Thay đổi về hóa đơn điện tử | Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì những nội dung thể hiện trên hóa đơn điện tử có quy định gì khác so với hóa đơn giấy. Sau đây Trung tâm Kế Toán Việt Hưng cùng các bạn tìm hiểu cụ thể những quy định mới về hóa đơn điện tử khi sang một năm tài chính mới.
CĂN CỨ THEO QUY ĐỊNH
– Điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC
– Khoản 3 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP
1. Thay đổi về ký hiệu hóa đơn điện tử
Trước hết ta đi tìm hiểu quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử như thế nào?
Tại Điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021 quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:
“b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết)”
Như vậy ta thấy tại gạch đầu dòng thứ 2, khi năm tài chính thay đổi thì ký hiệu hóa
đơn cũng có sự thay đổi theo.
Còn với hóa đơn giấy thì khi hết năm tài chính mà hóa đơn vẫn còn chưa sử dụng hết,
thì người nộp thuế vẫn có thể dùng tiếp các hóa đơn đó với ký hiệu hóa đơn không thay đổi gì.
VÍ DỤ:
1C22TAA (1 C 22 T AA): là hóa đơn giá trị gia tăng – có mã của cơ quan thuế – được lập năm 2022 – là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
Khi sang năm 2023, thì ký hiệu hóa đơn điện tử này sẽ thay đổi thành: 1C23TAA: là hóa đơn giá trị gia tăng – có mã của cơ quan thuế – được lập năm 2023 – là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
Mẫu mới nhất hóa đơn năm mới:
2. Thay đổi về số hóa đơn điện tử
Theo Khoản 3 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về số hóa đơn điện tử:
“a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua”.
→ Như vậy, hóa đơn đầu tiên của năm 2023 sẽ được đánh lại từ 1 tương ứng với ký hiệu hóa đơn của năm tài chính đó và tối đa là có 8 ký tự.
Còn với hóa đơn giấy thì khi hết năm tài chính mà hóa đơn vẫn còn, thì doanh nghiệp vẫn có thể dùng tiếp các hóa đơn đó. Như vậy số hóa đơn sẽ không đánh lại từ số 1.
XEM THÊM:
Hóa đơn thay thế là gì? Cách hạch toán hóa đơn thay thế khác năm tài chính
Cách hạch toán hoá đơn đầu vào để cân đối giữa chi phí & thuế
VÍ DỤ: Với hóa đơn cuối cùng của năm 2022 có ngày lập là 31/12/2022, ký hiệu 1C22TIL, số hóa đơn 00000999 thì khi bước sang năm 2023, phần mềm sẽ tự động cập nhật ký hiệu của hóa đơn đầu tiên có ngày lập thuộc năm 2023 thành 1C23TIL và số hóa đơn là 00000001.
Mẫu mới nhất hóa đơn năm mới:
4. Nhà cung cấp sẽ tự động cập nhật ký hiệu và số hóa đơn điện tử cho năm tài chính mới
Doanh nghiệp không phải đăng ký gì với Nhà mạng hay cơ quan thuế về ký hiệu và số hóa đơn điện tử
5. Phân quyền làm việc sang năm 2023 của người dùng không bị thay đổi
Ví dụ năm 2022, người dùng được phần quyền làm việc với mẫu ký hiệu 1C22TTL thì sang năm 2023 người dùng sẽ tiếp tục được dùng với mẫu ký hiệu 1C23TTL
6. Doanh nghiệp cần chốt hết hóa đơn năm cũ trước khi bắt đầu chuyển sang năm tài chính 2023
Vì nếu người dùng đã phát hành hóa đơn số đầu tiên của năm 2023, thì phần mềm hóa
đơn điện tử sẽ không cho phép phát hành hóa đơn năm 2022 của cùng ký hiệu hóa đơn điện tử
7. Trường hợp người dùng không lập được hóa đơn của năm tài chính mới do dải hóa đơn điện tử mới chưa được nhà cung cấp hóa đơn điện tử thiết lập. Thì người dùng cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được tạo dải hóa đơn cho năm tài chính mới.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán liên quan hóa đơn điện tử cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây Trung tâm Kế Toán Việt Hưng chia sẻ 07 điểm mới thay đổi về hóa đơn điện tử áp dụng từ năm 2023 trở đi. Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp ích các bạn trong việc sử dụng hóa đơn điện tử ứng dụng trong công việc thực tế – đừng quên theo dõi Fanpage của chúng tôi cập nhật bản tin – các khóa học kế toán tổng hợp học phí ưu đãi nhất hiệu quả ra nghề thời gian ngắn.
