Chi phí máy bay là một khoản phí công tác không nhỏ mà mỗi doanh nghiệp đều chịu khi có nhân viên đi công tác. Vậy chi phi máy bay cần những gì để trở thành chi phí hợp lệ trong doanh nghiệp? Các trường hợp chi phí máy bay hợp lệ? Kế toán Việt Hưng chia sẻ bạn đọc trong bài viết sau.
Doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay tại Đại lý
Căn cứ theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
Chứng từ cần có để chi phí máy bay hợp lệ:
- Hoá đơn
- Vé máy bay; thẻ lên máy bay (nếu có)
- Chứng từ thanh toán (Nếu giá trị từ 20tr thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
Doanh nghiệp KHOÁN cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay
Chứng từ cần có để chi phí máy bay hợp lệ:
- Có hóa đơn (Nếu cá nhân mua vé máy bay trực tiếp tại đại lý)
- Vé máy bay (Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay nếu cá nhân đó mua qua website)
- Chứng từ thanh toán của cá nhân với bên bán hàng.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Căn cứ theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
- Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.)
Doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử
Căn cứ theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động. Thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Chứng từ cần có để chi phí máy bay hợp lệ:
- Vé máy bay điện tử (Vì vé máy bay điện tử là hoá đơn rồi nhé)
- Thẻ lên máy bay (boarding pass)
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chi phí mua vé máy bay nước ngoài
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty theo trình bày mua vé máy bay khứ hồi cho nhân viên đi công tác tại nước ngoài (Đức) của hãng hàng không East Sea Travel & Air Service GmBH thông qua Website của Hãng hàng không (Hãng không có đại lý tại Việt Nam) thì khi thanh toán cho Hãng, Công ty có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế (TNDN) nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu, thuế GTGT không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.
Về chi phí đi công tác ở nước ngoài như: Tiền khách sạn, ăn uống,… của nhân viên nếu Công ty đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT- BTC thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Dựa vào các quy định của Bộ Tài Chính và các trường hợp nêu trên, kế toán viên căn cứ vào đó để hạch toán chi phí máy bay hợp lệ cho chi phí trong doanh nghiệp. Giảm trừ thuế doanh nghiệp.