Định khoản thanh toán tạm ứng – Trong quá trình tạm ứng nhiều kế toán còn gặp khó khăn trong khâu hạch toán các khoản tạm ứng. Cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu cách định khoản thanh toán tạm ứng, cho vay qua bài viết ngay phía dưới đây.
1. Kế toán thanh toán tạm ứng
1.1 Nguyên tắc quản lý khoản tạm ứng
– Tiền tạm ứng là khoản tạm chi quỹ kinh phí, vốn nhằm thực hiện các hoạt động hành chính, sự nghiệp hoặc kinh doanh trong đơn vị. Số tiền tạm ứng có thể được sử dụng để chi tiêu cho các công vụ như: mua sắm văn phòng phẩm, chi trả công sửa chữa, chi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chi công tác phí, chi nghiệp vụ phí, tạm ứng, chi thực hiện dự án, đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học, nhu cầu cho tạm ứng, có thể bằng tiền hoặc tài sản tương đương tiền.
– Tiền tạm ứng được quản lý, chi tiêu, thanh toán hoàn ứng theo chế độ quy định, trên cơ sở nguyên tắc chung như sau:
– Chỉ được cấp chi tạm ứng trên cơ sở lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị. Chỉ được cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên chức thuộc danh sách lương của đơn vị để đảm bảo khả năng hoàn ứng khi đến hạn.
– Tiền tạm ứng phải chi trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ.
– Chi tạm ứng cho các đối tượng đã thực hiện thanh toán đúng quy định các lần tạm ứng trước đã.
– Tiền tạm ứng phải được theo dõi: Sử dụng, thanh toán, đúng mục đích và đúng hạn.
1.2 Nhiệm vụ
- Thực hiện nghiêm ngặt công tác quản lý giám sát số tiền tạm ứng từ khi chi tới lúc thanh toán.
- Báo cáo thường xuyên tình hình chi tiêu thanh toán tạm ứng trong đơn vị.
- Theo dõi, phản ánh số tiền tạm ứng khi tạm ứng tới lúc thanh toán từ các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp.
- Ghi chép nghiệp vụ tạm ứng theo lần tạm ứng, đối tượng tạm ứng trên sổ kế toán chi tiết, tổng hợp.
1.3 Chứng từ kế toán tạm ứng
- Kế toán thanh toán căn cứ vào những chứng từ gốc như:
- Giấy đề nghị tạm ứng: Dùng làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
- Giấy thanh toán tạm ứng: là bảng kê khai thác các khoản đã tạm ứng và hoàn tạm ứng
- Các chứng từ gốc chứng minh số tiền tạm ứng đã chi
1.4 Tài khoản 312 – Tạm ứng
Kế toán sử dụng tài khoản 312 “Tạm ứng” – để phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị.
Kết cấu nội dung và cách ghi chép của TK 312 như sau:
Bên Nợ: Các khoản tiền đã tạm ứng trong kỳ
Bên Có: – Các khoản tạm ứng đã được thanh toán
– Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương
Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán.
1.5 Định khoản thanh toán tạm ứng
- Xuất tiền hoặc vật tư tạm ứng cho viên chức, nhân viên.
Nợ TK 312: Tạm ứng
Có TK 111-Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 152- Vật liệu
Có TK 155- Sản phẩm, hàng hóa.
- Thanh toán số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thực chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc.
Nợ TK 152- Nguyên liệu, Vật liệu
Nợ TK 155- Sản phẩm, hàng hóa.
Nợ TK 241-Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 611 – Chi hoạt động sự nghiệp
Nợ TK 662 – Chi hoạt động dự án
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh
Nợ TK 635 – Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước
Có TK 312- Tạm ứng
- Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 334- Phải trả viên chức- trường hợp trừ vào lương
Có TK 312- Tạm ứng
- Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người tạm ứng
Nợ TK 152- Nguyên liệu, Vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 155 – Sản phẩm, hàng hóa.
Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 611 – Chi hoạt động sự nghiệp
Nợ TK 662 – Chi hoạt động dự án
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh
Nợ TK 635 – Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước
Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 312: Tạm ứng
2. Kế toán cho vay
(1) TK 313 “Cho vay” chỉ áp dụng ở những đơn vị HCSN có thực hiện dự án tín dụng cho vay vốn quay vòng. Việc cho vay, thu hồi nợ gốc, lãi suất cho vay phải tuân thủ những qui định, theo đúng mục tiêu của từng dự án.
(2) TK 313 chỉ hạch toán phần nợ gốc, còn tiền lãi được hạch toán trên TK 5118
2.1 Tài khoản 313 – Cho vay
Bên Nợ:
– Số tiền đã cho vay
Bên Có:
– Số nợ gốc cho vay đã thu hồi
– Số nợ gốc cho vay đã được nhà tài trợ cho phép xóa nợ
Số dư Nợ:
– Số tiền gốc cho vay chưa thu hồi, chưa xử lý.
TK 313 có 3 tài khoản cấp 2:
– TK 3131: Cho vay trong hạn
– TK 3132 – Cho vay quá hạn
– TK 3133 – Khoanh nợ cho vay
2.2 Hạch toán kế toán cho vay
Phương pháp kế toán tổng hợp các khoản cho vay
- Khi nhận vốn tài trợ của nước ngoài để làm vốn quay vòng nhưng chưa hoàn tất thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 521 (5212- Tiền hàng viện trợ- Chi tiết nguồn vốn viện trợ cho vay quay vòng)
– Khi có những chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số tiền viện trợ không hoàn lại để làm vốn vay quay vòng, ghi:
Nợ TK 521 (5212)
Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án (Chi tiết nguồn vốn viện trợ cho vay quay vòng)
- Trường hợp có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số tiền viện trợ không hoàn lại để làm vốn vay quay vòng, khi tiếp nhận, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án
- Khi nhận tiền do ngân sách nhà nước cấp vốn đối ứng làm vốn cho vay, ghi:
Nợ TK 112
Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án (Chi tiết nguồn vốn đối ứng cho vay quay vòng)
- Khi xuất tiền cho vay theo hợp đồng, khế ước và chứng từ xuất tiền cho vay, ghi:
Nợ TK 313: cho vay (TK 3131: cho vay trong hạn)
Có TK 111, 112
- Số tiền lãi về các khoản cho vay đã thu được, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 511: các khoản thu (TK 5118: thu khác)
- Số lãi đã hoàn tất thủ tục, được xử láy theo qui định tài chính, bổ sung các nguồn kinh phí, ghi:
Nợ TK 511 (5118)
Có TK 461: Nếu bố sung nguồn kinh phí hoạt động
Có TK 462: Nếu bố sung nguồn kinh phí dự án.
- Khi thu hồi các khoản cho vay trong hạn, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 313 (3131)
- Khi đến hạn trả nhưng các đối tượng vay chưa trả nợ và không gia hạn nợ thì khoản nợ vay được chuyển sang nợ quá hạn, ghi:
Nợ TK 313: Cho vay (TK 3132: cho vay quá hạn)
Có TK 313: Cho vay (TK 3131: cho vay trong hạn)
- Các khoản thiệt hại về vốn cho vay do khách quan, được nhà tài trợ chấp nhận chuyển sang khoanh nợ chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 313: Cho vay (TK 3133: khoanh nợ cho vay)
Có TK 313: Cho vay (TK 3131: cho vay trong hạn)
Có TK 313: Cho vay (TK 3132: cho vay dài hạn)