Thủ tục hồ sơ chứng minh người phụ thuộc áp dụng từ 1/1/2023

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc –Theo quy định, người nộp thuế sẽ được tính những khoản không chịu thuế vào thuế thu nhập cá nhân. Vậy điều kiện nào để có thể được giảm trừ nộp thuế với người phụ thuộc? Người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh là những đối tượng nào? Thủ tục hồ sơ chứng minh người phụ thuộc khi nộp thuế thu nhập cá nhân là gì? Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng sẽ giải đáp những thắc mắc này cho các bạn, giúp bạn hiểu được hồ sơ chứng minh người phụ thuộc khi tham gia vào nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân.

1. Người phụ thuộc là gì? Các đối tượng người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Người phụ thuộc là những người được người có thu nhập chịu thuế nuôi dưỡng, chăm sóc. Họ sống hoàn toàn dựa vào thu nhập của cá nhân có thu nhập chịu thuế nên từ đó đặt ra vấn đề giảm trừ gia cảnh đối với người nộp thuế thu nhập cá nhân.

– Con của người có trách nhiệm nộp thuế thu nhập cá nhân, bao gồm cả con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ hoặc con riêng của chồng. Cụ thể:

• Con chưa thành niên hay còn được hiểu là con dưới 18 tuổi được tính cụ thể theo từng tháng;

• Con đã thành niên (từ đủ 18 tuổi trở lên) bị khuyết tật hoặc không có khả năng lao động;

• Con thành niên đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề không có thu nhập hoặc đã có thu nhập nhưng không vượt quá mức quy định.

– Vợ hoặc chồng của người có nghĩa vụ nộp thuế; cha mẹ (bao gồm cả cha mẹ đẻ và cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người có thu nhập chịu thuế nhưng đáp ứng đầy đủ điều kiện được quy định tại Điểm đ khoản 1 Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC;

– Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập phải trực tiếp nuôi dưỡng, cụ thể bao gồm:

• Anh, chị, em ruột của cá nhân có thu nhập chịu thuế;

• Ông bà nội, ngoại của cá nhân có thu nhập chịu thuế;

• Cô ruột, cậu ruột, dì ruột, chú ruột, bác ruột của cá nhân có thu nhập chịu thuế;

• Cháu ruột của cá nhân có thu nhập chịu thuế như: con của anh ruột, chị ruột, em ruột hoặc người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân hiện hành.

2. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc mới nhất theo Thông tư 79/2022/TT-BTC

2.1 Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là con

(1) Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có).

(2) Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:

– Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có).

– Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

(3) Con đang theo học tại các bậc học theo hướng dẫn tại tiết d.1.3, điểm d, khoản 1, Điều này, hồ sơ chứng minh gồm:

– Bản chụp Giấy khai sinh.

– Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

(4) Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền…

2.2 Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là vợ hoặc chồng

– Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.

– Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

2.3 Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là bố mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp

– Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân

– Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp, giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..)

2.4 Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là các cá nhân khác

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 hồ sơ chứng minh gồm:

– Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh.

– Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

Các giấy tờ hợp pháp tại tiết g.4.2, điểm g, khoản 1, Điều này là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:

• Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).

• Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp.

• Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

• Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

2.4 Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là các cá nhân khác

– Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.

– Đối với người nộp thuế làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại các tiết g.1, g.2, g.3, g.4, g.5, điểm g, khoản 1, Điều này hoặc chỉ cần Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.

Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung sau: họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm.

– Kể từ ngày Cơ quan thuế thông báo hoàn thành việc kết nối dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp thuế không phải nộp các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc nêu trên nếu thông tin trong những giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.”

2. 02 trường hợp đăng ký & nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

ĐĂNG KÝ

Trường hợp (1): Người nộp thuế (NNT) lập hồ sơ đăng ký NPT lần đầu để tính giảm trừ gia cảnh trong suốt thời gian tính giảm trừ gia cảnh, gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập (nếu cá nhân nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập) chậm nhất là trước thời hạn khai thuế (hoặc trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo quy định của Luật Quản lý thuế). Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) bộ hồ sơ và nộp một (01) bộ hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của kỳ khai thuế đó (hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định của Luật quản lý thuế).

Trường hợp (2): Người nộp thuế trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế thì nộp hồ sơ Đăng ký NPT cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định. Riêng đối với người phụ thuộc khác (ví dụ: anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì…) theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính, thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế.

>>> Trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế có thay đổi (tăng/giảm) về NPT hoặc thay đổi nơi làm việc thì NNT phải thực hiện lại việc đăng ký NPT (hồ sơ, thời hạn, trình tự các bước, thực hiện như đăng ký NPT lần đầu).

NỘP HỒ SƠ CHỨNG MINH NGƯỜI PHỤ THUỘC 

Chậm nhất là sau 03 tháng kể từ ngày đăng ký NPT lần đầu, NNT lập hồ sơ chứng minh NPT theo hướng dẫn tại Điều 1 Thông tư số 79/2022/TT-BTC ngày 30/12/2022 của Bộ Tài chính, gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập hoặc cơ quan Thuế (nơi đã nộp mẫu đăng ký NPT lần đầu).

>> Trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, cá nhân có thay đổi (tăng/giảm) về NPT hoặc thay đổi nơi làm việc thì NNT phải thực hiện nộp lại hồ sơ chứng minh NPT (hồ sơ, trình tự các bước, thực hiện như nộp hồ sơ chứng minh NPT lần đầu).

3. Nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc ở đâu?

– NNT thuộc diện nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp hồ sơ đăng ký NPT và hồ sơ chứng minh NPT tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

– NNT trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế, gửi hồ sơ đến cơ quan Thuế theo 1 trong các cách sau:

– Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế;

– Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính;

– Hoặc gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan Thuế qua giao dịch điện tử (Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế/Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN).

4. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công áp dụng từ 1/1/2023

Trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, nếu có thay đổi (tăng/giảm) về NPT hoặc thay đổi nơi làm việc thì người nộp thuế phải thực hiện lại việc đăng ký NPT (hồ sơ, thời hạn, thủ tục thực hiện như đăng ký NPT lần đầu).

→ Chậm nhất sau 03 tháng kể từ ngày đăng ký NPT lần đầu, cá nhân phải lập hồ sơ chứng minh NPT theo hướng dẫn tại Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC, gửi đến tổ chức trả thu nhập hoặc cơ quan thuế nơi đã nộp mẫu đăng ký NPT lần đầu.

4.1 Đối với cá nhân nộp thuế qua tổ chức trả thu nhập

Người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập bao gồm:

1. Chữ viết tắt: NPT- người phụ thuộc; CMND- Chứng minh nhân dân, CCCD- Căn cước công dân; GKS- Giấy khai sinh.

2. Chỉ tiêu [16]: là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ NPT. Trường hợp người nộp thuế thay đổi tổ chức trả thu nhập tính giảm trừ NPT hoặc thay đổi người nộp thuế tính giảm trừ NPT thì chỉ tiêu [16] được khai là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ NPT tại tổ chức đó hoặc thời điểm bắt đầu tính giảm trừ NPT  tại người nộp thuế đó. Trường hợp người nộp thuế  đăng ký giảm trừ NPT cho thời gian trước năm hiện tại do thực hiện quyết toán lại những năm trước thi chỉ tiêu [16] được khai là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ NPT tương ứng năm quyết toán trước năm hiện tại.

 3. Chỉ tiêu [17]: là thời điểm kết thúc tính giảm trừ NPT. Trường hợp người nộp thuế chưa xác định được thời điểm kết thúc tính giảm trừ NPT thì bỏ trống. Trường hợp người nộp thuế thay đổi thời điểm kết thúc tính giảm trừ NPT (bao gồm cả trường hợp đã khai hoặc bỏ trống chỉ tiêu [17]) thì người nộp thuế thực hiện khai bổ sung Bản đăng ký người phụ thuộc để cập nhật lại chỉ tiêu [17] theo thời điểm thực tế kết thúc tính giảm trừ NPT.

– Bản đăng ký người phụ thuộc Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Phụ lục II – Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính;

– Phụ lục bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Phụ lục II – Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

– Hồ sơ chứng minh NPT theo hướng dẫn tại Điều 1 Thông tư số 79/2022/TT-BTC ngày 30/12/2022 của Bộ Tài chính.

(Ghi chú: Phần in nghiêng là nội dung được sửa đổi, bổ sung)

– Tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bao gồm: Phụ lục bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc cho người giảm trừ gia cảnh (áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện đăng ký giảm trừ người phụ thuộc cho người lao động) mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Phụ lục II – Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Lập 02 bộ hồ sơ đăng ký NPT gửi đến tổ chức trả thu nhập chậm nhất là trước thời hạn khai thuế (hoặc trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế của tổ chức trả thu nhập). Trong đó, tổ chức trả thu nhập giữ 01 bộ và nộp 01 bộ cho cơ quan thuế cùng thời điểm nộp tờ khai thuế TNCN của kỳ khai thuế đó (hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN)

4.2 Đối với cá nhân trực tiếp khai nộp thuế

– Bản đăng ký người phụ thuộc Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Phụ lục II – Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính

– Phụ lục bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Phụ lục II – Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính

GHI CHÚ: Trường hợp NNT có nhiều người phụ thuộc cư trú tại nhiều xã/phường khác nhau thì NNT phải lập Bản kê khai để UBND xã/phường từng nơi người phụ thuộc cư trú

Tự nộp hồ sơ đăng ký NPT đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của kỳ khai thuế đó hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN. Riêng những NPT khác (anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì…) quy định tại tiết d.4 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì thời hạn đăng ký chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế.

Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan

Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng đã giúp các bạn biết được hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh đối với người trực tiếp nộp thuế thu nhập cá nhân. Mong rằng thông tin trên sẽ giúp bạn đọc ứng dụng vào công việc thực tế & đừng quên theo dõi Fanpage kịp thời cập nhật thông tin ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học kế toán tổng hợp đa ngành mới nhất nhé!