Mua sắm tài sản công, sửa chữa thường xuyên | Tài sản công là tài sản thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước đại diện chủ sở hữu và thống nhất quản lý, bao gồm: tài sản công phục vụ hoạt động quản lý, cung cấp dịch vụ công, bảo đảm quốc phòng, an ninh tại cơ quan, tổ chức, đơn vị; tài sản kết cấu hạ tầng phục vụ lợi ích quốc gia, lợi ích công cộng; tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân; tài sản công tại doanh nghiệp; tiền thuộc ngân sách nhà nước, các quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách, dự trữ ngoại hối nhà nước; đất đai và các loại tài nguyên khác. Vậy trình tự thủ tục thanh toán các khoản mua sắm tài sản công & sữa chữa thường xuyên cho đơn vị ra sao cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu ngay dưới đây.
Trường hợp ngân hàng, kho bạc trả lại do sai sót (đơn vị hưởng, số tài khoản đơn vị hưởng,…), sẽ phải thực hiện phục hồi và quy trình lặp lại như từ đầu.
* Một số trường hợp áp dụng cho cả kinh phí NCKH (nguồn NSNN)
Chi thường xuyên áp dụng cho khối phòng ban, các dự án (mức chi áp dụng theo đúng Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện ban hành, trừ một số trường hợp phát sinh thì Kế toán trưởng và BGĐ sẽ quyết định)
1. Các khoản thanh toán mua sắm tài sản công chi thường xuyên đối với trường học
1.1 Đối với chứng từ có giá trị dưới 5 triệu đồng (hóa đơn)
–Tờ trình BGĐ phê duyệt (hoặc Quyết định phê duyệt của Bộ)
– Dự toán được BGĐ + Ban TCKT kí duyệt (nếu không phải kinh phí giao khoán)
– Báo giá (tối thiểu 01 báo giá)
– Hóa đơn mua hàng bắt buộc phải ghi mã số thuế của Học viện (MST:0101619572), ngày ghi trên hóa đơn bắt buộc phải xảy ra trước hoặc cùng ngày diễn ra sự kiện, chữ viết trên ngày hóa đơn phải giống chữ viết dưới phần nội dung, nếu khác màu mực hoặc khác số (đậm hơn hoặc nhạt hơn) Kế toán thanh toán có quyền từ chối không nhận chứng từ đó); trong nội dung hóa đơn phải ghi rõ mặt hàng được mua, trường hợp nhiều mặt hàng thì phải ghi rõ cung cấp mặt hàng gì theo bảng kê chứng từ ngày…tháng…năm…
– Biên bản giao nhận hàng hóa (theo mẫu của Ban TCKT)
– Biên bản giao nhận dụng cụ nếu phải theo dõi quá trình sử dụng
– Riêng hợp đồng thuê xe phải có hợp đồng, thanh lý hợp đồng
1.2 Đối với chứng từ có giá trị từ 5 triệu đến dưới 20 triệu đồng
– Tờ trình BGĐ phê duyệt (hoặc QĐ phê duyệt của Bộ)
– Hợp đồng mua bán (01 bộ)
– Hóa đơn mua hàng bắt buộc phải ghi mã số thuế của Học viện (MST:0101619572), ngày ghi trên hóa đơn bắt buộc phải xảy ra trước hoặc cùng ngày diễn ra sự kiện, chữ viết trên ngày hóa đơn phải giống chữ viết dưới phần nội dung, nếu khác màu mực hoặc khác số (đậm hơn hoặc nhạt hơn) Kế toán thanh toán có quyền từ chối không nhận chứng từ đó); trong nội dung hóa đơn phải ghi rõ mặt hàng được mua, trường hợp nhiều mặt hàng thì phải ghi rõ cung cấp mặt hàng gì theo hợp đồng số…ngày…tháng…năm.
– Biên bản giao nhận hàng hóa (theo mẫu của Ban TCKT)
– Biên bản giao nhận dụng cụ nếu phải theo dõi quá trình sử dụng
– Biên bản thanh lý hợp đồng (01 bộ)
1.3 Đối với chứng từ có giá trị từ 20 triệu đến dưới 100 triệu đồng
– Tờ trình BGĐ phê duyệt (hoặc QĐ phê duyệt của Bộ)
– Dự toán được BGĐ + Ban TCKT kí duyệt (nếu không phải kinh phí giao khoán)
– Báo giá (03 báo giá)
– Biên bản họp hội đồng lựa chọn đơn vị cung cấp.
– Quyết định phê duyệt dự toán (02 bản gốc)
– Quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp (chỉ định) (02 bản gốc)
– Hợp đồng mua bán (02 bộ), nếu bên bán là dấu vuông thì 01 bộ có dấu vuông, bộ còn lại chỉ ký và ghi rõ họ tên không đóng dấu bên bán
– Hóa đơn mua hàng bắt buộc phải ghi mã số thuế của Học viện (MST:0101619572), ngày ghi trên hóa đơn bắt buộc phải xảy ra trước hoặc cùng ngày diễn ra sự kiện, chữ viết trên ngày hóa đơn phải giống chữ viết dưới phần nội dung, nếu khác màu mực hoặc khác số (đậm hơn hoặc nhạt hơn) Kế toán thanh toán có quyền từ chối không nhận chứng từ đó); trong nội dung hóa đơn phải ghi rõ mặt hàng được mua, trường hợp nhiều mặt hàng thì phải ghi rõ cung cấp mặt hàng gì theo hợp đồng số…ngày…tháng…năm.
– Biên bản giao nhận hàng hóa (theo mẫu của Ban TCKT)
– Biên bản giao nhận dụng cụ, tài sản (nếu có) và phải nhập kho để theo dõi
– Bảo lãnh, bảo hành yêu cầu nộp tiền mặt tại Ban TCKT (nếu có)
– Biên bản thanh lý hợp đồng (02 bộ), nếu bên bán là dấu vuông thì 01 bộ có dấu vuông, bộ còn lại chỉ ký và ghi rõ họ tên không đóng dấu bên bán
1.4 Đối với chứng từ có giá trị từ 100 triệu đến dưới 200 triệu
– Tờ trình BGĐ phê duyệt (hoặc QĐ phê duyệt của Bộ)
– Dự toán được BGĐ + Ban TCKT kí duyệt (nếu không phải kinh phí giao khoán)
– Bản yêu cầu báo giá
– Báo giá (03 báo giá)
– Biên bản họp hội đồng lựa chọn đơn vị cung cấp.
– Quyết định phê duyệt dự toán (02 bản gốc)
– Quyết định phê kế hoạch (02 bản gốc)
– Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (02 bản gốc)
– Hợp đồng mua bán (02 bộ), nếu bên bán là dấu vuông thì 01 bộ có dấu vuông, bộ còn lại chỉ ký và ghi rõ họ tên không đóng dấu bên bán; Sau khi kí hợp đồng yêu cầu các đơn vị phải nộp ngay (sau 05 ngày) hợp đồng đến Ban TCKT để làm Cam kết chi với Kho bạc Nhà nước Gia Lâm (nếu chi tiền Ngân sách), nếu quá 05 ngày Ban TCKT có quyền ko nhận hợp đồng đó vì quá thời hạn để nộp cho Kho Bạc.
– Hóa đơn mua hàng bắt buộc phải ghi mã số thuế của Học viện (MST:0101619572), ngày ghi trên hóa đơn bắt buộc phải xảy ra trước hoặc cùng ngày diễn ra sự kiện, chữ viết trên ngày hóa đơn phải giống chữ viết dưới phần nội dung, nếu khác màu mực hoặc khác số (đậm hơn hoặc nhạt hơn) Kế toán thanh toán có quyền từ chối không nhận chứng từ đó); trong nội dung hóa đơn phải ghi rõ mặt hàng được mua, trường hợp nhiều mặt hàng thì phải ghi rõ cung cấp mặt hàng gì theo hợp đồng số…ngày…tháng…năm.
– Biên bản giao nhận hàng hóa (theo mẫu của Ban TCKT)
– Biên bản giao nhận dụng cụ, tài sản (nếu có) và phải nhập kho để theo dõi
– Bảo lãnh, bảo hành (nếu có)
– Biên bản thanh lý hợp đồng (02 bộ), nếu bên bán là dấu vuông thì 01 bộ có dấu vuông, bộ còn lại chỉ ký và ghi rõ họ tên không đóng dấu bên bán
XEM THÊM:
Quy trình thủ tục thanh toán chi thường xuyên đơn vị HCSN
Nghiệp vụ kế toán định khoản thanh toán tạm ứng, cho vay HCSN
1.5 Đối với chứng từ có giá trị từ 200 triệu trở lên
– Tờ trình BGĐ phê duyệt (hoặc QĐ phê duyệt của Bộ)
– Dự toán được BGĐ + Ban TCKT kí duyệt (nếu không phải kinh phí giao khoán)
– Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh
– Đăng nội dung cần mua trên báo Đấu thầu
– Tối thiểu có 03 hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất
– Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất
– Quyết định phê duyệt dự toán (02 bản gốc)
– Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu (02 bản gốc)
– Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (02 bản gốc)
– Biên bản thương thảo hợp đồng (02 bộ) (nếu có);
– Hợp đồng: yêu cầu nộp hợp đồng tối đa sau 5 ngày làm việc để làm cam kết chi
– Hóa đơn mua hàng bắt buộc phải ghi mã số thuế của Học viện (MST:0101619572), ngày ghi trên hóa đơn bắt buộc phải xảy ra trước hoặc cùng ngày diễn ra sự kiện, chữ viết trên ngày hóa đơn phải giống chữ viết dưới phần nội dung, nếu khác màu mực hoặc khác số (đậm hơn hoặc nhạt hơn) Kế toán thanh toán có quyền từ chối không nhận chứng từ đó); trong nội dung hóa đơn phải ghi rõ mặt hàng được mua, trường hợp nhiều mặt hàng thì phải ghi rõ cung cấp mặt hàng gì theo hợp đồng số…ngày…tháng…năm.
– Biên bản giao nhận hàng hóa (theo mẫu của Ban TCKT)
– Biên bản giao nhận dụng cụ, tài sản (nếu có) và phải nhập kho để theo dõi
– Bảo lãnh, bảo hành yêu cầu nộp tiền mặt tại Ban TCKT (nếu có)
– Biên bản thanh lý hợp đồng (02 bộ), nếu bên bán là dấu vuông thì 01 bộ có dấu vuông, bộ còn lại chỉ ký và ghi rõ họ tên không đóng dấu bên bán
2. Các khoản thanh toán tài sản sửa chữa chi thường xuyên đối với trường học
– Tờ trình BGĐ phê duyệt (hoặc Quyết định phê duyệt của Bộ)
– Dự toán được BGĐ + Ban TCKT kí duyệt (nếu không phải kinh phí giao khoán)
– Quyết định phê duyệt dự toán (02 bản gốc) (trường hợp không có QĐ phê duyệt kế hoạch của Bộ
– Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu (02 bản gốc)
– Dự toán công trình
– Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc quyết định chỉ định đơn vị (02 bản gốc)
– Hợp đồng mua bán (02 bộ), nếu bên bán là dấu vuông thì 01 bộ có dấu vuông, bộ còn lại chỉ ký và ghi rõ họ tên không đóng dấu bên bán;
– Sau khi kí hợp đồng yêu cầu các đơn vị phải nộp ngay (sau 05 ngày) hợp đồng đến Ban TCKT để làm Cam kết chi với Kho Bạc (nếu chi tiền Ngân sách có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên), nếu quá 05 ngày Ban TCKT có quyền ko nhận hợp đồng đó vì quá thời hạn để nộp cho Kho Bạc.
– Hóa đơn mua hàng bắt buộc phải ghi mã số thuế của Học viện (MST:0101619572), ngày ghi trên hóa đơn bắt buộc phải xảy ra ngay sau khi nghiệm thu khối lượng công trình đưa vào sử dụng, chữ viết trên ngày hóa đơn phải giống chữ viết dưới phần nội dung, nếu khác màu mực hoặc khác số (đậm hơn hoặc nhạt hơn) Kế toán thanh toán có quyền từ chối không nhận chứng từ đó); trong nội dung hóa đơn phải ghi rõ công trình nào được cải tạo, sửa chữa, trường hợp nhiều công trình nhỏ lẻ thì phải ghi rõ nâng cấp hoặc cải tạo công trình…. theo hợp đồng số…ngày…tháng…năm.
– Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành hoặc đưa vào sử dụng (01 bản), phải có chữ ký nghiệm thu của các đơn vị có liên quan
– Phụ lục Bảng 3a – Xác định khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán
– Bảo lãnh, bảo hành yêu cầu nộp tiền mặt tại Ban TCKT (nếu có)
– Biên bản thanh lý hợp đồng (02 bộ), nếu bên bán (bên B) là dấu vuông thì 01 bộ có dấu vuông, bộ còn lại chỉ ký và ghi rõ họ tên không đóng dấu bên bán (bên B)
3. Các khoản thanh toán dự án tài sản công chi thường xuyên đối với trường học
Yêu cầu: Nghiệp vụ nào phát sinh trước thì thanh toán trước theo đúng tiến độ của công trình và nội dung ghi trong hợp đồng đã ký
– Các quyết định có liên quan đến dự án (02 bản gốc)
– Dự toán công trình (02 bộ)
– Quyết định phê duyệt kết quả hoặc chỉ định đơn vị (02 bản gốc)
– Hợp đồng mua bán (02 bộ), Sau khi kí hợp đồng yêu cầu các đơn vị phải nộp ngay (sau 1 ngày) hợp đồng đến Ban TCKT để làm thủ tục Cam kết chi với kho Bạc Nhà nước (nếu chi tiền Ngân sách có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên), nếu quá 2 ngày Ban TCKT có quyền ko nhận hợp đồng đó vì quá thời hạn để nộp cho Kho Bạc.
– Hóa đơn mua hàng bắt buộc phải ghi mã số thuế của Học viện (MST:0101619572), ngày ghi trên hóa đơn bắt buộc phải xảy ra ngay sau khi nghiệm thu khối lượng công trình đưa vào sử dụng theo từng giai đoạn, chữ viết trên ngày hóa đơn phải giống chữ viết dưới phần nội dung, nếu khác màu mực hoặc khác số (đậm hơn hoặc nhạt hơn) Kế toán thanh toán có quyền từ chối không nhận chứng từ đó); trong nội dung hóa đơn phải ghi rõ: Nâng cấp hoặc xây dựng công trình ….. trường hợp nhiều công trình nhỏ lẻ thì phải ghi rõ nâng cấp hoặc xây dựng công trình…. theo hợp đồng số…ngày…tháng…năm. Các nội dung khác như: Chi phí khảo sát, giám sát, bảo hiểm…. cũng ghi rõ nội dung cần thanh toán theo hợp đồng, ….
– Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành hoặc đưa vào sử dụng (01 bản), phải có chữ ký nghiệm thu của các đơn vị có liên quan
– Phụ lục Bảng 3a – Xác định khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán
– Bảo lãnh, bảo hành (01 bộ gốc và 01 bộ công chứng)
– Biên bản thanh lý hợp đồng (02 bộ).
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán đơn vị HCSN công lập cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là những chia sẻ Kế Toán Việt Hưng về các thủ tục hồ sơ thanh toán khoản chi mua sắm tài sản công thường xuyên thực tế đối với đơn vị trường học mong rằng sẽ giúp ích cho các bạn kế toán. Đừng quên Like Fanpage để kịp thời cập nhật ưu đãi giảm học phí hấp dẫn về các khóa học kế toán tổng hợp dành cho đơn vị HCSN trực tiếp cùng các Trưởng phòng kế toán nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.