Cách đặt in hóa đơn GTGT lần đầu cho công ty mới thành lập

Mặc dù hiện nay đa phần các doanh nghiệp đã chuyển sang hình thức sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên do một số doanh nghiệp còn gặp khó khăn về cơ sở vật chất kỹ thuật nên chưa thể áp dụng ngay việc sử dụng hóa đơn điện tử. Sau đây Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn trình tự đặt in hóa đơn GTGT đối với doanh nghiệp mới thành lập.

Cách đặt in hóa đơn GTGT lần đầu cho công ty mới thành lập

Căn cứ pháp lý

– Thông tư 39/2014/TT – BTC ngày 31/03/2014

– Thông tư 26/2015/TT – BTC ngày 27/02/2015

– Thông tư 37/2017/TT – BTC ngày 27/04/2017

1. Trình tự đặt in hóa đơn GTGT lần đầu đối với công ty mới thành lập

– Nộp đơn đề nghị sử dụng hóa đơn GTGT đặt in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được đặt in hóa đơn

– Doanh nghiệp làm thủ tục đặt in và thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn với đơn vị được phép in hóa đơn

– Làm hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn đặt in gửi lên cơ quan thuế để được bắt đầu sử dụng hóa đơn đặt in

1.1 Lập và Nộp đơn đề nghị đặt in hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được đặt in hóa đơn

Theo Mục b Khoản 1 Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

…Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) […]

BƯỚC 1: Kế toán gửi bộ hồ sơ đến Bộ phận Ấn chỉ của cơ quan thuế quản lý trực tiếp bao gồm:

– Mẫu 3.14 Thông tư 39/2014/TT-BTC

– Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Bản phô tô công chứng)

– Hợp đồng thuê đất (đối với doanh nghiệp đi thuê đất) hoặc hợp đồng thuê nhà đối với doanh nghiệp đi thuê nhà làm văn phòng.

– Hồ sơ góp vốn chủ sở hữu (đủ số tiền vốn điều lệ trên Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh)

TẢI VỀ | Mẫu số 3.14 – Đề nghị sử dụng hoá đơn GTGT đặt in

BƯỚC 2: Bộ phận Ấn chỉ sẽ có Phiếu hẹn trả kết quả hồ sơ thuế: Thời hạn trả kết quả là 2 ngày làm việc

Kể từ ngày 12/06/2017 theo Khoản 2 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

TẢI VỀ | Mẫu số 3.15 – Thông báo về việc sử dụng hoá đơn tự in / đặt in

Ví dụ thực tế 1:

1.2 Quy trình thủ tục đặt in hóa đơn GTGT lần đầu và thanh lý hợp đồng với đơn vị đủ điều kiện in hóa đơn GTGT

(1) Công ty làm thủ tục đặt in hóa đơn GTGT lần đầu

Bao gồm:

– Tìm Đơn vị có đủ điều kiện in hóa đơn GTGT theo quy định của pháp luật (Các bạn có thể cập nhật danh sách nhà in trên Cục thuế)

– Chọn mẫu hóa đơn GTGT, khổ giấy hóa đơn, Nội dung, hình thức hóa đơn,…

– Tạo logo Công ty (nếu có) để in lên Hóa đơn

– Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ đặt in hóa đơn GTGT bao gồm:

• Bản sao (công chứng) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

• Bản sao (công chứng) Chứng minh thư nhân dân của chủ doanh nghiệp

• Bản sao (công chứng) Chứng minh thư nhân dân của người được giới thiệu đi làm

• Giấy giới thiệu của người được cử đi làm

• Biên bản kiểm tra trụ sở hoặc xác nhận của cơ quan thuế cho phép đặt in hóa đơn GTGT

(2) Bên nhận đặt in hóa đơn GTGT

 Lập hợp đồng in hóa đơn GTGT: Yêu cầu trên hợp đồng phải ghi cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hóa đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc).

Ví dụ thực tế 2:

– Phát hành hóa đơn mẫu

– Thông báo của cơ quan thuế được phép đặt in hóa đơn GTGT

(3) Thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn GTGT

Doanh nghiệp kiểm tra đủ số lượng hóa đơn đặt in, mẫu mã, kích thước,…theo đúng yêu cầu trên Hợp đồng đặt in thì hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng in

CHÚ Ý: Sau khi đã hoàn tất thủ tục đặt in hóa đơn, hai bên phải tiến hành thanh lý hợp đồng in (nếu không sẽ bị cơ quan thuế xử phạt)

(4) Doanh nghiệp in hóa đơn sẽ phát hành hóa đơn GTGT

2.3 Hồ sơ thông báo phát hành đặt in hoá đơn GTGT gửi lên cơ quan thuế để được bắt đầu sử dụng hóa đơn đặt in

– Quyết định của Doanh nghiệp Về việc áp dụng hóa đơn đặt in (quyết định này các bạn lưu nội bộ tại doanh nghiệp, không phải gửi qua mạng)

TẢI VỀ  Mẫu Quyết định của Công ty về việc áp dụng hóa đơn tự in

– Thông báo phát hành hóa đơn GTGT (Mẫu TB01/AC tại Thông tư số 26/2015/TT-BTC)

=> Lưu ý làm thông báo này trên Hỗ trợ kê khai thuế và gửi qua mạng.

– Mẫu hóa đơn GTGT (Số: 0000000) 3 liên

Cách thức gửi: Chụp ảnh mẫu hóa đơn, sau đó Copy vào bản word → gửi vào File đính kèm của Thông báo phát hành đặt in hóa đơn GTGT mà các bạn đã gửi thành công lên trang của Tổng cục thuế trước đó.

CHÚ Ý: Theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định về thời gian Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế phải trước 2 ngày khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn GTGT.

3. Phạt tới 18 triệu đồng đối với việc không thông báo phát hành hoá đơn

Mức phạt tiền đối với việc sử dụng hóa đơn trước khi ra thông báo phát hành hóa đơn, tại Khoản 2 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC:  

Mức phạt tiền đối với việc sử dụng hóa đơn khi chưa thông báo phát hành hóa đơn tại Khoản 2,3 Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

Trên đây KẾ TOÁN VỆT HƯNG đã giới thiệu chi tiết thủ tục đặt in hóa đơn GTGT dành riêng cho công ty mới thành lập. Mọi thắc mắc về các khoá học thuế thành thạo chỉ sau 48 giờ trực tiếp giáo viên kếtoán trưởng xin các bạn liên hệ với chúng tôi để được giải đáp kịp thời hoặc để được hỗ trợ nghiệp vụ kế toán trực tiếp Hỏi – Đáp trên CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN.