Sai sót kế toán tiền lương | Đây là mảng nghiệp vụ đòi hỏi sự tỷ mỉ, chi tiết và chính xác. Vì vậy, khi làm kế toán tiền lương không tránh khỏi những sai sót về hạch toán, chứng từ. Sau đây Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ thống kê những sai sót về tiền lương mà kế toán hay mắc phải để tìm cách khắc phục.
CĂN CỨ PHÁP LÝ:
– Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC
– Sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
– Sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC
13 sai sót kế toán tiền lương thường gặp khi thanh tra thuế
1. Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả
Theo tiết a điểm 2.6 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:
2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
Để tăng chi phí cho doanh nghiệp nhằm trốn thuế phải nộp, nhiều kế toán đã chọn cách tăng chi phí tiền lương của lao động. Nhưng nó là khoản chi phí ảo không có thực nên lại không chi trả cho người lao động. Vậy khi kiểm tra thuế cơ quan thuế phát hiện ra sẽ bị loại chi phí ra khỏi chi phí được trừ.
Vậy để tránh trường hợp như trên kế toán cần phải lưu ý gì?
– Bảng chấm công, bảng thanh toán lương hàng tháng phải khớp với chứng từ chi tiền (có thể chi bằng tiền mặt, chuyển khoản, tiền vay,…) hàng tháng.
– Số dư tài khoản phải trả lương 334 phải chi tiết theo khoản mục và trích lập dự phòng theo quy định
VÍ DỤ 1: Tháng 12/2022, Công ty Việt Hưng có hạch toán chi phí tiền lương cho bộ phận quản lý là 100.000.000 đồng. Nhưng lại không có chứng từ chứng minh công ty đã chi trả khoản tiền lương này. Vì vậy chi phí này bị loại trừ
2. Tiền lương, tiền thưởng không quy định điều kiện hưởng, mức hưởng trong các hồ sơ
Tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC quy định:
2. Sửa đổi đoạn thứ nhất tại tiết b điểm 2.6 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính): “b) Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”. |
BIỆN PHÁP: Khi phát sinh tăng các khoản thưởng, tiền lương của từng người lao động phải có hợp đồng lao động, và các chứng từ lao động để chứng minh khoản tiền lương, tiền thưởng được quy định cụ thể
VÍ DỤ 2: Để khuyến khích nhân viên trong công ty, công ty Việt Hưng có chi cho nhân viên Hương 2.000.000 đồng tiền thưởng tháng 05/2023 do đã hoàn thành tốt chỉ tiêu đề ra. Tuy nhiên, trong hợp đồng lao động loại không quy định những khoản tiền thưởng phát sinh này. Vậy chi phí này bị loại trừ.
XEM THÊM:
3. Các khoản phụ cấp không có thật
Doanh nghiệp không muốn nộp bảo hiểm xã hội cho người lao động ở mức cao làm tăng chi phí của doanh nghiệp hoặc phát sinh thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho người lao động. Vì vậy, kế toán sẽ đẩy một số khoản lương, thưởng vào những mục phụ cấp không tính bảo hiểm, không tính thuế TNCN. Tuy nhiên kế toán lại không chứng minh được các khoản phụ cấp này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
BIỆN PHÁP: Kiểm tra lại các khoản phụ cấp chi trên bảng lương xem đã phù hợp với luật BHXH, luật thuế TNCN và mục đích kinh doanh của doanh nghiệp hay chưa
VÍ DỤ 3: Nhân viên Hoa làm việc tại Công ty Việt Hưng. Trên bảng lương tháng 05/2021 có khoản phụ cấp 1.000.000 đồng (được ghi là phụ cấp đào tạo nâng cao tay nghề). Nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra thì khoản này lại không có chứng từ chứng minh việc đi học đào tạo này. Vì vậy chi phí này bị loại
4. Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động
Theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC quy định:
– Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi hiếu hỷ,….. chưa có đủ chứng từ chứng minh đã chi không đúng đối tượng.
– Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
BIỆN PHÁP:
– Kiểm tra lại các phiếu chi phúc lợi cho người lao động xem các khoản chi phúc lợi này đã có chứng từ chứng minh đầy đủ chưa:
VÍ DỤ 4: Tháng 08/2023, Công ty Việt Hưng có phiếu chi 05 ngày 15/08/2023 cho CBCNV ở văn phòng 2.000.000 đồng đi mừng đám hiếu hỷ. Như vậy, chứng từ cần có trong phiếu chi này là Giấy đăng ký kết hôn của người lao động kèm giấy đề nghị thanh toán tiền có ký duyệt của lãnh đạo Công ty.
– Hết năm kế toán phải tập hợp các phiếu chi cho phúc lợi xem tổng mức chi là bao nhiêu. Sau đó đối chiếu với 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Kiểm tra mức chi cho phúc lợi đã đúng với quy định chưa.
5. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên được đưa vào bảng lương, tính vào chi phí của doanh nghiệp
Theo tiết d điểm 2.6 khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định (giống Mục 1 phía trên)
BIỆN PHÁP:
– Kế toán cần xem lại Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp xem có là doanh nghiệp tư nhân hay Công ty TNHH MTV không?
– Tiếp theo kiểm tra lại bảng lương, các khoản chi lương và loại trừ phần tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH MTV ra khỏi chi phí được trừ
6. Các khoản thù lao cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh nhưng vẫn có tên trên bảng thanh toán lương và chi trả lương.
Theo tiết d điểm 2.6 khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:
2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
BIỆN PHÁP:
– Kiểm tra các hồ sơ liên quan: Biên bản họp Hội đồng quản trị, các quyết định, quy chế tài chính của công ty
7. Chi trang phục vượt quá mức quy định hoặc không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ
– Chi trang phục bằng tiền mặt hoặc vừa chi bằng tiền mặt và chi bằng hiện vật
+ Theo quy định tại điểm 2.7, khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung bởi điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định
“Trường hợp nếu doanh nghiệp chi bằng tiền mặt thì khoản chi phí sẽ được tính theo số thực chi nhưng không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm.
Nếu doanh nghiệp vừa chi bằng tiền, vừa chi bằng hiện vật thì phần chi bằng tiền sẽ bị khống chế ở mức 5.000.000 đồng/người/năm”
– Chi trang phục bằng hiện vật:
Nếu chi trang phục bằng hiện vật thì sẽ không bị khống chế mức chi. Nhưng cần có hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
BIỆN PHÁP:
– Kiểm tra lại hóa đơn, chứng từ liên quan tới phần chi trang phục bằng hiện vật
– Kiểm tra lại chứng từ chi tiền mặt phụ cấp cho người lao động
8. Trên bảng lương thiếu chữ ký của người nhận tiền
Căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp để lập bảng lương cho phù hợp. Nhưng bắt buộc trên bảng thanh toán lương người lao động phải ký xác nhận nhận tiền đầy đủ. Chữ ký của bảng lương, phiếu chi tiền,… các hồ sơ liên quan đến người lao động phải giống và khớp với nhau. Trên phiếu chi phải có chữ ký người lao động. Còn chứng từ thanh toán qua ngân hàng phải có Ủy nhiệm chi và danh sách nhận lương.
9. Phần chi mua bảo hiểm cho người vượt mức quy định
Theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC quy định:
– Kiểm tra lại các phiếu chi nộp bảo hiểm, an sinh xã hội cho người lao động xem có đảm bảo mức 03 triệu đồng/tháng/người hay không
– Đồng thời mức chi này phải được ghi tại một trong các hồ sơ như: hợp đồng lao động, quy chế tài chính công ty,….
10. Phụ cấp tiền ăn trưa vượt mức quy định
Theo quy định tại khoản 4 Điều 22 mục 6 Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH và Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
– Nếu doanh nghiệp tự tổ chức bữa ăn trưa cho người lao động
Thì các khoản chi phí cho việc nấu ăn sẽ không bị khống chế.
- Tuy nhiên phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ của các nguyên liệu mua vào. Đồng thời phần ăn giữa ca này phải được ghi rõ tại 1 trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính,…..
– Nếu doanh nghiệp chi tiền ăn trưa bằng tiền cho người lao động. Thì mức chi tối đa không được vượt quá 730.000 đồng/người/tháng.
11. Thiếu hồ sơ đối với lao động thuê ngoài
Căn cứ Thông tư số 111/2013/TT-BTC và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP
– Đối với lao động thuê ngoài khi chi tiền cho người lao động một lần từ trên 2.000.000 đồng/lần/tháng thì phải trích thuế TNCN 10%.
BIỆN PHÁP:
– Có thể chi tách nhỏ số tiền một lần chi dưới 2 triệu đồng để không phải khấu trừ thuế TNCN.
– Nếu vẫn chi trên 2.000.000 đồng/lần/tháng mà không muốn phải khấu trừ thuế TNCN 10% thì phải làm cam kết mẫu 08/CK-TNCN theoThông tư 80/2021 (chỉ có thu nhập một nơi và có mã số thuế tại thời điểm cam kết.
12. Khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng thực tế chưa chi cho đến thời điểm hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm (30/03). Khoản tiền lương này sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Theo điểm c, Khoản 2.6, Điều 4, TT96/2015/TT-BTC:
13. Trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện
Ví dụ 5: Công ty Việt Hưng có tiền lương năm 2022 là 150 tỷ đồng. Đến 31/03/2023 công ty đã chi hết 75 tỷ đồng.
+ Nếu Công ty Việt Hưng không trích lập quỹ dự phòng tiền lương thì chi phí tiền lương được trừ năm 2022 là: 75 tỷ đồng
+ Nếu Công ty Việt Hưng có thực hiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương thì
- Mức trích lập dự phòng tiền lương tối đa là : 17% * 75 tỷ đồng = 12,75 tỷ đồng
Như vậy chi phí tiền lương được trừ năm 2022 là 75 tỷ đồng + 12,75 tỷ đồng = 87,75 tỷ đồng.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là những sai sót về kế toán tiền lương hay gặp phải khi thanh tra quyết toán thuế. Mong rằng bài viết này sẽ giúp ích các bạn trong công việc kế toán của mình. Mọi thắc mắc các bạn gửi về Trung tâm Kế Toán Việt Hưng để được giải đáp kịp thời và chính xác. Chúc các bạn học tốt.