Như các bạn đã biết, gần đây, thủ tục đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đang ngày càng được nhiều bạn kế toán tìm hiểu. Bên cạnh việc kiểm soát số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN còn tồn và thực hiện huỷ thì việc làm mẫu khấu trừ thuế TNCN điện tử cũng là vấn đề đáng quan tâm.

Việc tạo ra được mẫu khấu trừ TNCN và phải khai báo như thế nào thì đây cũng là từ khóa mà Kế Toán Việt Hưng đã nhận được từ các câu hỏi của các kế toán.

Việc chuyển đổi chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ giấy sang điện tử cũng tương tự như chuyển đổi hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử. Với việc đã quen với việc sử dụng hoá đơn điện tử thì việc đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cũng sẽ không gây khó khăn cho các bạn kế toán.

Tuy nhiên, dưới đây kế toán Việt Hưng cũng sẽ chia sẻ cho các bạn cách làm mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123.

Quy định chứng từ khấu trừ thuế TNCN chuyển điện tử

Trước tiên, cũng nhiều kế toán chưa nắm bắt được thông tin về chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải chuyển sang điện tử. Để các bạn có thể nắm rõ được thông tin và quy định của Nhà nước. Thì theo quy định tại điều 30 của Nghị định 123, các loại chứng từ phải chuyển sang hình thức điện tử như sau:

“1. Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

b) Biên lai gồm:

b.1) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

b.2) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

b.3) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

2. Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.”

Như vậy, hiển nhiên theo quy định trên thì chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũng thuộc đối tượng phải chuyển sang hoá đơn điện tử. Vậy là cùng với thời điểm chuyển hình thức điện tử đối với hoá đơn thì đây cũng là thời điểm đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Theo như bài viết trước mà Kế Toán Việt Hưng đã chia sẻ về cách huỷ các chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn. Trước khi chuyển sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì việc huỷ bỏ chứng từ giấy còn tồn là việc không thể thiếu. Sau khi thực hiện huỷ chứng từ giấy còn tồn, các bạn có thể làm mẫu chứng từ khấu trừ TNCN điện tử và chuyển tiếp.

Xử lý chuyển tiếp về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để tạo mẫu chứng từ khấu trừ TNCN điện tử, các bạn cần nắm rõ nội dung phải có của chứng từ. Theo quy định tại điều 32 Nghị định 123 như sau:

“Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.“

Theo quy định nêu trên thì mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải đáp ứng đầy đủ các nội dung trên. Với những nội dung trên thì các bạn có thể hình dung được chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cũng sẽ tương tự với nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy. 

Cũng như hóa đơn điện tử, việc sử chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm tự in hoặc thông qua các nhà cung cấp.

Tuy nhiên dù sử dụng theo phương thức nào thì mẫu chứng từ khấu trừ Thuế TNCN cũng phải theo quy định của pháp luật. Các doanh nghiệp có thể tham khảo tại Mẫu số 03/TNCN được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Vì mẫu chứng từ khấu trừ tương tự như chứng từ giấy nên việc lập chứng từ để nộp cho cơ quan thuế là giống với bản giấy trước kia ta đã thực hiện. Vì vậy, về nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN, kế toán Việt Hưng không chia sẻ lại cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Định dạng chứng từ điện tử:

Việc đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có khó? Định dạng chứng từ, biên lai nói chung và chứng từ khấu trừ thuế TNCN nói riêng thì phải thuộc định dạng XML. Với quy định này thì nó tương tự như hoá đơn điện tử. Về việc lưu trữ thì các bạn có thể thực hiện tương tự như hoá đơn điện tử.

Các bạn có thể theo dõi và xem lại bài viết của kế toán Việt Hưng về các cách lưu trữ hoá đơn điện tử. Theo quy định tại điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ như sau

“Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:

a) Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

b) Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

c) Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này.

2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.

3. Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử“

Thủ tục đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 

Sau khi chi cục thuế chấp nhận thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì doanh nghiệp thực hiện tạo mẫu theo mẫu đã đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và có thể bắt đầu sử dụng.

Việc lập chứng từ khấu trừ thuế về các nội dung tương đối giống như chứng từ giấy và hình thức phát hành như hoá đơn điện tử. Tức là cũng nhập thông tin và kí chữ ký số điện từ. 

Lưu ý, về thời gian lập chứng từ, theo quy định tại điều 31 Nghị định 123 như sau:

“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.“

Như vậy, với quy định trên, việc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải lập tại thời điểm thực thu thuế từ người lao động.

Đặc biệt, như đã đề cập ở trên chứng từ tương tự như hóa đơn, nên việc lập chứng từ phải liên tục các số chứng từ, không được nhảy cóc chứng từ. Việc lập chứng từ có sai sót và phải hủy thì tùy theo từng phần mềm của các nhà cung cấp mà các bạn thực hiện huỷ chứng từ khấu trừ thuế như hóa đơn điện tử.

Kế toán Việt Hưng đã chia sẻ cho các bạn cách chuyển đổi chứng từ, tạo mẫu và đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123 và thông tư 78. Nhấn like fanpage để luôn được nhận các thông tin nghiệp vụ kế toán mới nhất. Chúc các bạn thành công!