Cách làm bảng tính lương trên Excel theo tháng

Cách làm bảng tính lương trên Excel | Như chúng ta đã biết, Excel là công cụ không thể thiếu đối với kế toán. Excel cũng dần trở thành một trong những kỹ năng quan trọng trong việc tuyển dụng cũng như đánh giá nhân viên trong việc tuyển dụng. Với kế toán, nhân sự hoặc bộ phận C&B thì excel là công cụ không thể thiếu trong việc tính lương cho nhân viên.

Đặc biệt là các doanh nghiệp với số lượng nhân viên lớn. Công cụ này như một thứ vũ khí sắc bén hỗ trợ đắc lực cho công tác tính toán lương thưởng, các chế độ BHXH, thuế TNCN. Tuy nhiên để tạo ra một file excel để thực hiện tính lương nhân viên là điều mà nhiều kế toán cũng như nhân sự quan tâm. Kế Toán Việt Hưng sẽ chia sẻ cho các bạn cách làm bảng lương trên Excel.

Để làm bảng tính lương bằng Excel hay bất cứ trên các phần mềm khác, thì trên Bảng lương cũng sẽ thể hiện các khoản sau:

– Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành công việc.

– Mức lương tối thiểu vùng mới nhất.

– Các khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế TNCN.

– Tính được thuế TNCN phải nộp.

– Các khoản đóng và không phải đóng BHXH.

– Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm vào chi phí doanh nghiệp và trích vào lương người lao động…

Ngoài ra, Hợp đồng lao động là bộ hồ sơ không thể thiếu và cũng là căn cứ để làm bảng lương.

Cách làm bảng tính lương trên Excel theo tháng

1. Lương chính

Lương Chính là lương được ghi trên hợp đồng lao động. Mức lương này cũng là mức mà bạn thể hiện trên thang bảng lương, từ đây xây dựng để nộp cho cơ quan bảo hiểm. Vì vậy theo tuỳ quy định công ty, đây cũng là mức lương đóng BHXH (tức là không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng)

Ví dụ: Công ty Kế toán Việt Hưng ở Vùng 1 thì theo quy định của nhà nước, mức lương tối thiểu năm 2022 là: 4.420.000, mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho người lao động làm công việc đòi hỏi đã qua đào tạo nghề, học nghề là 4.729.400đ/ tháng.

=> Như vậy: Trên hợp đồng lao động và trên thang bảng lương của Kế toán Việt Hưng. Vì tính chất ngành nghề nên 100% nhân viên đều đã qua học nghề và đào tạo. Vì vậy mức lương tối thiểu phải là 4.729.400.

2. Các khoản Phụ cấp

Để làm được bảng lương, bạn cần xác định rõ các khoản phụ cấp trong việc tính BHXH cũng như thuế TNCN. Bên cạnh lương chính mà nhân viên được hưởng thì việc có các khoản phụ cấp thể hiện trên bảng lương cũng không thể thiếu.

Các khoản phụ cấp không đóng BHXH theo quy định bao gồm:

– Tiền thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật lao động, tiền thưởng sáng kiến;

– Tiền Cơm trưa hoặc tiền ăn giữa ca;

– Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ;

– Các khoản hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động quy định tại tiết c2 điểm c khoản 5 Điều 3 của Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH.

Các khoản phụ cấp được miễn thuế TNCN bao gồm:

– Tiền cơm trưa hoặc tiền ăn giữa ca (Tuy nhiên, theo quy định nhà nước thì khoản phụ cấp này được miễn không được vượt quá 730.000 đồng. Trường hợp khoản phụ cấp này cao hơn 730.000 thì phần chênh lệch sẽ tính thuế TNCN)

– Tiền điện thoại.

– Tiền công tác phí.

– Tiền trang phục. (Tuy nhiên, theo quy định nhà nước thì khoản phụ cấp này được miễn không được vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Trường hợp khoản phụ cấp này cao hơn 5.000.000 đồng/người/năm thì phần chênh lệch sẽ tính thuế TNCN)

– Tiền làm thêm giờ vào ngày nghỉ, lễ, làm việc vào ban

– Tiền đám hiếu, đám hỷ.

Các khoản hỗ trợ, phụ cấp KHÔNG được miễn thuế TNCN:

– Tiền thưởng.

– Tiền xăng xe, đi lại

– Tiền nuôi con nhỏ…

– Tiền phụ cấp…

– Phụ cấp trách nhiệm

3. Tổng thu nhập

Để xác định thu nhập của một nhân viên thì được tính như sau:

Tổng thu nhập = Lương Chính + Các khoản Phụ cấp

4. Ngày công

Các bạn phải dựa vào Bảng chấm công hàng ngày để nhập vào phần này.

5. Cách tính Tổng Lương thực tế

Tổng lương thực tế = Tổng thu nhập/26 x Số ngày công đi làm thực tế

(Hoặc = (Tổng thu nhập/ngày công hành chính của tháng theo quy định công ty) x số ngày làm việc thực tế.

Ví dụ: Kế toán Việt Hưng quy định thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, nghĩ Thứ 7, chủ nhật hàng tuần.Tháng 3/2022 có 31 ngày => có 23 ngày công thực tế. Công ty trả lương 5.000.000/tháng thì cách tính như sau

– Nếu bạn đi làm đủ 23 ngày = (5.000.000/23 ) x 23 = 5.000.000

– Nếu bạn đi làm 22 ngày = (5.000.000/23) x 22 = 4.782.609

Chú ý: Theo Khoản 4 điều 14 Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH quy đinh: Tiền lương ngày được trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của pháp luật mà doanh nghiệp lựa chọn, nhưng tối đa không quá 26 ngày”.

Lưu ý: Nếu người lao động làm thêm giờ, tăng ca, ngày lễ… thì theo quy định: Người lao động làm thêm giờ được trả lương theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc đang làm như sau:

a. Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;

b. Vào ngày nghỉ hàng tuần, ít nhất bằng 200%;

c. Vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300%.

6. Lương đóng BHXH

Lương đóng BHXH = Là mức lương chính ở phần 1 + Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH.

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định các khoản phụ cấp phải đóng BHXH như sau:

– Phụ cấp chức vụ, chức danh;

– Phụ cấp trách nhiệm;

– Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

– Phụ cấp thâm niên;

– Phụ cấp khu vực;

– Phụ cấp lưu động;

– Phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự

7. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm năm 2022

Theo quy định hiện nay thì các bạn cần để ý các tỉ lệ trích khoản bảo hiểm theo từng giai đoạn để xác định đúng khoản BHXH.

Từ ngày 01/01/2022 – 30/6/2022:

Từ ngày 01/7/2022 – 30/9/2022:

Từ ngày 01/10/2022:

8. Thuế TNCN phải nộp

Theo quy định công ty thì:

– Những lao động có ký hợp đồng trên 3 tháng thì các bạn tính theo biểu lũy tiến từng phần.

– Những lao động thời vụ, thử việc, ký hợp đồng dưới 3 tháng thì các bạn khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả lương cho.

Cột này các bạn có thể tính tiền thuế TNCN của từng người lao động và nhập vào đây. Hoặc sử dụng hàm sau:

Biết U22 là ô tổng thu nhập chịu thuế.

9. Tạm ứng

Đây là số tiền mà nhân viên đã ứng lương trong tháng.

10. Thực lãnh

Thực lãnh = Tổng thu nhập – Khoản tiền BHXH trính vào lương của NV – Thuế TNCN phải nộp (nếu có) – Tạm ứng (nếu có).

Chú ý Quan trọng: Khi thanh toán tiền lương cho nhân viên các bạn phải yêu cầu họ ký vào bảng thanh toán tiền lương, như vậy thì chi phí tiền lương này mới được trừ khi tính thuế TNDN nhé.

Các hàm thông dụng và hay sử dụng nhất trong cách làm bảng tính lương trên Excel

Hàm IF

Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị A, giá trị B).

Nếu thỏa mãn điều kiện đạt được thì giá trị sẽ là A, còn nếu không thỏa mãn điều kiện thì mãy sẽ trả về giá trị là B.

Hàm COUNT (Đếm số ô chứa số)

Công thức: =COUNT(value1, [value2],…)

– Value1 Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.

– Value2… Tùy chọn. Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.

Hàm COUNTIF (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/điều kiện)

Công thức: =COUNTIF(phạm vi, tiêu chí)

– Phạm vi Bắt buộc. Một hoặc nhiều ô để đếm, bao gồm các số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.

– tiêu chí Bắt buộc. Số, biểu thức, tham chiếu ô hay chuỗi văn bản xác định ô sẽ được đếm.

Hàm Sum (Tính tổng các số)

Công thức: =SUM((number1,number2,…) hoặc Sum(A1:An)

– Number1 là số 1

– Number2 là số 2

Hàm Sumif (Tính tổng có điều kiện)

Công thức: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

– Range Bắt buộc. Phạm vi ô bạn muốn đánh giá theo tiêu chí. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.
criteria Bắt buộc. Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào.

– Sum_range Tùy chọn. Các ô thực tế để cộng nếu bạn muốn cộng các ô không phải là các ô đã xác định trong đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel cộng các ô được xác định trong đối số range (chính các ô đã được áp dụng tiêu chí).

Hàm VLOOKUP

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Đây là hàm truy vấn, tìm kiếm thông dụng nhất.

Tuy nhiên đối tượng tìm kiếm (lookup_value = Mã nhân viên / Tên nhân viên) phải nằm trong cột đầu tiên bên trái vùng bảng tìm kiếm (table_array = Bảng Danh sách nhân viên).

Hàm xử lý thời gian

– Hàm DATE(year,month,day): Tạo ra 1 giá trị ngày tháng xác định rõ bởi năm, tháng, ngày

– Hàm YEAR(serial_number): Theo dõi số năm của 1 giá trị ngày tháng

– Hàm MONTH(serial_number): Theo dõi số tháng của 1 giá trị ngày tháng

– Hàm DAY(serial_number): Theo dõi số ngày của 1 giá trị ngày tháng

– Hàm HOUR(serial_number): Theo dõi số giờ của 1 giá trị thời gian

– Hàm MIN(serial_number): Theo dõi số phút của 1 giá trị thời gian

Ngoài ra còn có các hàm mà các bạn có thể tham khảo thêm để thực hiện cách làm bảng tính lương trên Excel

Hàm COUNTIFS (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/nhiều điều kiện)

Công thức: =COUNTIFS(phạm vi tiêu chí 1, tiêu chí 1, [phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2],…)

– Phạm vi tiêu chí 1 Bắt buộc. Phạm vi thứ nhất trong đó cần đánh giá các tiêu chí liên kết.

– Tiêu chí 1 Bắt buộc. Tiêu chí dưới dạng một số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc văn bản để xác định những ô nào cần đếm.

– Phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2,… Tùy chọn. Những phạm vi bổ sung và tiêu chí liên kết của chúng. Cho phép tối đa 127 cặp phạm vi/tiêu chí.

Hàm IF(OR)

Công thức: =IF(điều kiện(hoặc là điều kiện 1, hoặc là điều kiện 2, hoặc là điều kiện 3,…), giá trị A, giá trị B)

Nếu thỏa mãn các điều 1, hoặc 2, hoặc 3… thì giá trị sẽ là A, không thỏa mãn điều kiện là B.

Hàm IF(AND)

Công thức: =IF(điều kiện(điều kiện 1, điều kiện 2, điều kiện 3,…), giá trị A, giá trị B)
Nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện 1, điều kiện 2, điều kiện 3… thì giá trị là A, không thỏa mãn điều kiện là B.

Hàm IF lồng nhau

Công thức: =IF(điều kiện 1,giá trị A,if(điều kiện 2, giá trị B, điều kiện 3, giá trị C… giá trị H)))

Nếu thỏa mãn điều kiện 1, thì đó là giá trị A, nếu thỏa mãn điều kiện 2, thì đó là giá trị B… Không là giá trị H (Lưu ý hàm sử dụng với nhiều điều kiện. Ví dụ như công thức tính thuế Thu nhập cá nhân)

Trên đây kế toán Việt Hưng đã chia sẻ cách làm bảng tính lương trên Excel với các công thức và hàm Excel chi tiết, hi vọng sẽ giúp bạn thuận tiện hơn khi thực hiện tính lương cho nhân viên công ty. Bạn muốn nhận hoặc muốn chia sẻ thêm các kiến thức hữu ích, truy cập ngay fanpage của chúng tôi. Chúc bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao.