Quy trình thủ tục thanh toán chi thường xuyên đơn vị HCSN

STT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính

(Nếu có)

2

Quyết định của Ban Giám đốc cử đi công tác

02 bản gốc (kho bạc và lưu)

3

Dự toán kinh phí cho đoàn công tác

4

Tiền vé máy bay: Chuyển khoản

• Nhỏ hơn 5 triệu (1 báo giá, cuống vé, hóa đơn);
• Từ 5 triệu đến dưới 20 triệu (3 báo giá, hợp đồng, hóa đơn, cuống vé);
• Từ 20 triệu (3 báo giá, Quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn, vé điện tử xác nhận đặt chỗ).

Với đối tượng được TT tiền vé máy bay

STT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

2

Bảng kê thanh toán công tác phí

3

Giấy đi đường

– Giấy đi đường hợp lệ phải có xác nhận của nơi đến công tác hoặc nơi tổ chức hội thảo, hội nghị, tập huấn…;
– Đi dự hội nghị, hội thảo, dự họp… phải kèm giấy mời hoặc giấy triệu tập và được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị và Ban Giám đốc;
– Riêng CBGD đưa sinh viên đi thực tập phải kèm theo quyết định cử hướng dẫn đoàn đi thực tập.

4

Vé tàu xe

– Nếu đi bằng phương tiện tàu hỏa, ô tô thì có cuống vé tàu và vé xe hợp lệ

5

Thanh toán tiền phòng nghỉ

– Kế toán thanh toán căn cứ vào vé tàu, xe và ngày đi, về trên quyết định cử người đi công tác để thanh toán số ngày lưu trú và ngày ngủ trọ của cán bộ. Thanh toán tiền thuê phòng hoặc khoán tiền ngủ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện. Nếu là thuê phòng thì phải có hoá đơn tài chính của nơi nghỉ.

– Trường hợp đi công tác mà không có hoá đơn tài chính thì thanh toán tiền ở bằng mức khoán được quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ (mức khoán theo vùng).

6

Vé taxi

– Nếu số tiền đi taxi trên 200.000 phải có hoá đơn tài chính (dưới 200.000 là hóa đơn taxi thường)

7

Thuê xe (chuyển khoản)

– Trong trường hợp không đi xe cơ quan, mà phải thuê xe ngoài (nếu không phải kinh phí khoán), thì phải có tờ trình được Ban Giám đốc phê duyệt về việc thuê xe ngoài; giá thuê xe phải được Ban TCKT thẩm định. Có báo giá, hợp đồng (chi tiết quãng đường, lịch trình đi, thời gian đi về); thanh lý hợp đồng và hóa đơn tài chính.

STT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại CT

Ghi chú

1

Quyết định cử đi công tác

Giám đốc ký duyệt (3 bản: 2 gốc + 1 bản sao)

2

Dự toán kinh phí cho đoàn công tác

Được  Ban TCKT thẩm định  và Ban Giám đốc duyệt

3

Lịch trình công tác

Kế hoạch làm việc trong thời gian đi công tác

4

Tiền vé máy bay: Chuyển khoản

– Nhỏ hơn 5 triệu (1 báo giá, cuống vé, hóa đơn);

  – Từ 5 triệu đến dưới 20 triệu (3 báo giá, hợp đồng, hóa đơn, cuống vé);

  – Từ 20 triệu (3 báo giá, quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn, vé điện tử xác nhận đặt chỗ)

5

Thư mời có liên quan đến chi phí tài chính

Bản gốc (hoặc bản sao có công chứng), nếu không có bản gốc thì bản fax hoặc bản scan từ file (với đi ngắn hạn) + 01 bản dịch và xác nhận

6

Đơn xin mua và mang ngoại tệ ra nước ngoài

Theo mẫu của ngân hàng (nhưng tỷ giá không vượt tỷ giá của VietcomBank ngày làm hợp đồng)

STT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

2

Bảng kê thanh toán công tác phí

3

Tiền phòng nghỉ

Thanh toán khoán theo Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012 của Bộ Tài chính. Đối với trường hợp thanh toán theo thực tế thì thanh toán theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 3 của Thông tư này.

4

Tiền ăn và tiêu vặt

Thanh toán khoán theo Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012

5

Tiền thuê phương tiện ra sân bay;

Tiền điện thoại, fax, internet.

Thanh toán khoán theo Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012

6

Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày

Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá 80 USD/1 người / 1 nước công tác đối với phương tiện đi làm

7

Phiếu thu lệ phí visa

Nếu có

8

Bảng thông báo tỷ giá của Vietcombank

Căn cứ vào thời gian đi công tác

STT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Công văn

Công văn hoặc quyết định đồng ý cho tổ chức hội thảo chuyên môn

2

Kế hoạch hội thảo

Trong bản kế hoạch ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người, … của hội thảo

3

Lập dự toán chi tiết

Lập dự toán chi tiết những khoản chi cho hội thảo thông qua Ban TCKT thẩm định, trình Giám đốc ký

4

Bảng kê chứng từ thanh toán

Lập bảng kê thứ tự các chứng từ đề nghị thanh toán, trong mỗi phần đề nghị đó đều có các chứng từ kế toán kèm theo và tuân thủ đúng nguyên tắc chi (Mẫu số 05)

5

Giấy mời

Kèm theo chứng từ 3-5 giấy mời

6

Báo cáo

Lập báo cáo kết quả đạt được của hội thảo và kèm theo báo cáo của báo cáo viên nếu có khoản chi cho báo cáo viên

7

Hóa đơn

Nếu có phát sinh mua hàng hóa dịch vụ ≥ 200.000 đồng thì cần có hóa đơn tài chính hợp lệ.

8

Chứng từ khác (nếu có)

Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội thảo chuyên môn.

STT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy đề nghị thanh toán

2

Báo giá

– Nhỏ hơn 5 triệu: ít nhất 01 báo giá

– Trên 5 triệu: 03 báo giá

3

Quyết định (áp dụng trường hợp hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên)

• Từ 20 triệu tới dưới 100 triệu: Cần 3 báo giá, biên bản họp đánh giá báo giá, quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp;
• Từ 100 triệu tới dưới 200 triệu đồng: hồ sơ yêu cầu có báo giá, biên bản tiếp nhận báo giá, biên bản họp đánh giá báo giá, quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh rút gọn; (qua Ban QLCSVC&ĐT);
• Từ 200 triệu đồng trở lên: Đấu thầu rộng rãi (qua Ban QLCSVC&ĐT).

4

Hợp đồng cung cấp (áp dụng trường hợp từ 5 triệu trở lên)

Chọn đơn vị cung cấp, ký hợp đồng cung cấp; Theo đúng mẫu hợp đồng.

5

Hoá đơn tài chính

Hoá đơn tài chính, bản sao kê xuất nhập theo mẫu quy định. (Áp dụng các trường hợp từ 200.000 trở lên)

6

Biên bản bàn giao vật tư, dụng cụ, thiết bị (bàn giao tay 3 giữa người mua, người bán và người sử dụng/quản lý)

6a

Nếu mua hóa chất, dụng cụ, thiết bị có xuất xứ nước ngoài

Kèm theo giấy chứng nhận xuất xứ (CO) và giấy chứng nhận chất lượng hang hóa (CQ) bản gốc hoặc bản sao

7

Thanh lý hợp đồng (áp dụng trường hợp hợp đồng từ 5 triệu trở lên)

Chi tiết theo các danh mục vật tư, dụng cụ, thiết bị và văn phòng phẩm phù hợp về thời gian.

STT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt

Theo mẫu

2

Mua nông sản, động vật

• Trường hợp mua vật tư, súc vật … của hộ cá thể dưới 1 triệu đồng: cần giấy biên nhận;
• Từ  1 triệu đồng trở lên phải làm hợp đồng, thanh lý hợp đồng có xác nhận của địa phương; Khi thanh toán phải có giấy biện nhận của người bán hàng. 

3

Thuê đất của nông dân

Trường hợp thuê đất phải có hợp đồng, thanh lý, giấy biên nhận và có xác nhận của chính quyền địa phương.

STT

Danh mục chứng từ yêu cầu

Các quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

1

Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản

Theo mẫu.

2

Coi thi

• Lịch thi do Ban QLĐT cung cấp;
• Bảng phân công coi thi của Bộ môn;
• Bảng kê danh sách chi tiền chi tiết và tổng hợp các cá nhân coi thi (cá nhân hưởng lương biên chế thanh toán chuyển khoản, cá nhân còn lại thanh toán tiền mặt).

3

Phụ cấp độc hại

• Bảng tính khối lượng theo mẫu;
• Thời khóa biểu được phân công.

4

Hội đồng chấm khóa luận

• Quyết định thành lập hội đồng của Ban Giám đốc;
• Bảng kê danh sách chi tiền chi tiết và tổng hợp các cá nhân trong hội đồng (cá nhân hưởng lương biên chế thanh toán chuyển khoản, cá nhân còn lại thanh toán tiền mặt);

5

Tiền quản lý hàng năm

• Khoa, các bộ môn lập biên bản giao việc hàng năm cho các cá nhân tham gia vào đầu năm; (ghi hệ số công việc thực hiện của từng cá nhân để làm căn cứ tính công được hưởng);
• Bảng kê danh sách chi tiền chi tiết và tổng hợp các cá nhân tham gia quản lý.