Kế toán Việt Hưng – Chi phí đi công tác là chi phí rất phổ biến ở các doanh nghiệp hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra các quy định của cơ quan thuế để công tác phí được tính là hợp lý.
1. Định nghĩa công tác phí
Công tác phí là khoản chi phí doanh nghiệp thanh toán cho người đi công tác, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng… Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường). Những trường hợp sau đây không được hưởng công tác phí:
– Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức
– Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học;
– Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác
– Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác (mức công tác phí)
– Trong thời gian đi công tác, nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì vẫn được hưởng lương làm thêm giờ. Tuy nhiên, không chấp nhận giờ làm thêm trong thời gian đi trên các phương tiện như tàu, thuyền, máy bay, xe ô tô…
2. Điều kiện ghi nhận chi phí công tác là chi phí hợp lý
Theo quy định tại Thông tư 96/2015 đã bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, do đó sẽ do quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
“Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp (mức công tác phí)
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”
Như vậy, để ghi nhận chi phí công tác là chi phí hợp lý, các doanh nghiệp cần có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp để chứng minh các khoản chi phí công tác đó.
– Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….
– Quyết định cử đi công tác. (Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện).
– Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú
3. Hạch toán chi phí công tác mức công tác phí
– Nếu công tác phí đã được khoán theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì khi hạch toán không cần kèm theo hóa đơn. Dĩ nhiên là phải trong hạn mức khoán
– Nếu không khoán, được phép hạch toán theo chi phí thực tế nhưng phải kèm hóa đơn (mức công tác phí)
3.1 Chứng từ chi mức công tác phí
Các khoản chi cho công tác phí đã được khoán mặc dù không yêu cầu hóa đơn nhưng phải có chứng từ chi tiền, đồng thời phải đảm bảo khoản công tác phí đó có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
3.2 Miễn tính thuế TNCN mức công tác phí
Các khoản phụ cấp công tác (còn gọi là công tác phí) nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 và khoản 2.9 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì được hạch toán vào chi phí hợp lý, đồng thời cũng được miễn thuế TNCN theo tiết đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Theo đó, khoản công tác phí nào đã được chấp nhận là chi phí hợp lý thì đồng thời cũng sẽ được miễn tính thuế TNCN
(1) Tiền điện thoại
Tiền điện thoại liệu có được xem là một khoản công tác phí và khi khoán cho nhân viên có được miễn thuế TNCN?
Theo quy định tại tiết đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, nếu mức khoán phù hợp với mức xác định chịu thuế TNDN thì được miễn thuế TNCN. Từ sau ngày 6/8/2015, Thông tư 96/2015/TT-BTC đã gỡ bỏ mức trần công tác phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nên khoản tiền điện thoại không còn bị khống chế mức khoán.
Theo đó, khoản tiền điện thoại giao khoán vừa được hạch toán chi phí, vừa được miễn tính thuế TNCN (mức công tác phí)
(2) Khoán cho cá nhân không cư trú
Công tác phí nếu khoán cho lao động người nước ngoài cho dù là cá nhân không cư trú đều được miễn tính thuế TNCN.
(3) Công tác phí của chủ công ty
Đối với loại hình Công ty , tiền lương, tiền công của chủ công ty không được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Khoản công tác phí phát sinh từ chủ công ty MTV (như vé máy bay, tiền khách sạn…) cũng được xem là khoản chi có tính chất tiền lương, tiền công nên không được chấp nhận là chi phí hợp lý.
Tuy nhiên, nếu Công ty thuê giám đốc thì các khoản lương, phụ cấp trả cho giám đốc làm thuê nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại HĐLĐ, Thỏa ước lao động hoặc Quy chế tài chính thì được chấp nhận (điểm b khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Công văn số 81382/CT-TTHT ngày 20/12/2017).
(4) Xăng xe
Chi phí “xăng xe” không được xem là công tác phí. Theo Tổng cục Thuế, khoản chi phí xăng xe mà công ty khoán cho người lao động theo mức cố định hàng tháng để phục vụ cho việc đi lại của cá nhân đó thì không được xem là công tác phí để được miễn thuế TNCN.
(Công văn số 2192/TCT-TNCN ngày 25/5/2017)
(5) Trả vào lương
Công tác phí nếu trả vào lương hàng tháng thì không được miễn thuế TNCN. Với hình thức trả định kỳ vào lương, tuy có quy định trong HĐLĐ nhưng nếu không có hóa đơn và quyết định cử đi công tác thì đây được xem là khoản lợi ích bằng tiền phải chịu thuế TNCN theo điểm đ khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (mức công tác phí)
(6) Thuế nhà thầu
Chi hộ công tác phí cho bên nước ngoài sẽ phải tính thuế nhà thầu và bên nhận công tác phí sẽ phải chịu thuế TNCN. Một Công ty tại Việt Nam nếu ký hợp đồng với Bên nước ngoài và Bên nước ngoài cử chuyên gia đến Việt Nam làm việc, nếu hợp đồng có thỏa thuận yêu cầu Bên Việt Nam trả hộ các khoản công tác phí như tiền khách sạn, taxi, vé máy bay, phí làm visa… thì các khoản phí này sẽ phải cộng gộp với trị giá hợp đồng để chịu thuế nhà thầu, hoặc nếu chưa xác định được thì trích nộp thuế nhà thầu theo mỗi lần chi trả (mức công tác phí)
Về phía chuyên gia, người hưởng lợi từ các khoản công tác phí nói trên, sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, kê khai như là khoản “Thu nhập khác” trên tờ khai mẫu 02/KK-TNCN .
(7) Phụ cấp đi lại
Quy định hiện hành tại điểm đ.5 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi tại khoản 4 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC) chỉ mới xét miễn thuế TNCN khoản chi phí thuê phương tiện phục vụ đưa đón người lao động, không miễn thuế đối với trường hợp chi trả bằng tiền. Theo đó, nếu phụ cấp đi lại được chi bằng tiền sẽ phải chịu thuế TNCN.
TẢI VỀ :Bảng công tác phí trong và ngoài nước dành cho cán bộ, công chức mới nhất
Trên đây là những quy định mới nhất về công tác phí. Để công tác phí được tính là hợp lý thì kế toán cần tuân thủ theo rất nhiều quy định. Chúc các bạn thành công!