã tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định nêu trên, nếu doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi theo quy định thì cần đảm bảo nguyên tắc một khoản chi phúc lợi không hạch toán trùng từ hai nguồn (tính vào chi phí và nguồn quỹ phúc lợi).
6. Cách hạch toán quà tặng nhân viên
6.1 Trường hợp hạch toán quà tặng nhân viên không thông qua kho
Đối với trường hợp doanh nghiệp biếu tặng quà cho nhân viên nhưng không thông qua kho sẽ hạc toán như sau:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 ( nếu có) – thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán.
Có TK 33311 – thuế GTGT đầu ra
Ví dụ: Công ty HUI mua hàng trực tiếp làm quà tặng cho nhân viên vào dịp kỷ niệm 30 năm thành lập công ty với giá trị đơn hàng được tính trên hóa đơn là 40.000.000 đồng, thuế GTGT là 4.000.000 đồng và đã được thanh toán bằng tiền mặt. Lúc này hàng hóa của trường hợp này sẽ được hạch toán như sau:
Nợ TK 642: 40.000.000 đ
Nợ TK 133: 4.000.000 đ
Có TK 111: 44.000.000 đ
6.2 Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho, rồi xuất để biếu tặng nhân viên
Nợ TK 152, 153, 156, 211 – Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định
Nợ TK 133 ( nếu có ) – thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 – tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán
Nợ TK – chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 152, 153, 156, 211 – Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định
Có TK 33311 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra
VÍ DỤ:
Công ty HUI nhập kho lô bánh Trung thu dùng biếu tặng nhân viên vào dịp tết trung thu, tổng giá trị tính thuế của hóa đơn là 40.000.000 đ, Thuế VAT là 4.000.000 đ, đã thanh toán cho bên cung cấp hàng bằng tiền gửi ngân hàng.
Lúc này kế toán sẽ thực hiện hạch toán như sau:
– Khi mua hàng về nhập kho:
Nợ TK 156: 40.000.000 đ
Nợ TK 1331: 4.000.000 đ
Có TK 112: 44.000.000 đ
– Khi xuất kho biếu tặng:
Nợ TK 642: 44.000.000 đ
Có TK 156: 40.000.000 đ
Có TK 3331: 4.000.000 đ
6.3 Đối với trường hợp hàng biếu tặng bằng Qũy khen thưởng phúc lợi
Nợ TK 353 – Qũy khen thưởng và phúc lợi
Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Nợ TK 632 – Gía vốn bán hàng
Có TK 152, 153, 155, 156 – Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Qua bài viết các bạn cũng đã hiểu được cách hạch toán quà tặng nhân viên, Trung tâm kế toán Việt Hưng luôn mở các lớp học thực hành kế toán tổng hợp, chứng từ thực tế, thực hành xử lý các nghiệp vụ hạch toán, kê khai thuế giá trị gia tăng,… Đừng quên ủng hộ theo dõi Fanpage cập nhật bản tin kế toán mới ra đời cùng chính sách khuyến mãi hấp dẫn cho các khóa học kế toán tổng hợp!