06 lưu ý về sổ sách kế toán hộ kinh doanh theo TT40 mới nhất

1. Quy trình làm dữ liệu kế toán hộ kinh doanh có khác với quy trình kế toán doanh nghiệp không?

– Điểm GIỐNG NHAU:

• Thu thập xử lý chứng từ đầu vào

• Thực hiện lập danh mục thông tin: Hàng hóa, Nhà cung cấp, Khách hàng

• Nhập dữ liệu thu chi nhập xuất

• Xử lý giá vốn cuối kỳ

• Lên sổ sách

• Lập tờ khai thuế

• Nộp thuế

– Điểm KHÁC BIỆT so với quy trình kế toán doanh nghiệp: Phải hoàn thiện sổ sách kế toán sau đó mới lập tờ khai thuế.

Lý do: Số liệu phụ lục NXT trên tờ khai thuế sẽ lấy dữ liệu từ sổ sách kế toán (Quan trọng nhất phải tính giá vốn thì cột tiền xuất trên phụ lục NXT mới có giá trị)

2. Hộ kinh doanh làm sản xuất, nhà hàng có phải tính giá thành không?

– Về mặt văn bản hướng dẫn thì chưa có quy định nào về tính giá thành của hộ kinh doanh. Tuy nhiên: Kế toán lưu ý trên hóa đơn bán hàng có thể hiện tên từng mặt hàng chi tiết. Do đó sẽ phải tính giá cho các mặt hàng này.
– Có thể tham khảo 2 quy trình tính giá thành đơn giản cho hộ kinh doanh

Giá thành xuôi: áp dụng sản xuất sản phẩm

3. Nếu có tính giá thành thì trên phụ lục Nhập xuất tồn có thể hiện sản phẩm không?

– Phụ lục Nhập xuất tồn sẽ thể hiện các hàng tồn kho của hộ bao gồm:

• Nguyên vật liệu

• Công cụ dụng cụ

• Sản phẩm

• Hàng hóa

4. Hộ kinh doanh làm về cho thuê phòng họp, ngoài các chi phí điện nước thiết bị, tiền lương,.. thì không có chi phí nhiều. Vậy có thể tính khấu hao cho phòng họp được không?

– Về mặt văn bản hướng dẫn thì chưa có quy định nào về tính khấu hao tài sản cho hộ kinh doanh. Tuy nhiên: Kế toán lưu ý có thể áp dụng việc tính khấu hao tài sản, phân bổ chi phí cho thiết bị để ghi nhận đúng các chi phí của hộ. (Tất cả các mô hình hoạt động của hộ kinh doanh).

– Nếu áp dụng có thể dùng phương pháp trích khấu hao theo đường thẳng để dễ tính, theo dõi kiểm soát số liệu.

5. Hộ kinh doanh nộp thuế trên doanh thu. Vậy nếu không phản ánh các chi phí quản lý vào sổ sách và tờ khai có được không?

– Nội dung này cơ quan thuế khuyến khích hộ nên phản ánh các chi phí thực tế vào sổ sách và tờ khai, nhằm cung cấp thêm thông tin cho cơ quan thuế quản lý.

6. 08 Điểm cần lưu ý về sổ sách kế toán hộ kinh doanh

(1) SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG (S1)

– Các hóa đơn bán hàng đã phát hành có số hóa đơn, có định nghĩa ngành nghề theo bảng ngành nghề theo Thông tư 40 quy định.

– Doanh thu ghi nhận trên sổ bán hàng là doanh thu trước giảm thuế (Áp dụng cho kỳ có giảm thuế GTGT theo Nghị quyết QH) – nội dung này tùy quan điểm. Thông thường sẽ lấy doanh số trước giảm trên S1 để đối chiếu với doanh số trên tờ khai, còn chi tiết doanh số trước giảm, tiền thuế được giảm, doanh số sau giảm sẽ theo dõi trên phụ lục giảm thuế (PL110)

– Phụ lục giảm thuế xuất hiện trên kỳ kê khai thuộc thời gian có hiệu lực của chính sách giảm thuế (Quý 1, Quý 2/2024)

SO SÁNH:

– So sánh đối chiếu doanh thu trên sổ S1 – Sổ chi tiết bán hàng với doanh thu trên tờ khai thuế khớp nhau.

(2) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU DỤNG CỤ SẢN PHẨM HÀNG HÓA (S2)

– Giá mua: đối với hóa đơn đầu vào khấu trừ của doanh nghiệp: Tiền thuế GTGT được tính vào giá mua của mặt hàng.

– Đối với Nguyên vật liệu, CCDC, Hàng hóa mua vào: Kiểm soát đầy đủ hóa đơn chứng từ đầu vào (Hóa đơn khấu trừ, hóa đơn bán hàng. Đối với hàng mua trực tiếp từ người nông dân nuôi trồng đánh bắt trực tiếp có thể xem xét lập Bảng kê 01)

– Giá vốn xuất kho: 

Hộ kinh doanh lựa chọn 1 trong 2 phương pháp tính giá vốn: Bình quân cả kỳ hoặc Nhập trước xuất trước.
– Sổ S2 sẽ theo dõi mỗi mặt hàng trên 1 sổ nên dữ liệu in ra sẽ rất nhiều. Kế toán lưu ý đưa ra file mềm, cuối năm mới in đóng quyển hoặc khi nào CQT kiểm tra mới in ra ký, đóng quyển để tránh sai sót in đi in lại nhiều lần.

Lưu ý việc chuyển phương pháp tính giá vốn:

+ Từ Nhập trước xuất trước sang Bình quân cả kỳ

+ Từ Bình quân cả kỳ sang Nhập trước xuất trước:

>> Thực hiện việc tính giá vốn trước khi lên sổ sách kế toán và tờ khai thuế.

– Sổ chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hóa khớp số với phụ lục nhập xuất tồn theo từng mã hàng

– Phụ lục Nhập xuất tồn khi kê khai thuế chỉ có ý nghĩa sau khi đã thực hiện việc tính giá hàng xuất kho.

Nguyên tắc: Không được tồn âm đầu kỳ, cuối kỳ, thời điểm về mặt số lượng, số tiền

– Đối với phương pháp tính giá bình quân cả kỳ: Nếu trong kỳ các phiếu nhập có sự biến động giá chênh lệch nhau nhiều có thể xảy ra trường hợp tồn tiền âm thời điểm (Điều này là bình thường do tính chất của phương pháp tính giá hàng xuất).

So sánh:

– So sánh đối chiếu số liệu tồn đầu, tổng nhập, tổng xuất, tồn cuối kỳ của từng mặt hàng trên sổ S2 – Sổ chi tiết vật tư hàng hóa khớp với tồn đầu, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối của phụ lục Nhập xuất tồn theo từng mã hàng

(3) SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH (S3)

– Phản ánh các chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ như: Điện, nước, viễn thông, thuê mặt bằng, kho bãi, nhân công,..

Lưu ý: – Không phản ánh chi phí Nguyên vật liệu trên sổ S3

So sánh:

– So sánh đối chiếu số liệu sổ S3 – Chi phí với phụ lục tờ khai phần chi phí quản lý theo từng mục chi phí.

(4) SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHĨA VỤ VỚI NSNN (S4)

– Phản ánh số thuế GTGT, TNCN của hộ phải nộp và số đã nộp hàng quý

– Phản ánh số tiền lệ phí môn bài phải nộp, đã nộp trong năm của hộ (tùy thuộc thời gian khai báo và nộp của hộ mới thành lập hoặc quý I đối với hộ đã và đang hoạt động qua các năm)

Lưu ý:

– Thực hiện việc kiểm tra các sổ sách, khớp số liệu giữa sổ sách với tờ khai thuế rồi mới nộp tờ khai

– Tờ khai sau khi nộp nếu phát hiện có sai sót có thể nộp bổ sung

So sánh:

– So sánh đối chiếu số liệu sổ S4 – Tình hình thực hiện nghĩa vụ NSNN với tờ khai phần thuế theo từng mục thuế cụ thể (Thuế GTGT, Thuế TNCN).

(5) SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG (S5)

– Hộ căn cứ vào quy mô, đặc thù ngành nghề hoạt động để khai báo chi phí tiền lương thuê lao động.

– Sổ theo dõi tiền lương phản ánh số tiền lương phải nộp, số đã chi trả

– Sổ theo dõi tiền lương có thể phản ánh các khoản trích theo lương của người lao động: BHXH, BHYT,..(nếu có)

Lưu ý: Có thể phản ánh tiền lương chi tiết theo từng lao động hoặc số liệu tổng hợp trên sổ tiền lương.

So sánh:

– So sánh đối chiếu số liệu sổ S5- Tiền lương với phụ lục tờ khai phần chi phí quản lý theo mục chi phí nhân công.

(6) SỔ QUỸ TIỀN MẶT (S6)

– Phản ánh số tiền mặt thu chi vào hoạt động của hộ kinh doanh

Nguyên tắc: Không có số tồn âm đầu kỳ, cuối kỳ và thời điểm trên sổ quỹ

– Trường hợp tiền tồn trên sổ sách quá nhiều: Có thể xử lý nghiệp vụ rút tiền mặt ra khỏi hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ.

(7) SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG (S7)

– Phản ánh số tiền ngân hàng trên tài khoản cá nhân của chủ hộ.

– Chỉ hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền ngân hàng vào hoạt động của hộ kinh doanh

Nguyên tắc: Không có số tồn âm đầu kỳ, cuối kỳ và thời điểm trên sổ quỹ ngân hàng

– Có thể đề nghị chủ hộ mở tài khoản cá nhân riêng chỉ dùng cho hoạt động của hộ để dễ dàng cho kế toán tra cứu thông tin ghi sổ và đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán và số dư trên tài khoản.

– Các khoản thanh toán tiền mua hàng cho người bán có giá trị lớn hơn hoặc bằng 20tr: Không có quy định hộ kinh doanh phải chuyển khoản ngân hàng. Tuy nhiên hộ kinh doanh lưu ý với các khoản tiền có giá trị lớn:

+ Nếu trả bằng tiền mặt: Cần lấy phiếu thu tiền có ký đóng dấu từ đơn vị nhận tiền

+ Nên trả qua ngân hàng để lưu giao dịch trên hệ thống ngân hàng.

**Giá xuất trên Phụ lục Nhập xuất tồn

– Phản ánh giá vốn hàng xuất, không phải là giá bán (Nhiều bạn điền giá bán sẽ làm số tồn cuối kỳ bị âm  Sai )

**Chọn phụ lục 110:

– Update phiên bản HTKK mới nhất

– Chọn kỳ từ quý I/2024

– Kéo chọn PL110 vượt qua dòng ND43, PL101)

**Phụ lục Nhập xuất tồn báo lỗi không lưu được

– Thường do import phụ lục từ file excel không làm tròn số tại các cột tiền → Bạn làm tròn lại các cột tiền trên file excel và import lại

**Lỗi cập nhật HTKK mới nhưng vào là bị thoát

– Bạn thử cấu hình lại cho HTKK theo minh họa trên

(8) THỜI GIAN NỘP TỜ KHAI THUẾ: 

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 71 Chương III Thông tư 40/2021/TT-BTC:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý thuế, cụ thể như sau:

– Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai theo tháng chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

– Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo liền kể quý phát sinh nghĩa vụ thuế.