47 lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho hỗ trợ hiệu quả kỳ thanh tra

Một trong những vấn đề cần chú ý của các doanh nghiệp chính là kiểm kê hàng tồn kho. Tại sao? Bởi đây là vấn đề ảnh hưởng khá lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Dưới đây, Kế Toán Việt Hưng xin tổng hợp và chia sẻ 47 lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho, mời bạn cùng theo dõi.

Lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho

– Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính. 

– Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho. 

– Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho. 

– Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính). 

– Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài. 

– Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán ==> lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho này kế toán cần đặc biệt để tâm.

– Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch số chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán. 

– Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng. 

– Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho

– Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán… 

– Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.

– Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán… 

– Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất. 

– Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh. 

– Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho. 

– Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm. 

– Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. 

– Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho. 

– Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho 

– Hạch toán sai không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư. 

– Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách. 

– Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho. 

– Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153. 

– Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bản nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường. 

– Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán. 

– Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa. 

– Phân bố công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán, không có bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dụng trong kể. 

– Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. 

– Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ. 

– Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê. 

– Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa… 

– Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.

– Hạch toán nhập xuất HTK không đúng

– Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho. 

– Xuất kho nội bộ theo giá ổn định mà không theo giá thành sản xuất

– Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí

– Xuất vật tư cho sản xuất chi theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị

– Chưa đối chiếu, kiểm tra xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ

– Hạch toán nhập xuất HTK không đúng kì. 

– Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho. 

– Xuất kho nội bộ theo giá ổn định mà không theo giá thành sản xuất.

– Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.

– Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị. 

– Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật, chưa xử lý phế phẩm. 

– Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường. 

– Hàng gửi bản đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn. 

– Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

Không chỉ cần lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho mà để mọi kỳ thanh kiểm tra luôn diễn ra suôn sẻ, thì mọi khâu làm việc, mọi nghiệp vụ kế toán đều cần được đảm bảo xử lý chỉn chu nhất. Bạn còn thắc mắc gì liên quan đến công việc kế toán thì hãy để lại tại CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN, giáo viên chuyên môn của chúng tôi sẽ giải đáp giúp bạn nhanh và tận tình. Chúc bạn luôn hoàn thành xuất sắc công việc được giao.