10 hướng dẫn về hóa đơn điện tử kế toán cần biết

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử có nhiều tình huống phát sinh thực tế làm nhiều kế toán chưa thể xử lý được, Kế Toán Việt Hưng xin chia sẻ 10 hướng dẫn về hóa đơn điện tử cập nhật theo quy định mới nhất ngay trong bài viết dưới đây. Xem ngay để làm việc cùng hóa đơn điện tử một cách thuận lợi nhất nhé!

Chi tiết các hướng dẫn về hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử phải theo định dạng nào?

Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML theo tiêu chuẩn định dạng của cơ quan thuế.

2. Định dạng hóa đơn điện tử theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế được quy định tại văn bản nào?

Tiêu chuẩn định dạng hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế theo Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 của Tổng cục Thuế

3. Ký hiệu mẫu số hóa đơn là gì?

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo hướng dẫn về hóa đơn điện tử tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

4. Thế nào là ký hiệu hóa đơn đối với hóa đơn điện tử?

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, hướng dẫn về hóa đơn điện tử với ký hiệu HĐ cụ thể là:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

5. Thế nào là số hóa đơn?

Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

6. Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Hóa đơn điện tử nằm dưới dạng điện tử và không có khái niệm liên.

7. Trường hợp hàng tháng Công ty có khấu trừ thuế TNCN của người lao động thuê ngoài nhưng tại thời điểm đó người lao chưa yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế thì Công ty chúng tôi có thể xuất 1 lần chứng từ khấu trừ cho 1 cá nhân tại thời điểm cuối năm khi người lao động yêu cầu được không?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ hướng dẫn về hóa đơn điện tử cụ thể: nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:

“…

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

…“

==> Trường hợp hàng tháng Công ty có khấu trừ thuế TNCN của người lao động thuê ngoài thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế theo hướng dẫn về hóa đơn điện tử khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

8. Trang hoadondientu.gdt.goc.vn bên A bị khóa. Liên hệ với bên B là thuế thì báo bấm vào quên mật khẩu rồi cắm chữ ký số vô để lấy lại mật khẩu. Nhưng bên A xuất hóa đơn điện tử của Viettel lại là chữ ký số mềm nên không làm được.

Phải có chữ ký số USB, nộp lại Mẫu 01 để cập nhật chữ ký số rồi lấy mật khẩu

9. Ngày cấp mã sai thế này hóa đơn có hợp lệ không?

– Mẫu hóa đơn: Hóa đơn GTGT

– Ngày lập: 20/06/2022

– Ngày ký: 20/06/2022 (Trùng ngày lập)

– Ngày cấp mã: 01/08/2022 (Không trùng ngày ký)

Và nếu hợp pháp thì bên mua A kê khai tháng nào và bên bán B kê khai tháng nào?

Theo hướng dẫn về hóa đơn điện tử tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.”

Ngày ký & ngày lập hóa đơn khác nhau vẫn là hóa đơn hợp pháp, hợp lý và hợp lệ nhưng bên bán thì dùng ngày lập để khai thuế GTGT đầu ra. Còn bên mua thì dùng ngày ký để kê khai thuế.

VD: Hóa đơn lập ngày 30/12/2021 nhưng ngày ký là 1/1/2022 thì bên bán kê khai vào tháng 12/2021 còn bên mua kê khai thuế đầu vào tháng 1/2022 (Vì hóa đơn phải đầy đủ tất cả thông tin ngày lập và ngày ký thì hóa đơn đó mới hợp lý, hợp lệ để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào)

10. Trong cùng 1 tháng hóa đơn 1/3/2022 bên A đã lập hóa đơn gửi cho bên mua có mã, nhưng sang ngày 5/3/2022 bên A phát hiện sai sót lập tức thực hiện hủy hóa đơn & viết hóa đơn mới thì có đúng quy định hay không?

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78 xử lý hóa đơn có sai sót. Tức là bên A thực hiện không đúng theo quy định trên, bên A cũng không thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong trường hợp này là hoàn toàn sai. Bởi theo quy định có nêu rõ 03 trường hợp cụ thể lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120). Chỉ có trường hợp chưa gửi cho người mua, chưa gửi cho CQ thuế thì mới được hủy.

Hi vọng những hướng dẫn về hóa đơn điện tử trong bài là các thông tin hữu ích mà bạn đang tìm kiếm, góp phần hỗ trợ xử lý nghiệp vụ kế toán liên quan đến hóa đơn dễ dàng hơn. Việc chuyển đổi hóa đơn là bắt buộc, do đó hãy tự trau dồi những kiến thức – kỹ năng để công việc của bạn được làm nhanh chóng, chính xác hơn. Và đừng quên truy cập fanpage để cùng học hỏi với cộng đồng nhà kế nhé!