Hướng dẫn hạch toán chi phí xăng xe theo TT 200 và 133

Việc phát sinh chi phí xăng xe cho nhân viên tại doanh nghiệp là điều thường xuyên diễn ra, từ đó kéo theo 1 phần công việc của kế toán là hạch toán chi phí xăng xe. Gần đây nhiều kế toán đã liên hệ Kế Toán Việt Hưng với nhiều câu hỏi liên quan đến chi phí xăng dầu. Các chi phí xăng dầu này chưa biết hạch toán vào đâu mặc dù đã xác định được đó là chi phí hợp lí của doanh nghiệp. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán chi phí xăng xe cho doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp chi tiền xăng dầu cho nhân viên với mục đích phục vụ sản xuất thì kế toán có thể xác định mục đích công việc để hạch toán vào chi phí cho phù hơp. Kế toán Việt Hưng cũng đưa ra các trường hợp mà doanh nghiệp thường phải sau đây để các bạn tham khảo.

Các trường hợp hạch toán chi phí xăng xe như sau

Trường hợp 1: Sử dụng xăng dầu cho việc di chuyển liên quan đến mua hàng. Kế toán thực hiện hạch toán như sau:

Đối với thông tư 200

Nợ TK 641: Chi phí xăng xe phục vụ việc bán hàng( giá trước thuế)

Nợ TK 1331: Thuế GTGT chi phí xăng dầu

Có TK 112/111: Chi trả bằng tiền mặt/chuyển khoản.

Đối với thông tư 133

Nợ TK 6421: Chi phí xăng dầu phục vụ việc bán hàng (giá trước thuế)

Nợ TK 1331: Thuế VAT chi phí xăng dầu

Có TK 112/111: Chi trả bằng tiền mặt/chuyển khoản.

Ví dụ: Doanh nghiệp A kinh doanh bán vải theo lô cho doanh nghiệp B có kí kết hợp đồng. Trong hợp đồng có thoả thuận doanh nghiệp A trực tiếp giao hàng tại kho của doanh nghiệp B tại ngày 01/06/2022. Doanh nghiệp A thực hiện vận chuyển hàng hoá với chi phí xăng dầu( có Hoá đơn GTGT) là 1.000.000 đã bao gồm VAT. Kế toán thực hiện hạch toán chi phí xăng xe như sau:

Nợ TK 641/6421: 909.091

Nợ TK 1331: 90.909

Có TK 111: 1.000.000đ

Trường hợp 2: Chi phí xăng dầu dành cho hoạt động chung của doanh nghiệp như đưa đón nhân viên, phục vụ việc công tác,…. Kế toán có thể hạch toán chi phí xăng xe như sau:

Đối với thông tư 200

Nợ TK 6428: Chi phí xăng dầu chưa bao gồm thuế VAT

Nợ TK 1331: Thuế VAT

Có Tk 111/112: Thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản

Đối với thông tư 133

Nợ TK 6422: Chi phí xăng dầu chưa bao gồm thuế VAT

Nợ TK 1331: Thuế VAT

Có Tk 111/112: Thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản

Ví dụ: Doanh nghiệp A có xưởng tại Đồng Nai cà có chính sách đưa đón nhân viên từ HCM đến Đồng Nai và ngược lại. Hoá đơn GTGT theo từng lần phát sinh tại các cây xăng cố định đã kí hợp đồng. Tại ngày 02/06/2022, doanh nghiệp A nhận Hoá đơn GTGT xăng dầu với giá trị 3.000.000đ đã bao gồm VAT. Kế toán hạch toán chi phí xăng xe như sau:

Nợ TK 6428/6422: 2.727.273

Nợ TK 1331: 272.727

Có TK 112: 3.000.000

Trường hợp 3: Doanh nghiệp sử dụng chi phí xăng đầu để thực hiện trực tiếp cho việc sản xuất, kinh doanh. Kế toán hạch toán chi phí xăng xe như sau:

Đối với thông tư 200

Nợ TK 621: Chi phí xăng dầu trực tiếp vào kinh doanh

Nợ TK 1331: Thuế VAT

Có TK 111/112: Thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản

Đối với Thông tư 133

Nợ TK 154: Chi phí xăng dầu trực tiếp vào kinh doanh

Nợ TK 1331: Thuế VAT

Có TK 111/112: Thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản

Ví dụ: Doanh nghiệp A có xưởng sản xuất hộp nhựa tiêu dùng. Để máy móc hoạt động cần phải có xăng dầu. Doanh nghiệp A có kí kết hợp đồng với các đại lí cũng cấp xăng dầu. Ngày 06/06/2022 doanh nghiệp A có nhập 3.000.000 xăng dầu để phục xụ sản xuất. Kế toán thực hiện hạch toán chi phí xăng xe như sau:

Nợ TK 154/ 621: 2.727.273

Nợ TK 1331: 272.727

Có TK 112: 3.000.000

Như vậy chúng ta có thể thấy việc hạch toán chi phí xăng xe tuỳ vào mục đích sử dụng. Chúng ta có thể đưa vào các chi như: chi phí bán hàng( 641), chí phí quản lí doanh nghiệp( 642), chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất( 154),… Kế toán có thể tự xác định mục đích để thực hiện hạch toán cho phù hợp với doanh nghiệp.

Tuy nhiên để hợp thức hoá chi phí xăng dầu thì doanh nghiệp cần phải biết các điều kiện để xác định chi phí xăng dầu là chi phí hợp lí của doanh nghiệp.

Điều kiện để chi phí tiền xăng xe được xác định là chi phí hợp lý của doanh nghiệp

Tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định như sau:

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Như vậy cũng như các chi phí khác, theo quy định trên thì để xác định chi phí tiền xăng xe được tính là chi phí hợp lý thì phải thỏa mãn 3 điều kiện sau:

– Chi phí xăng dầu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

– Chi phí xăng dầu có chứng từ và hóa đơn đầy đủ.

– Hoá đơn GTGT từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế VAt) thì phải thanh toán bằng chuyển khoản.

Trường hợp cùng 1 ngày, cùng 1 đơn vị cung cấp xuất nhiều hoá đơn GTGT với giá trị nhỏ hơn 20tr đồng. Tuy nhiên tổng giá trị của các hoá đơn trong ngày lớn hơn 20tr thì cũng phải thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản.

Bộ chứng từ để chi phí xăng dầu được xác định là chi phí hợp lý. Chủ yếu là trường hợp sử dung chi phí xăng xe cho mục đích không thường xuyên như đi công tác, vận chuyển hàng hoá tuỳ khách hàng,… của doanh nghiệp bao gồm:

– Quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp (nếu có)

– Lệnh điều xe

– Biên bản ghi chỉ số công tơ mét

– Quyết toán tiền xăng xe

– Hóa đơn GTGT

Cụ thể từng chứng từ như sau:

2.1. Quyết định cử đi công tác

Đối với chi phí xăng dầu phục vụ nhân viên đi công tác thì bắc buộc phải có quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp thì chi phí xăng dầu mới được hợp lý. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua những giấy tờ này và chỉ truyền nhau bằng phương pháp bằng lời nên việc ra quyết định thường là không có. Đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên mặc dù phương pháp cử đi công tác bằng lời và thực tế thì chi phí đó là chi phí thực của doanh nghiệp nhưng nếu không có quyết định cử đi công tác thì việc giải trình với cơ quan thuế rất khó khăn. Vì vậy, việc lập ra quyết định cử đi công tác thì mỗi doanh nghiệp cần phải lưu ý và tránh thiếu sót.

Nội dung của Quyết định bao gồm cụ thể như sau:

+ Trên quyết định phải ghi rõ tên Nhân viên được cử đi công tác

+ Mục đích của việc đi công tác

+ Địa chỉ nơi đi, nơi đến

+ Thời gian đi công tác

Mẫu Quyết định cử đi công tác như sau:

Mẫu Quyết định cử đi công tác
Mẫu Quyết định cử đi công tác

2.2 Lệnh điều xe

Trong trường hợp công ty có hỗ trợ xe và tài xế cho nhân viên đi công tác. Căn cứ vào quyết định cử đi công tác hoặc sự phân công của Giám đốc, phòng tổ chức hành chính thực hiện viết lệnh điều xe cho nhân viên.

Nội dung trên Lệnh điều xe cần ghi rõ: Số biển số xe ô tô, tên lái xe, nhiệm vụ, ngày đi, và nơi đến

Mẫu lệnh điều xe như sau:

Lệnh điều xe cần thiết khi hạch toán chi phí xăng xe
Lệnh điều xe cần thiết khi hạch toán chi phí xăng xe

2.3. Biên bản ghi chỉ số công tơ mét

Biên bản ghi chỉ số công tơ mét là biên bàn mà nhiều doanh nghiệp bỏ sót. Để xác đinh đúng được chi phí xăng xe chỉ sử dụng cho mục địch doanh nghiệp thì việc bổ sung biên bản này trong hồ sơ là cần thiết. Biên bản này cũng một phần giúp doanh nghiệp quản lí được quãng đường đi của xe khi đi công tác và tránh được việc tài xế hoặc nhân viên sử dụng với mục đích riêng. Nội dung cần có trong biên bản bao gồm:

+ Tên loại xe ô tô, loại xe vận chuyển

+ Ngày chốt số công tơ mét trên biên bản,

+ Chỉ số cũ, Chỉ số mới

+ Số Km đã đi trong tháng

2.4. Quyết toán tiền xăng xe

Để xác định là quyết toán tiền chi phí xăng xe cho doanh nghiệp có thể đưa vào trong chi phí hợp lí. Mặc khác quyết toán tiền xăng xe là chứng từ để doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại cho nhân viên khi nhân viên tự ứng trước chi cho khoản xăng xe này. Nội dung Quyết toán tiền xăng xe bao gồm:

+ Tên loại xe sử dụng,

+ Địa chỉ đi trong tháng, số chuyến, số km trong từng lần đi công tác

+ Định mức tiêu thụ của xe

+ Số Lít xăng đi hết trong tháng

+ Số tiền phải thanh thanh toán

+ Đối trừ, thừa, thiếu (nếu có)

2.5. Hóa đơn GTGT của số Lít xăng xe đã tiêu thụ hết trong tháng

Hoá đơn GTGT là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ. Việc có được xác định vào chi phí hợp hay không là dựa vào hoá đơn GTGT này. Tuy nhiên trên hoá đơn thì tiền xăng xe phải thể hiện đúng và trùng khớp với quyết toán tiền xăng xe. Đơn giá trên tiền xăng xe cũng phải phù hợp với giá cả thị trường hiện tại.

Hóa đơn GTGT của số Lít xăng xe đã tiêu thụ hết trong tháng
Hóa đơn GTGT của số Lít xăng xe đã tiêu thụ hết trong tháng

Trên đây kế toán Việt Hưng đã chia sẻ cho các bạn cách hạch toán chi phí xăng xe cho doanh nghiệp. Nhìn chung khi bạn chi xăng xe cho mục đích gì thì sẽ hạch toán chi phí xăng xe tương đương với chi phí đó. Ngoài ra để chi phí xăng xe được xác định là chi phí hợp lí thì doanh nghiệp cũng cần có bộ hồ sơ như đã nêu ở trên. Truy cập fanpage để tìm hiểu thêm các thông tin nghiệp vụ hữu ích nhé! Chúc các bạn thành công.

0 0 Bình chọn
Bình chọn
ok
0912.929.959
0973.241.678
0912.929.959
0982.929.939
Yêu cầu tư vấn