Quản lý tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) luôn đòi hỏi sự cẩn trọng và minh bạch. Khi phát sinh các khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức nhưng không được duyệt phải thu hồi, làm thế nào để xử lý một cách hiệu quả và đúng quy định? Hãy cùng Công ty Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu những hướng dẫn mới nhất về cách xử lý các khoản thu giảm chi từ việc ghi nhận đến thu hồi, giúp bạn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
1. Các trường hợp khoản thu giảm chi bị sai, vượt định mức chưa duyệt đơn vị HCSN
– Kiểm tra hồ sơ và chứng từ kế toán:
+ Rà soát lại các chứng từ, hóa đơn liên quan đến các khoản chi phí.
+ Đối chiếu các chứng từ này với quy định, tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và đơn vị.
– Đánh giá tính hợp lý của khoản chi:
+ Xác định xem khoản chi có đúng mục đích, hợp lý và tuân thủ các quy định pháp luật hay không.
+ Đánh giá tính hiệu quả và sự cần thiết của khoản chi.
– Kiểm tra sự phê duyệt:
+ Xác định các khoản chi đã được phê duyệt theo quy trình và các khoản chi chưa được phê duyệt hoặc bị từ chối.
+ So sánh với các quyết định phê duyệt chi tiêu để xác định các khoản chi vượt tiêu chuẩn, định mức.
VÍ DỤ 1: Đơn vị HCSN mua sắm tài sản cố định mà không có quyết định phê duyệt mua sắm từ cấp có thẩm quyền. Sau khi kiểm tra các quyết định phê duyệt mua sắm tài sản, đối chiếu với chứng từ mua sắm.
-> KHẮC PHỤC: Khoản chi này phải thu hồi hoặc điều chỉnh theo đúng quy trình phê duyệt.
VÍ DỤ 2: Đơn vị tổ chức khóa đào tạo cho nhân viên nhưng không nằm trong kế hoạch đã được phê duyệt. Sau khi kiểm tra các quyết định phê duyệt kế hoạch đào tạo, đối chiếu với chứng từ chi phí khóa đào tạo.
-> KHẮC PHỤC: Khoản chi này không được duyệt phải được thu hồi từ ngân sách đào tạo hoặc từ các cá nhân liên quan.
VÍ DỤ 3: Đơn vị mua sắm vật tư văn phòng với số lượng và giá trị vượt quá tiêu chuẩn được phê duyệt. Sau khi rà soát lại hóa đơn mua sắm, kiểm tra đối chiếu với tiêu chuẩn định mức đã được phê duyệt.
-> KHẮC PHỤC: Khoản chi vượt tiêu chuẩn không được phê duyệt phải thu hồi từ cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm.
2. Hạch toán các khoản thu giảm chi bị sai, vượt định mức chưa duyệt đơn vị HCSN
(1) Giảm chi cho các khoản chi phát sinh trong năm
a. Giảm chi các khoản chi sai từ nguồn ngân sách:
Nếu giảm chi thu được tiền ngay:
Nợ 111x, 112x
Có 611x
VÍ DỤ: Đơn vị phát hiện chi sai số tiền 2.000.000 đồng từ nguồn ngân sách và thu hồi ngay:
Nợ 1111: 2.000.000 đồng
Có 6111: 2.000.000 đồng
Nếu chưa thu được tiền:
Nợ 1388: Phải thu khác
Có 611x
VÍ DỤ: Đơn vị phát hiện chi sai số tiền 2.000.000 đồng nhưng chưa thu hồi được:
Nợ 1388: 2.000.000 đồng
Có 6111: 2.000.000 đồng
Khi thu hồi được tiền:
Nợ TK111x, 112x
Có TK 1388: Phải thu khác
VÍ DỤ: Đơn vị thu hồi được số tiền 2.000.000 đồng đã ghi nhận ở trên:
Nợ 1111: 2.000.000 đồng
Có 1388: 2.000.000 đồng
b. Giảm chi các khoản chi sai từ nguồn thu khác
Nếu giảm chi thu được tiền ngay:
Nợ 111x,112x
Có 642x, 154
VÍ DỤ: Đơn vị phát hiện chi sai từ nguồn thu khác số tiền 3.000.000 đồng và thu hồi ngay:
Nợ 1111: 3.000.000 đồng
Có 6421: 3.000.000 đồng
Nếu chưa thu được tiền:
Nợ 1388: Phải thu khác
Có 642x,154.
VÍ DỤ: Đơn vị phát hiện chi sai số tiền 3.000.000 đồng từ nguồn thu khác nhưng chưa thu hồi được:
Nợ 1388: 3.000.000 đồng
Có 6421: 3.000.000 đồng
Khi thu hồi được tiền:
Nợ TK111x, 112x
Có TK1388: Phải thu khác
VÍ DỤ: Đơn vị thu hồi được số tiền 3.000.000 đồng đã ghi nhận ở trên:
Nợ 1111: 3.000.000 đồng
Có 1388: 3.000.000 đồng
(2) Giảm chi cho các khoản chi sai từ năm trước (Thường những khoản này đơn vị không phải nộp lại ngân sách và được để lại sử dụng tiếp tại đơn vị).
a. Nếu giảm chi thu được tiền ngay:
Nợ 111x,112x
Có 421: Thặng dư lũy kế
VÍ DỤ: Đơn vị phát hiện chi sai từ năm trước và thu hồi ngay số tiền 4.000.000 đồng:
Nợ 1111: 4.000.000 đồng
Có 421: 4.000.000 đồng
b. Nếu chưa thu được tiền:
Nợ 1388
Có 421: Thặng dư lũy kế
VÍ DỤ: Đơn vị phát hiện chi sai số tiền 4.000.000 đồng từ năm trước nhưng chưa thu hồi được:
Nợ 1388: 4.000.000 đồng
Có 421: 4.000.000 đồng
c. Khi thu hồi được tiền:
Nợ TK111x, 112x
Có TK 1388: Phải thu khác
VÍ DỤ: Ngày 19/10/20xx, đơn vị lập phiếu thu giảm chi tiền mua CCDC do chi không đúng quy định, số tiền: 3.000.000 đồng.
XEM THÊM:
Các khóa học kế toán hành chính sự nghiệp
2 trường hợp báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động HCSN – Cách xử lý
(3) Thu hồi khoản chi sai hoặc sai, vượt tiêu chuẩn, định mức nhưng không được duyệt đơn vị HCSN.
a. Nếu thu hồi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi
Có TK 336, 337 – Các khoản phải trả nội bộ, các khoản phải trả khác
VÍ DỤ: Thu hồi khoản chi sai số tiền 2.000.000 đồng:
Nợ 1111: 2.000.000 đồng
Có 336: 2.000.000 đồng
b. Nếu bù trừ với các khoản chi trong tương lai:
Nợ TK 336, 337 – Các khoản phải trả nội bộ, các khoản phải trả khác
Có TK 661 – Chi hoạt động
VÍ DỤ: Bù trừ khoản chi sai số tiền 2.000.000 đồng với các khoản chi trong tương lai:
Nợ 336: 2.000.000 đồng
Có 661: 2.000.000 đồng
Xử lý các khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn là việc làm cần thiết để đảm bảo tài chính minh bạch trong đơn vị HCSN. Trung tâm Kế Toán Việt Hưng luôn đồng hành cùng bạn với những giải pháp hiệu quả nhất. Đừng quên theo dõi Fanpage Kế Toán Việt Hưng để cập nhật ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và dịch vụ kế toán đa lĩnh vực. Hãy truy cập ngay!