Quy trình thủ tục thanh toán chi thường xuyên đơn vị HCSN – nhằm để giải quyết công việc thanh toán, thuận lợi, đảm bảo đúng quy định, kịp thời và thực hiện công khai minh bạch công tác quản lý tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan cùng Trung tâm Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết qua bài viết ngay dưới đây
1. Quy trình thủ tục thanh toán chi thường xuyên đối với công tác phí trong nước đơn vị trường học
ÁP DỤNG:
Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 7 năm 2010 về chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan Nhà nước và đơn vị sự nghiệp.
Điều 18 quy chế thu chi nội bộ quy định về chế độ công tác phí trong nước của Học viện Nông nghiệp Việt Nam.
1.1 Khoản Tạm ứng
STT | Danh mục chứng từ yêu cầu | Các quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
1 | Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính | (Nếu có) |
|
2 | Quyết định của Ban Giám đốc cử đi công tác | 02 bản gốc (kho bạc và lưu) | |
3 | Dự toán kinh phí cho đoàn công tác |
| |
4 | Tiền vé máy bay: Chuyển khoản |
| Với đối tượng được TT tiền vé máy bay |
THỜI GIAN: Khi có quyết định được cử đi công tác trưởng đoàn hoặc cán bộ giảng viên phải chuyển hồ sơ xuống Ban TCKT trước 06 ngày làm việc để làm thủ tục tạm ứng cho đoàn.
1.2 Khoản Thanh toán tạm ứng
– Thời gian: Trong thời gian 7 ngày kể từ khi đoàn về, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ cho Ban TCKT để làm thủ tục quyết toán cho đoàn.
– Hồ sơ thanh toán tạm ứng
STT | Danh mục chứng từ yêu cầu | Các quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
1 | Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng |
| |
2 | Bảng kê thanh toán công tác phí | ||
3 | Giấy đi đường | – Giấy đi đường hợp lệ phải có xác nhận của nơi đến công tác hoặc nơi tổ chức hội thảo, hội nghị, tập huấn…; | |
4 | Vé tàu xe | – Nếu đi bằng phương tiện tàu hỏa, ô tô thì có cuống vé tàu và vé xe hợp lệ |
|
5 | Thanh toán tiền phòng nghỉ | – Kế toán thanh toán căn cứ vào vé tàu, xe và ngày đi, về trên quyết định cử người đi công tác để thanh toán số ngày lưu trú và ngày ngủ trọ của cán bộ. Thanh toán tiền thuê phòng hoặc khoán tiền ngủ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện. Nếu là thuê phòng thì phải có hoá đơn tài chính của nơi nghỉ. – Trường hợp đi công tác mà không có hoá đơn tài chính thì thanh toán tiền ở bằng mức khoán được quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ (mức khoán theo vùng). | |
6 | Vé taxi | – Nếu số tiền đi taxi trên 200.000 phải có hoá đơn tài chính (dưới 200.000 là hóa đơn taxi thường) | |
7 | Thuê xe (chuyển khoản) | – Trong trường hợp không đi xe cơ quan, mà phải thuê xe ngoài (nếu không phải kinh phí khoán), thì phải có tờ trình được Ban Giám đốc phê duyệt về việc thuê xe ngoài; giá thuê xe phải được Ban TCKT thẩm định. Có báo giá, hợp đồng (chi tiết quãng đường, lịch trình đi, thời gian đi về); thanh lý hợp đồng và hóa đơn tài chính. |
1.3 Khoản Thanh toán trực tiếp
Trường hợp đơn vị cá nhân có quyết định được cử đi công tác không làm thủ tục tạm ứng kinh phí. Trong thời gian 07 ngày kể từ khi đoàn về phải chuyển hồ sơ cho Ban TCKT làm thủ tục thanh toán (hồ sơ thanh toán giống như trường hợp thanh toán tạm ứng).
2. Quy trình thủ tục thanh toán chi thường xuyên đối với công tác phí nước ngoài đơn vị trường học
ÁP DỤNG:
Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng 6 năm 2012 của Bộ tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ và công chức nhà nước đi công tác ngứn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí và các văn bản hiệp định, thỏa thuận khác nếu có.
- Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài cho cán bộ, giảng viên thuộc các dự án liên kết đào tạo với nước ngoài.
2.1 Khoản Tạm ứng công tác phí
– Thời gian: Khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền. Trưởng đoàn hoặc cán bộ, giảng viên được cử đi công tác, học tập phải hoàn thiện thủ tục và chuyển cho Ban TCKT trước ít nhất 06 ngày làm việc để làm thủ tục tạm ứng.
HỒ SƠ TẠM ỨNG
STT | Danh mục chứng từ yêu cầu | Các quy định đối với từng loại CT | Ghi chú |
1 | Quyết định cử đi công tác | Giám đốc ký duyệt (3 bản: 2 gốc + 1 bản sao) |
|
2 | Dự toán kinh phí cho đoàn công tác | Được Ban TCKT thẩm định và Ban Giám đốc duyệt | |
3 | Lịch trình công tác | Kế hoạch làm việc trong thời gian đi công tác |
|
4 | Tiền vé máy bay: Chuyển khoản | – Nhỏ hơn 5 triệu (1 báo giá, cuống vé, hóa đơn); – Từ 5 triệu đến dưới 20 triệu (3 báo giá, hợp đồng, hóa đơn, cuống vé); – Từ 20 triệu (3 báo giá, quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn, vé điện tử xác nhận đặt chỗ) |
|
5 | Thư mời có liên quan đến chi phí tài chính | Bản gốc (hoặc bản sao có công chứng), nếu không có bản gốc thì bản fax hoặc bản scan từ file (với đi ngắn hạn) + 01 bản dịch và xác nhận |
|
6 | Đơn xin mua và mang ngoại tệ ra nước ngoài | Theo mẫu của ngân hàng (nhưng tỷ giá không vượt tỷ giá của VietcomBank ngày làm hợp đồng) |
|
2.2 Khoản Thanh toán tạm ứng
– Thời gian:
Trong thời gian 15 ngày kể từ khi đoàn về nước, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ kèm theo đầy đủ chứng từ cho Ban TCKT để làm thủ tục quyết toán.
HỒ SƠ THANH TOÁN TẠM ỨNG
STT | Danh mục chứng từ yêu cầu | Các quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
1 | Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng | ||
2 | Bảng kê thanh toán công tác phí |
| |
3 | Tiền phòng nghỉ | Thanh toán khoán theo Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012 của Bộ Tài chính. Đối với trường hợp thanh toán theo thực tế thì thanh toán theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 3 của Thông tư này. | |
4 | Tiền ăn và tiêu vặt | Thanh toán khoán theo Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012 | |
5 | Tiền thuê phương tiện ra sân bay; Tiền điện thoại, fax, internet. | Thanh toán khoán theo Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012 | |
6 | Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày | Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá 80 USD/1 người / 1 nước công tác đối với phương tiện đi làm | |
7 | Phiếu thu lệ phí visa |
| Nếu có |
8 | Bảng thông báo tỷ giá của Vietcombank | Căn cứ vào thời gian đi công tác |
|
2.3 Khoản Thanh toán trực tiếp
Trường hợp đơn vị cá nhân có quyết định được cử đi công tác không làm thủ tục tạm ứng kinh phí. Trong thời gian 15 ngày kể từ khi đoàn về phải chuyển hồ sơ cho Ban TCKT làm thủ tục thanh toán (hồ sơ thanh toán giống như trường hợp thanh toán tạm ứng).
3. Quy trình thủ tục thanh toán chi thường xuyên đối với hội nghị, hội thảo chuyên môn đơn vị trường học
Căn cứ vào nhu cầu thực tế và tính cấp thiết, Giám đốc đồng ý cho tổ chức hội thảo bằng văn bản.
STT | Danh mục chứng từ yêu cầu | Các quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
1 | Công văn | Công văn hoặc quyết định đồng ý cho tổ chức hội thảo chuyên môn | |
2 | Kế hoạch hội thảo | Trong bản kế hoạch ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người, … của hội thảo | |
3 | Lập dự toán chi tiết | Lập dự toán chi tiết những khoản chi cho hội thảo thông qua Ban TCKT thẩm định, trình Giám đốc ký | |
4 | Bảng kê chứng từ thanh toán | Lập bảng kê thứ tự các chứng từ đề nghị thanh toán, trong mỗi phần đề nghị đó đều có các chứng từ kế toán kèm theo và tuân thủ đúng nguyên tắc chi (Mẫu số 05) | |
5 | Giấy mời | Kèm theo chứng từ 3-5 giấy mời | |
6 | Báo cáo | Lập báo cáo kết quả đạt được của hội thảo và kèm theo báo cáo của báo cáo viên nếu có khoản chi cho báo cáo viên | |
7 | Hóa đơn | Nếu có phát sinh mua hàng hóa dịch vụ ≥ 200.000 đồng thì cần có hóa đơn tài chính hợp lệ. | |
8 | Chứng từ khác (nếu có) | Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội thảo chuyên môn. |
3. Thủ tục thanh toán chi thường xuyên đối với mua vật tư, dụng cụ, thiết bị và văn phòng phẩm phục vụ công tác chuyên môn đơn vị trường học
ÁP DỤNG:
– Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 của Bộ tài chính Quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân
– Luật số 43/2013/QH13 của Quốc hội
– Nghị định 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu
STT | Danh mục chứng từ yêu cầu | Các quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
1 | Giấy đề nghị thanh toán |
| |
2 | Báo giá | – Nhỏ hơn 5 triệu: ít nhất 01 báo giá – Trên 5 triệu: 03 báo giá |
|
3 | Quyết định (áp dụng trường hợp hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên) |
|
|
4 | Hợp đồng cung cấp (áp dụng trường hợp từ 5 triệu trở lên) | Chọn đơn vị cung cấp, ký hợp đồng cung cấp; Theo đúng mẫu hợp đồng. | |
5 | Hoá đơn tài chính | Hoá đơn tài chính, bản sao kê xuất nhập theo mẫu quy định. (Áp dụng các trường hợp từ 200.000 trở lên) | |
6 | Biên bản bàn giao vật tư, dụng cụ, thiết bị (bàn giao tay 3 giữa người mua, người bán và người sử dụng/quản lý) | ||
6a | Nếu mua hóa chất, dụng cụ, thiết bị có xuất xứ nước ngoài | Kèm theo giấy chứng nhận xuất xứ (CO) và giấy chứng nhận chất lượng hang hóa (CQ) bản gốc hoặc bản sao | |
7 | Thanh lý hợp đồng (áp dụng trường hợp hợp đồng từ 5 triệu trở lên) | Chi tiết theo các danh mục vật tư, dụng cụ, thiết bị và văn phòng phẩm phù hợp về thời gian. |
4. Thủ tục thanh toán chi thường xuyên đơn vị trường học đối với mua mua động vật, nguyên vật liệu của người bán không có hóa đơn
STT | Danh mục chứng từ yêu cầu | Các quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
1 | Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt | Theo mẫu |
|
2 | Mua nông sản, động vật |
| |
3 | Thuê đất của nông dân | Trường hợp thuê đất phải có hợp đồng, thanh lý, giấy biên nhận và có xác nhận của chính quyền địa phương. |
5. Thủ tục thanh toán chi thường xuyên đơn vị trường học thanh toán cho cá nhân (Coi thi, phụ cấp độc hại, hội đồng chấm khóa luận tốt nghiệp)
STT | Danh mục chứng từ yêu cầu | Các quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
1 | Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản | Theo mẫu. |
|
2 | Coi thi |
|
|
3 | Phụ cấp độc hại |
|
|
4 | Hội đồng chấm khóa luận |
|
|
5 | Tiền quản lý hàng năm |
|
6. Các lưu ý khi thực hiện thủ tục thanh toán chi thường xuyên trong đơn vị trường học
– Hướng dẫn chi tiết tại đây theo quy định hiện hành. Trường hợp quy định của Nhà nước có thay đổi thì yêu cầu về hồ sơ/chứng từ có thể thay đổi;
– Các mẫu, bảng biểu và quy định kế toán phải tuân thủ theo “Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính” và Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006;
– Khi thanh toán thù lao cho cá nhân ngoài trường, có mức chi từ 2.000.000 đồng trở lên, đơn vị phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10%;
– Đối với cá nhân là người nước ngoài lưu trú ở Việt Nam dưới 183 ngày áp dụng mức khấu trừ 20%;
– Khi mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán chuyển khoản và có đầy đủ các chứng từ theo quy định;
– Các khoản thanh toán trên 200.000 đồng phải có hóa đơn tài chính (kể cả trường hợp khi thanh toán tiền mặt đi taxi từ 200.000 đồng trở lên cho 01 lần thanh toán);
– Đối với chứng từ có nhiều nội dung chi tiền ngoài giấy đề nghị thanh toán thì cần lập bảng kê số tiền của từng nội dung;
– Những khoản thanh toán cho con người hoặc bồi dưỡng không có trong Quy chế chi tiêu nội bộ thì phải được Giám đốc duyệt trước, sau đó Ban TCKT kiểm tra tính hợp lý và tiến hành thủ tục thanh toán;
– Nếu mua TSCĐ phải làm thủ tục nhập kho TSCĐ, thủ tục nhập kho gồm biên bản bàn giao TSCĐ (do Ban QL CSVC và ĐT cung cấp) và hóa đơn mua TSCĐ (bản photocopy).
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán HCSN cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là những chia sẻ quy trình thủ tục thanh toán chi thường xuyên đơn vị HCSN cụ thể là trường học mong rằng sẽ giúp các bạn kế toán áp dụng trong công việc hiện tại của đơn vị mình. Đừng quên Like Fanpage Kế Toán Việt Hưng để cập nhật ưu đãi hấp dẫn dành cho các khóa học thực hành kế toán tổng hợp ở các đơn vị hành chính sự nghiệp!