Làm thế nào để phân biệt được tình huống xử lý thu hồi hóa đơn hay hủy hóa đơn khi lập biên bản? Để tránh trường hợp kế toán viên lập biên bản nhầm, kế toán Việt Hưng chia sẻ bạn đọc cách phân biệt biên bản thu hồi và biên bản hủy hóa đơn.
Hóa đơn điện tử khi bị sai có bắt buộc phải làm biên bản hủy không?
Hóa đơn điện tử bị sai bắt buộc phải sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường Và nộp thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế.
Phân biệt biên bản thu hồi và biên bản hủy hóa đơn
Biên bản hủy hóa đơn
Biên bản hủy hóa đơn là khi người nộp thuế, hay người có chức năng phát hành, người có chức năng in do không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn đó nữa, hay do sai sót khi tạo lập và in ấn,…Thì sẽ thực hiện việc hủ hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật
Mẫu biên bản hủy hóa đơn dùng để ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy. Theo thông tư 39/2014/TT-BTC doanh nghiệp khi cung ứng hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mẫu biên bản hủy hóa đơn cũ.
Các trường hợp hủy hóa đơn
- Hóa đơn bị in sai, in nhầm, in thừa, in trùng phải được thu hồi trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn
- Tổ chức, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.
+ Thời gian hủy đơn chậm nhất là ba mươi ngày. Kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế
+ Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày. Kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
- Các loại hóa đơn đã lập của đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Biên bản thu hồi hóa đơn
Tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính có quy định như sau:
“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.”
Khi nào thì phải lập biên bản thu hồi hóa đơn?
- Bên bản đã lập hóa đơn nhưng hóa đơn viết sai, sau đó bên bán đã giáo hóa đơn này cho bên mua.
- Cả bên mua và bên bán chưa sử dụng hóa đơn này để kê khai thuế
Những chú ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn:
- Ngày trên biên bản thu hồi hóa đơn và ngày trên hóa đơn mới phải cùng ngày
- Trên biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện rõ: Lý do thu hồi, thu hồi hóa đơn số… ngày tháng … ký hiệu … và xuất hóa đơn mới số … ngày tháng … ký hiệu ….
- Sau khi lập xong biên bản thu hồi hóa đơn 2 bên phải ký, ghi rõ họ tên (Thường là người đại diện pháp luật). Và đóng dấu vào biên bản thu hồi hóa đơn xác nhận -> Xuất lại hóa đơn mới.
Biên bản thu hồi và biên bản hủy hóa đơn có sự khác biệt rõ rệt. Tùy thuộc vào từng trường hợp hóa đơn đã được giao nhận, kê khai thuế chưa để xử lý và lập biên bản theo đúng quy định của luật kế toán hiện hành. Kế toán viên căn cứ vào đó để xử lý nghiệp vụ cho đúng, tránh sai lầm ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công.