Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc mà kế toán thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Để hiểu rõ hơn về hình thức kế toán trên máy vi tính, bạn đọc hãy theo dõi bài viết dưới đây của Kế toán Việt Hưng nhé.
Kế toán trên máy tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán. Dùng máy tính để hỗ trợ, thay thế 1 phần công việc của người làm kế toán tài chính trong doanh nghiệp.
1. Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính
a. Căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra
- XĐ tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan trên phần mềm kế toán
-> Dùng làm căn cứ ghi sổ hàng ngày
b. Thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính
- Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
- Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy. Đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
-> Vào cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào)
Biểu mẫu sổ sách kế toán trên máy vi tính
- Không nhất thiết phải giống như mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
- Có thể không có các cột thông tin như mẫu sổ kế toán bằng tay, có thể thêm các cột thông tin trung gian để nhằm thuận tiện cho việc lập công thức.
- Nhập thông tin vào máy ngay tại thời điểm phát sinh, nên ngày ghi sổ và ngày trên chứng từ là cùng 1 ngày.
Đối chiếu số liệu
- Đối chiếu số liệu giữa các sổ sách là rất quan trọng. Vì số liệu có thể bị ghi sai thông tin vào sổ sách hoặc từ lúc tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết lên bảng tổng hợp.
- Riêng việc đối chiếu số liệu giữa các sổ không có nhiều ý nghĩa trên hình thức kế toán máy vi tính. Vì tất cả các số sách kế toán đều được truy xuất chung vào bộ số liệu nên việc lập các sổ sách gần như độc lập nhau.
2. Điểm khác biệt của hình thức kế toán máy vi tính
- Mỗi DN khác nhau có thể sử dụng các chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tiêu chuẩn, tính năng kỹ thuật hay điều kiện áp dụng
- Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và BCTC theo quy định
- Thực hiện những bút toán, hạch toán các nghiệp vụ, các công việc của kế toán nói chung được thực hiện bằng chương trình phần mềm kế toán trên máy tính
- Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó.
-> Không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay
ƯU ĐIỂM
- Sử dụng hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên và thời gian, dòng tiền sẽ được cải thiện thông qua thu nợ tốt hơn và kiểm soát hàng tồn kho.
- Tiết kiệm chi phí: phần mềm kế toán trên máy vi tính giảm thời gian nhân viên làm tài khoản và giảm chi phí kiểm toán như hồ sơ gọn gàng, lên nhật và chính xác.
- Khả năng để đối phó trong nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng – nhiều phần mềm kế toán trên máy vi tính cho phép một doanh nghiệp để kinh doanh nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng. Vấn đề liên quan với những thay đổi tỷ giá hối đoái được giảm thiểu.
- Tốc độ nhập dữ liệu vào máy tính thực hiện nhanh hơn rất nhiều hơn so với phương pháp kế toán thủ công.
- Xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác
- Thông tin dữ liệu khi cần thiết sẽ có ngay lập tức và có thể được gửi cho nhiều người sử dụng khác nhau tại các địa điểm khác nhau cùng một lúc.
NHƯỢC ĐIỂM
- Chi phí vận hành cho hệ thống ngày càng trở nên lớn hơn. Ngoài việc hàng năm cần phải trả tiền bảo trì, bảo dưỡng, còn cần phải thuê thêm 1 chuyên gia CNTT vì nhiều công việc kỹ thuật của hệ thống không phải lúc nào cũng được công ty CNTT thực hiện một cách nhanh chóng.
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó.
- Chỉ làm 1 người trên 1 file tại 1 thời điểm.
- Ngoài ra, còn một số yêu cầu viết thêm để bổ sung thêm các tính năng cho nhu cầu quản lý, và đây mới thực sự là một khoản chi phí “khủng”.
Hình thức kế toán trên máy vi tính giúp kế toán làm việc thuận tiện hơn, nhanh chóng, xử lý nghiệp vụ hiệu quả.