Bảng cân đối phát sinh bị lệch | Thực tế cho thấy, kế toán doanh nghiệp thường gặp nhiều vấn đề khúc mắc trong suốt quá trình quyết toán thuế và điều này có thể gây ra nhiều bất lợi cho doanh nghiệp, đặc biệt là đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN). Khi kiểm tra báo cáo quyết toán thuế, CQ kiểm tra thuế thường đi sâu vào một số vấn đề, trong đó có bảng cân đối phát sinh số liệu. Nếu số liệu trên bảng cân đối chưa đúng, đơn vị thường khá lúng túng trong tìm cách giải quyết và nếu để lâu dài rất dễ bị phạt. Dưới đây là tổng hợp 5 trường hợp bảng cân đối phát sinh số liệu chưa đúng đối với đơn vị HCSN.
1. Khi tài khoản 511 bằng tài khoản 611 nhưng không khớp với tài khoản 0082
Khi kiểm tra bảng cân đối số phát sinh (S05-H), nhiều kế toán phát hiện phát sinh Có TK 511 đã bằng với phát sinh bên Nợ TK 611 nhưng lại không khớp với phát sinh Có TK 0082. Trường hợp này xảy ra có thể do các nguyên nhân sau:
NGUYÊN NHÂN 1: Đơn vị phát sinh các nghiệp vụ tài sản cố định
Kế toán đơn vị cần in báo cáo đối chiếu kho bạc kiểm tra đồng thời kiểm tra số liệu của TK 0082. Nếu chưa đúng, bạn đối chiếu TK 0082 với đối chiếu kho bạc trước. Trường hợp TK 0082 đã chính xác thì có thể do các nguyên nhân sau:
Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ sau:
- Mua TSCĐ:
Nợ TK 211
Có TK 366
Có TK 008
- Mua công cụ dụng cụ, vật tư hàng hóa nhập kho nhưng xuất hết ra để sử dụng:
Nợ TK 152, 156
Có TK 366
Có TK 008.
- Đơn vị phát sinh nghiệp vụ xây dựng cơ bản:
Nợ TK 241
Có TK 3664
Có TK 008
(Vì bút toán này đơn vị đang tự thiết lập hạch toán đồng thời nên nếu là Xây dựng cơ bản thì đồng thời TK 009).
- Đơn vị có bút toán tính hao mòn TSCĐ năm trước chuyển sang:
Nợ TK 611
Có TK 214
và
Nợ TK 366
Có TK 511
>> Đơn vị phát sinh các nghiệp vụ tài sản cố định dẫn đến chênh lệch.
NGUYÊN NHÂN 2: Đơn vị phát sinh nghiệp vụ cấp bù học phí
- Khi đơn vị nhận dự toán cấp bù học phí:
Nợ TK 00821 (thường xuyên), 0082 (không thường xuyên).
- Khi đơn vị rút dự toán cấp bù miễn, giảm giá dịch vụ giáo dục, đào tạo về tài khoản tiền gửi thu phí mở tại kho bạc nhà nước, kế toán ghi:
Nợ TK 112
Có TK 531 – Thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (0081, 0082).
- Khi đơn vị chi cho các hoạt động bằng nguồn được cấp bù, miễn, giảm giá dịch vụ giáo dục đào tạo, ghi:
Nợ TK 154, 642
Có TK 112.
>> Như vậy, các nghiệp vụ trên không phát sinh TK 511, 611 nhưng có phát sinh TK 008 nên chênh lệch này là đúng.
2. Khi tổng số phát sinh Có của TK 511 không khớp với tổng số phát sinh Nợ của TK 611
Khi xem bảng cân đối số phát sinh (S05-H), kế toán phát hiện tổng số phát sinh Có của TK 511 không khớp với tổng số phát sinh Nợ của TK 611 thì có thể do các vấn đề phát sinh sau:
Vấn đề 1: Phát sinh TK 511 đúng, phát sinh TK 611 cần kiểm tra lại
NGUYÊN NHÂN 1: Phát sinh bút toán hạch toán chi phí tiền lương, Bảo hiểm nhưng chưa có bút toán trả lương, bảo hiểm và ngược lại:
- Nhận biết: Đơn vị đã có bút toán trả lương, bảo hiểm nhưng chưa hạch toán chi phí hoặc đã xóa bút toán trả lương nhưng chưa xóa bút toán hạch toán chi phí.
- Giải pháp: Trường hợp không nợ lương hoặc trả thừa lương nhưng trên báo cáo S05-H vẫn còn số dư ở TK 334, bạn kiểm tra sao lưu dữ liệu, kiểm tra sai ở tháng nào sau đó kiểm tra chứng từ để xử lý.
Đơn vị phát sinh bút toán hạch toán chi phí tiền lương, Bảo hiểm nhưng chưa có bút toán trả lương, bảo hiểm.
NGUYÊN NHÂN 2: Phát sinh nghiệp vụ chi từ nguồn cải cách tiền lương.
NGUYÊN NHÂN 3: Phát sinh nghiệp vụ hao mòn tài sản cố định từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
NGUYÊN NHÂN 4: Phát sinh các nghiệp vụ chi hoạt động từ nguồn khác.
Dấu hiệu: Do khách hàng phát sinh các nguồn chi từ nguồn khác như học phí nhưng chọn sang TK 611
NGUYÊN NHÂN 5: Phát sinh các nghiệp vụ rút dự toán hoặc giảm chi
Vấn đề 2: Phát sinh TK 611 đúng hoặc không xác định được tài khoản nào đúng
Kế toán cần xác nhận xem báo cáo đã đúng chưa bằng cách vào Báo cáo/báo cáo đối chiếu kho bạc, in mẫu số 02a-SDKP/ĐVDT: Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách bằng hình thức rút dự toán tại Kho bạc Nhà nước.
Nếu Báo cáo đối chiếu kho bạc đúng: TK 008 phát sinh đúng thì thông thường TK 511 sẽ đúng.
- Nếu Báo cáo đối chiếu kho bạc sai: Kế toán kiểm tra lại đối chiếu với chứng từ gốc để đảm bảo Báo cáo đối chiếu đúng.
NGUYÊN NHÂN: Do đơn vị chưa thanh toán tạm ứng hoặc đã thanh toán nhưng chưa kết chuyển TK 3371 /Có TK 511.
CÁCH GIẢI QUYẾT: Kế toán vào mục Tìm kiếm, lọc TK 611 Nghiệp vụ tạm ứng đã cấp dự toán, chọn Kho bạc duyệt là 1, lọc theo từng tiểu mục xem tổng số tiền là bao nhiêu và có khớp với số liệu của Nợ TK 3371/Có TK 511 không. Nếu thiếu thì kế toán vào Chứng từ nghiệp vụ khác và thực hiện hạch toán.
Vấn đề 3: Hai tài khoản là TK 511 và TK 611 phát sinh đúng nhưng không bằng nhau
Trường hợp phát sinh TK 511 và TK 611 đúng nhưng không bằng nhau có thể do các nguyên nhân:
- Do có phát sinh các khoản tạm chi bổ sung thu nhập, tạm chi khác
VÍ DỤ: Đơn vị phát sinh các khoản tạm chi bổ sung thu nhập, tạm chi khác
- Khi rút dự toán:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3371
Có TK 0082 tạm ứng.
- Khi tạm chi bổ sung thu nhập, tạm chi khác:
Nợ TK 1371, 1378
Có TK 334
Có TK 0082 tạm ứng.
- Khi thanh toán tạm ứng:
Có TK 0082 âm tiền tạm ứng.
Có TK 0082 dương tiền thực chi
Nợ TK 3371
Có TK 511.
- Cuối kỳ, kế toán xác định kết quả hoạt động và hạch toán:
Nợ TK 511/Có TK 911
Nợ TK 911/Có TK 4421.
=> Như vậy, vì đây là bút toán hạch toán đúng nghiệp vụ tạm chi bổ sung thu nhập, tạm chi khác nên phát sinh TK 511 sẽ lớn hơn TK 611.
- Do có các khoản tiết kiệm chi cuối năm:
VÍ DỤ: Đơn vị có các khoản tiết kiệm chi cuối năm
- Khi rút dự toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 1121
Có TK 511
Có TK 0082.
- Cuối kỳ, xác định kết quả hoạt động, hạch toán:
Nợ TK 511/Có TK 911
Nợ TK 911/Có TK 4211.
=> Vì đây là bút toán đúng hạch toán nghiệp vụ tiết kiệm chi phí cuối năm nên phát sinh TK 511 sẽ lớn hơn TK 611.
3. Làm thế nào để đối chiếu số dư TK 211, 214 trên Bảng cân đối số phát sinh với Sổ tài sản cố định có kết nối phần mềm quản lý tài sản
Để đối chiếu số dư TK 211, 214 trên Bảng cân đối số phát sinh với sổ TSCĐ, kế toán thực hiện theo các bước:
BƯỚC 1: Đối chiếu số dư đầu kỳ của TK 211, 214 trên bảng cân đối số phát sinh và Sổ TSCĐ:
Kế toán đăng nhập vào phần mềm quản lý tài sản, chọn trên menu mục Báo cáo/Báo cáo quản trị, chọn Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (mẫu hiển thị giá trị còn lại):
- Dư nợ TK 211, 213: Nguyên giá tại cột Đầu kỳ tương ứng với từng loại tài sản.
- Dư Có TK 214: Giá trị hao mòn lũy kế đầu kỳ = Nguyên giá đầu kỳ – Giá trị còn lại đầu kỳ.
- Dư có TK 366: Giá trị còn lại tại cột Đầu kỳ.
BƯỚC 2: Đối chiếu phát sinh tăng, giảm trong kỳ
Kế toán đăng nhập vào phần mềm quản lý tài sản, chọn menu Báo cáo/Báo cáo quản trị => Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (mẫu hiển thị giá trị còn lại):
- Phát sinh Nợ TK 211: Giá trị Cột tăng trong kỳ.
- Phát sinh Có Tk 211: Giá trị Cột giảm trong kỳ.
- Phát sinh Có TK 214: Giá trị Cột Hao mòn trong kỳ.
Sau khi đối chiếu xong, nếu phát hiện có chênh leehcj thì kế toán xác định số báo cáo trên phần mềm nào đúng để sửa số sai trên các báo cáo còn lại.
4. Khi các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 trên bảng cân đối số phát sinh (S05-H) vẫn còn số dư thì xử lý như thế nào?
Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, cuối năm trên báo cáo tài chính các khoản từ loại 5 đến loại 9 phải được kết chuyển hết. Tuy nhiên, nhiều trường hợp kế toán phát sinh các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 trên bảng cân đối số phát sinh (S05-H) vẫn còn số dư thì có thể kiểm tra các nguyên nhân sau:
NGUYÊN NHÂN 1: Do kế toán chưa kết chuyển kết quả hoạt động
Xử lý: thực hiện xác định kết quả hoạt động
Chứa kết chuyển kết quả hoạt động dẫn đến các khoản từ loại 5 đến loại 9 vẫn còn số dư.
NGUYÊN NHÂN 2: Kế toán đã kết chuyển nhưng sau đó sửa lại chứng từ gốc hoặc bổ sung thêm chứng từ, nhưng chưa thực hiện kết chuyển lại bút toán xác định kết quả hoạt động.
Giải pháp xử lý: Xóa bút toán kết chuyển cũ để thực hiện kết chuyển lại.
NGUYÊN NHÂN 3: Do có nhiều chứng từ xác định kết quả hoạt động, có thể trong dữ liệu đã có chứng từ kết chuyển nhưng kế toán không ghi sổ. Tuy nhiên, sau khi lập chứng từ xác định kết quả hoạt động thì kế toán ghi sổ cả chứng từ kết chuyển cũ.
Giải pháp xử lý: Kế toán xóa cả 2 chứng từ xác định kết quả hoạt động đi làm lại.
5. Làm thế nào khi xem số dư đầu kỳ trên bảng cân đối phát sinh (S05-H) không hiển thị hoặc hiển thị không đúng số dư đầu kỳ đã nhập?
Trường hợp này nguyên nhân có thể do bạn chọn tham số khi xem báo cáo không đúng.
Giải pháp xử lý là bạn chọn lại tham số xem báo cáo:
- Chọn tham số Tổng hợp cho Nguồn, Chương, Khoản
- Chọn Kỳ báo cáo Năm nay cho Kỳ từ ngày là ngày bắt đầu của dữ liệu
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là 5 trường hợp bảng cân đối phát sinh số liệu chưa đúng. Kế toán có thể tham khảo để có phương án xử lý khi phát hiện các vấn đề bất thường trên Bảng S05-H để giải quyết kịp thời, tránh để đơn vị HCSN bị phạt.
