Định khoản kế toán là một trong những kỹ năng nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ ai làm kế toán đều phải nắm vững. Trong đó có những nguyên tắc định khoản cơ bản mà kế toán phải tuân theo và làm theo đúng trình tự các bước định khoản. Kế toán Việt Hưng sẽ giới thiệu bạn đọc nguyên tắc và trình tự các bước định khoản kế toán nghiệp vụ.
Định khoản kế toán được hiểu là đối với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi chép số tiền của nghiệp vụ đó vào bên Nợ và bên Có của tài khoản nào.
1. Tài khoản kế toán là gì?
Biểu hiện cơ bản của phương pháp tài khoản kế toán là sự phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vao số kế toán, tuy nhiên để thuận lợi trong công tác nghiên cứu người ta mô phỏng sổ kế toán bằng một hình ảnh có dang như ký hiệu ” T” – gọi là tài khoản kế toán.
Tài khoản kế toán là hình thức mô phỏng của số kể toán; là biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh tỉnh hình về sự vận động của từng đối tượng hạch toán kế toán theo từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng loại quá trình hoạt động.
Hay, tài khoản kế toán là công cụ phục vu cho việc hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng loai đối tượng kể toán cụ thể vả phản ánh thường xuyên, liên tục sự hình thành, sự vận động của từng loai đối tượng hạch toán kế toán.
Cơ sở và nguyên tắc cơ bản:
2. 5′ bước định khoản kế toán
(1) Xác định đối tượng kế toán liên quan dựa vào các chứng từ kế toán.
(2) Xác định loại tài khoản kế toán tương ứng với đối tượng kế toán. Để nhanh chóng thực hiện được bước này, bạn cần phải thuộc hệ thống danh mục các loại tài khoản kế toán theo Thông tư 200 được Bộ Tài chính ban hành vào năm 2014.
(3) Xác định xu hướng biến động (tăng hay giảm) của từng đối tượng kế toán. Bạn cần phải thuộc tính chất TK từ 1 đến 9.
(4) Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có dựa theo nguyên tắc kế toán kép.
(5) Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản kế toán tương ứng, số tiền ghi bên nợ phải bằng số tiền ghi bên có.
Hệ thống tài khoản thống nhất:
TK Loại 1: Tài sản ngắn hạn;
TK Loại 2: Tài sản dài hạn;
TK Loại 3: Nợ phải trả;
TK Loại 4: Vốn chủ sở hữu;
TK Loại 5: Doanh thu của hoạt động kinh doanh chính;
TK Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh chính;
TK Loại 7: Thu nhập hoạt động khác;
TK Loại 8: Chi phí hoạt động khác;
TK Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh;
TK Loại 0: TK ngoài bảng
3. Nguyên tắc ghi chép vào tài khoản
a. Đối với tài khoản tài sản (loại 1, 2)
Bên Nợ: – Số dự đầu kỳ – Số phát sinh tăng trong kỳ – Số dư cuối kỳ
Bên Có: – Số phát sinh giảm trong kỳ
b. Đối với tài khoản nguồn vốn (loại 3, 4)
Bên Nợ: Số phát sinh giảm trong kỳ
Bên Có: Số dự đầu kỳ Số phát sinh tăng trong kỳ
Số dư cuối kỳ
c. Đối với tài khoản trung gian – Tài khoản doanh thu (loại 5, 7)
Bên Nợ: Số phát sinh giảm trong kỳ
Bên Có: Số phát sinh tăng trong kỳ – Tài khoản chi phí ( loại 6, 8)
Bên Nợ: Số phát sinh tăng trong kỳ
Bên Có: Số phát sinh giảm trong kỳ – Tài khoản kết quả kinh doanh (loại 9)
Bên Nợ: Tập hợp các chi phí phát sinh
Bên Có: Tập hợp doanh thu hay thu nhập thuần
d. Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán
Tài khoản này chi ghi đơn (chi ghi bên Nợ hoặc bên Có)
e, Tài khoản lưỡng tính là tài khoản vừa có số dư bên Nợ vừa có số dư và bên Có (TK phải thu – Loại 1, Nhóm 13; TK phải trả – loại 3)
4. Nguyên tắc thực hiện định khoản kế toán
Ghi sổ kép là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh số tiền của một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các loại Tài sản và Nguồn vốn.
2 loại định khoản kế toán:
– Định khoản giản đơn: Là những định khoản chỉ liên quan đến hai tài khoản. Trong đó một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có với số tiền bằng nhau .
– Định khoản phức tạp: Là những định khoản có liên quan đến ít nhất ba tài khoản trở lên.
Trong đó một tài khoản ghi Nợ và nhiều tài khoản ghi Có hoặc ngược lại với số tiền ghi Nợ và ghi Có bằng nhau.
⇒ Không phân biệt định khoản giản đơn hay định khoản phức tạp, mỗi định khoản phải được thực hiện bằng một lần ghi và gọi là “bút toán”. Mối quan hệ kinh tế giữa các tài khoản có liên quan với nhau trong từng bút toán gọi là quan hệ đối ứng tài khoản. Mối quan hệ này luôn luôn là quan hệ Nợ – Có.
♦ Đối tượng kế toán biến động tăng ghi 1 bên, biến động giảm ghi 1 bên.
♦ Tài khoản kế toán Nợ ghi trước – bên Có ghi sau
♦ Dòng ghi Có phải so le với dòng ghi Nợ
♦ Tổng giá trị bên Nợ sẽ bằng với tổng giá trị bên Có
♦ Tài khoản kế toán có biến động tăng bên nào thì số dư được ghi tương ứng với bên đó.
♦ Với những loại tài khoản lưỡng tính như: 131, 136, 1388, 331, 333, 336 – số dư có thể có ở cả bên Nợ và bên Có.
♦ Những tài khoản kế toán loại: 5, 6, 7, 8, 9 thường không có số dư
5. Kết cấu tài khoản kế toán chung
Tài khoản là một trang sổ được chia làm 2 bên để phản ảnh hai hướng vận động biến đổi khác nhau của các đối tượng của kế toán trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp là tăng lên hay giảm xuống.
Trong đó:
- Bên trái của tài khoản gọi là bên Nợ
- Bên phải của tài khoản gọi là bên Có.
(Nợ, Có chỉ là danh từ chuyên môn của kế toán)
Để thuận tiện trong quá trình học kế toán hay làm nháp, tài khoản có thể được trình bày giản đơn dưới dạng hình chữ “T” như sau:
5.1 Nguyên tắc ghi chép nhóm tài khoản “Tài sản”
– Số thực có về các loại tài sản lúc đầu kỳ được phản ảnh trên bảng cân đối kế toán đầu kỳ sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản “tài sản” sẽ được ghi bên Nợ
– Số tăng lên của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm tăng số dư đầu kỳ sẽ được ghi bên Nợ.
– Số giảm xuống của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm giảm số đầu kỳ sẽ được ghi bên Có .
– Số dư cuối kỳ chính là số nguồn vốn hiện có vào thời điểm cuối kỳ sẽ được ghi bên Nợ và được phản ánh trên bảng cân đối kế toán ở cột số cuối kỳ, và sẽ trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản ở kỳ sau
5.2 Nguyên tắc ghi chép nhóm tài khoản “Nguồn vốn”
– Số thực có về các loại nguồn vốn lúc đầu kỳ được phản ảnh trên bảng cân đối kế toán đầu kỳ sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản “nguồn vốn” sẽ được ghi bên Có .
– Số tăng lên của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm tăng số dư đầu kỳ sẽ được ghi bên Có.
– Số giảm xuống của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm giảm số đầu kỳ sẽ được ghi bên Nợ .
Số dư cuối kỳ chính là số nguồn vốn hiện có vào thời điểm cuối kỳ sẽ được ghi bên Có và được phản ánh trên bảng cân đối kế toán ở cột số cuối kỳ, và sẽ trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản ở kỳ sau.
=> Nhóm tài khoản nguồn vốn và tài sản nhìn chung có nguyên tắc ghi chép hoàn toàn trái ngược nhau
5.3 Tài khoản thuộc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Căn cứ vào nội dung các chỉ tiêu được trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ta có ba loại tài khoản: tài khoản doanh thu; tài khoản chi phí và tài khoản xác định kết quả. Đây là những tài khoản phản ảnh quá trình kinh doanh và kết quả lãi (lỗ) của từng kỳ kế toán.
a/ Nguyên tắc ghi chép của Tài khoản doanh thu, thu nhập
– Khi ghi nhận doanh thu, thu nhập ta sẽ ghi vào bên Có của tài khoản “doanh thu”, “thu nhập”
– Đến cuối kỳ, toàn bộ doanh thu, thu nhập trong kỳ sẽ được kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh để tính lãi (lỗ) do đó tài khoản doanh thu, thu nhập không có số dư cuối kỳ.
b/ Nguyên tắc ghi chép của tài khoản Chi phí
– Chi phí phát sinh trong kỳ sẽ được ghi vào bên Nợ của tài khoản chí phí
– Cuối kỳ, toàn bộ chí phí ngoài sản xuất trong kỳ sẽ được kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh để tính lãi (lỗ) do đó tài khoản doanh thu, thu nhập không có số dư cuối kỳ.
– Đối với các chi phí sản xuất sản phẩm phát sinh trong kỳ thì cuối kỳ sẽ được chuyển sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh tính giá thành thực tế sản phẩm hoàn thành trong kỳ, do đó những tài khoản chi phí này cũng không có số dư cuối kỳ.
c/ Nguyên tắc ghi chép của tài khoản Xác định kết quả kinh doanh
Theo nguyên tắc tương xứng doanh thu và chi phí kinh doanh có mối quan hệ mật thiết với nhau và thường được báo cáo theo từng kỳ kế toán, số liệu của các tài khoản doanh thu và chi phí này sẽ được chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh vào lúc cuối kỳ để tính lãi, lỗ.
– Nếu doanh thu lớn hơn chi phí thì có kết quả lãi, ngược lại nếu chi phí lớn hơn doanh thu thì có kết quả lỗ.
– Kết quả lãi hay lỗ trong kỳ sẽ được chuyển sang tài khoản lợi nhuận chưa phân phối để làm tăng hay giảm nguồn vốn chủ sở hữu. Do đó, tài khoản xác định kết quả kinh doanh cũng không có số dư lúc cuối kỳ.
6. Kết chuyển
Kết chuyển là chuyển một số tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác.
Phương pháp kết chuyển tài khoản kế toán:
– Muốn kết chuyển số tiền từ bên Có TK A sang bên Có TK B, kế toán ghi
– Muốn kết chuyển số tiền từ bên Nợ TK A sang bên Nợ TK B kế toán ghi :
⇒ Như vậy khi thực hiện nghiệp vụ kết chuyển phải tuân thủ nguyên tắc ghi sổ kép.
Ví dụ: Trong kỳ toàn bộ chi phí sản xuất chung được tập hợp bên Nợ TK 627 số tiền 100tr, cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền đó sang Nợ TK 154 để tính giá thành sản phẩm.
Kế toán định khoản :
Ví dụ : Tại doanh nghiệp A có tình hình nguyên vật liệu tháng 01/9x như sau :
a. Tồn đầu kỳ :
– Vật liệu chính (A) : 1.000 kg x 5.000đ/kg = 5.000.000đ
– Vật liệu phụ (B) : 500 kg x 1.000đ/kg = 500.000đ
b. Mua vào trong kỳ :
– Ngày 08/01 mua vật liệu chính (A) : 4.000kg x 5.000đ/kg = 20.000.000đ chưa trả tiền người bán M.
– Ngày 12/01 mua vật liệu phụ (B) : 1.500kg x 1.000đ/kg = 1.500.000đ trả bằng tiền mặt.
c. Xuất ra sử dụng trong kỳ :
– Ngày 16/01 xuất vật liệu chính (A) dùng để sản xuất sản phẩm : 4500kg x 5000 = 22500.000đ
– Ngày 20/01 xuất vật liệu phụ (B) dùng để sản xuất sản phẩm : 1700kg x 1000 = 1700.000đ
Tình hình trên được phản ánh vào tài khoản cấp một, tài khoản cấp hai và sổ chi tiết như sau:
Định khoản :
1. Nợ 152 (1521) 20.000.000
Có 331 20.000.000
2. Nợ 152 (1522) 1.500.000
Có 111 1.500.000
3. Nợ 621 22.500.000
Có 152 (1521) 22.500.000
4. Nợ 621 1.700.000
Có 152 (1522) 1.700.000
Từ tình hình trên ta phản ánh vào tài khoản cấp một : 152 và các tài khoản cấp hai : 1521 : vật liệu chính, 1522 : vật liệu phụ.
– Ghi vào sổ chi tiết :
Để trở thành kế toán giỏi, nắm vững nghiệp vụ, bạn phải có cho mình kiến thức chuyên môn vững. Định khoản kế toán trơn tru là bước đầu tiên để có thể làm việc thuận lợi hơn. Chúc bạn thành công!
