Phân biệt hoá đơn có mã và không có mã của CQT năm 2022

Hóa đơn điện tử hiện nay được sử dụng rất rộng rãi trong các doanh nghiệp, cơ quan, hộ kinh doanh… Nhiều doanh nghiệp vẫn đang rất băn khoăn trong việc phân biệt hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan Thuế cũng như cách lập.

Những đối tượng nào sẽ sử dụng hóa đơn có mã và những đối tượng nào sử dụng hóa đơn không có mã? Bài viết này, Kế Toán Việt Hưng sẽ chia sẻ với các bạn về nội dung này, giúp kế toán viên có thể phân biệt hóa đơn có mã và không có mã kèm các lưu ý khi sử dụng 2 loại hóa đơn này. Cùng tìm hiểu nhé!

I. Sự khác nhau từ khái niệm của hóa đơn:

Hóa đơn điện tử sẽ được thể hiện dưới hai hình thức là hóa đơn có mã và không có mã của Cơ quan Thuế được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp những dịch vụ được lập bằng phương tiện điện tử, ghi nhận các thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp tất cả những dịch theo đúng với quy định của Pháp luật về Thuế. Tại khoản 3, 4 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã giải thích rõ về khái niệm để phân biệt hóa đơn có mã và không có mã như sau:

1. Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế:

Đối với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế chính là hóa đơn điện tử được Cơ quan Thuế cấp mã trước khi cá nhân hay tổ chức tham gia vào bán hàng hóa, cung cấp những dịch vụ cho người mua

– Mã của Cơ quan Thuế trên hóa đơn điện tử sẽ bao gồm: 

+ Một dãy số gồm 34 ký tự và là duy nhất từ hệ thống của hệ thống Cơ quan Thuế tạo ra.

+ Một chuỗi ký tự được Cơ quan Thuế mã hóa ngay trên thông tin của người bán lập ra ở hóa đơn.

2. Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế

Đây là loại hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua hàng “không có mã của Cơ quan Thuế”. Sẽ bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo ngay trên máy tính tiền đã có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế.

II. Phân biệt hóa đơn có mã và không có mã của Cơ quan Thuế về đối tượng áp dụng

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế:

Theo Điều 55 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành, những tổ chức, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp các dịch vụ có quyền tạo hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế nếu thuộc những trường hợp và đối tượng quy định ngay tại khoản 1, 3, 4 Điều 91 của Luật quản lý Thuế số 38/2019/QH14. Những đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan Thuế sẽ bao gồm:

– Là doanh nghiệp, những tổ chức về kinh tế, những tổ chức khác sử dụng không phân biệt giá trị của từng lần bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. 

– Hộ, cá nhân kinh doanh theo trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, quầy thuốc, bản lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp trực tiếp nhu yếu phẩm đến người tiêu dùng. Trường hợp này được quy định ngay tại khoản 5 Điều 51 của Luật quản lý Thuế số.

– HKD, cá nhân kinh doanh nhưng không đáp ứng đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT nhưng cần có hóa đơn để giao dịch với khách hàng, hoặc là trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác đã được Cơ quan Thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được Cơ quan Thuế cấp cho HĐĐT có mã với những lần phát sinh và bắt buộc phải khai báo, nộp Thuế trước khi được Cơ quan Thuế cấp hóa đơn điện tử với những lần phát sinh đó.

* Vậy theo quy định này, các bạn có thể thấy đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bao gồm tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hay hộ gia đình và cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã, chỉ trừ những đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã.

Ví dụ: Một số hoạt động kinh doanh như: hộ kinh doanh thủy sản, nhà hàng, tổ chức khách sạn, hay bán lẻ hàng tiêu dùng… Đều phải sử dụng hóa đơn có mã.

2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không có mã: 

Theo Điều 55 Nghị định 123/2022/NĐ-CP ban hành những tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ có quyền tạo hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế để sử dụng nếu đáp ứng dược những yêu cầu theo Khoản 2 Điều 91 Luật quản Lý Thuế năm 2019 ban hành. Cụ thể như sau:

– Là các doanh nghiệp hiện đang kinh doanh trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, cấp nước, tài chính tín dụng, bưu chính viễn thông, kinh doanh siêu thị, thương mại, y tế, bảo hiểm, vận tải hàng không, đường sắt, đường bộ, đường thủy, và đường biển.

– Những doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hay sẽ thực hiện các giao dịch với Cơ quan Thuế bằng phương tiện điện tử, có hệ thống phần mềm kế toán, xây dựng hạ tầng về công nghệ thông tin, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng được điều kiện về lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ những dữ liệu về hóa đơn điện tử đến người mua, đến Cơ quan Thuế.

* Những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế này phải là đang hoạt động, có các giao dịch thường xuyên với ngân hàng, cùng Cơ quan Thuế, có chữ ký số còn hiệu lực, đủ điều kiện về hạ tầng và dịch cu, đủ điều kiện lập hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm mọi hoạt động trước Pháp luật sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế.

==> Mỗi loại hóa đơn sẽ áp dụng với đối tượng khác nhau, do đó việc phân biệt hóa đơn có mã và không có mã là điều quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề liên quan nhanh chóng nhất!

III. Ký hiệu trên hóa đơn:

Theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành, đã có những thay đổi so với các mẫu hóa đơn cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hàng về ký hiệu trên hóa đơn điện tử có mã và không có mã cụ thể như sau:

– Đối với hóa đơn có mã ký tự đầu tiên trong hóa đơn sẽ là một (01) chữ cái cũng được quy định là C được thể hiện ngay trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Ví dụ: 1C21TYY, đây là hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế và được lập vào năm 2021, là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan Thuế, không có nhu cầu quản lý.

– Ký tự đầu tiên trong hóa đơn điện tử không có mã cũng là một (01) chữ cái sẽ được quy định là K, thể hiện là hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế

Ví dụ: 1K20TAA, đây là hóa đơn bán hàng, không có mã của Cơ quan Thuế, được cấp vào năm 2020, là hóa đơn điện tử do tổ chức, doanh nghiệp đăng ký với cơ quan Thuế.

IV. Thủ tục đăng ký sử dụng:

– Đối với hóa đơn có mã thủ tục đăng ký sử dụng ngay trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:

+ Tại mục 1 với hình thức đánh dấu tích vào hóa đơn có mã của Cơ Quan Thuế 

+ Tại mục 3 với phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử, mục này các bạn cần tích vào mục chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.

– Đối với hóa đơn điện tử không có mã doanh nghiệp, tổ chức cần phải đăng ký thủ tục ngay trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:

+ Tại mục 1 hình thức hóa đơn sẽ tích vào nội dung không có mã của Cơ quan Thuế

+ Mục 2: Hình thức gửi dữ liệu cần phải tích chọn hình thức phù hợp ngay ở mục B

+ Mục 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử phải tích chọn đúng với phương án phù hợp của doanh nghiệp, tổ chức

V. Trình tự về xuất hóa đơn:

– Với trường hợp hóa đơn điện tử có mã, các bạn cần phải thực hiện như sau:

+ Bước 1: Lập hóa đơn, bắt buộc các bạn phải điền đầy đủ và đúng tất cả các thông tin trước đó đã đăng ký với cơ quan Thuế, đúng định dạng về hóa đơn điện tử.

+ Bước 2: Ký số

+ Bước 3: Gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế để được cấp mã

+ Bước 4: Các bạn sẽ gửi cho người mua hàng

– Với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức các bạn thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã sẽ thực hiện quy trình như sau:

+ Bước 1: Các bạn cần phải lập hóa đơn

+ Bước 2: Khi hoàn tất quá trình, cần phải có ký số

+ Bước 3: Hoàn tất 2 bước trên thì đã có thể gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa 2 bên bán và mua.

VI. Chuyển dữ liệu đến Cơ quan Thuế

Tại Điều 19 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP Bộ tài chính quy định cụ thể cho việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:

Việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện lên Cơ quan Thuế chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. 

Đối với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế thì ngay tại thời điểm doanh nghiệp, tổ chức lập hóa đơn, ký số và thực hiện việc gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế sẽ được đồng bộ với dữ liệu của Cơ quan Thuế

*Như vậy: doanh nghiệp, tổ chức không có mã của Cơ quan Thuế trên hóa đơn điện tử cần phải chuyển đầy đủ tất cả những hóa đơn sau khi lập đến cơ quan Thuế theo Khoản 3 Điều 22 Nghị định 123.

VII. Xử lý bảng tổng hợp hóa đơn điện tử khi sai sót:

Đối với việc xử lý chỉ được thực hiện tại hóa đơn điện tử không có mã, còn hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế sẽ không có nội dung này:

– Xử lý sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu của hóa đơn điện tử khi nộp vào Cơ quan Thuế, trường hợp nếu thiếu dữ liệu ở trong hóa đơn thì phải gửi bảng tổng hợp dữ liệu của hóa đơn điện tử để bổ sung

– Trường hợp có sai sót trong bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi lên Cơ quan Thuế thì các bạn cần phải gửi thông tin điều chỉnh đã kê khai ngay trên bảng tổng hợp.

Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng đã làm rõ được sự khác biệt nhau trong hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã cho các bạn biết, giúp các bạn hiểu rõ hơn về bản chất của hai loại hóa đơn và đối tượng sử dụng của hai hóa đơn điện tử. Truy cập fanpage để trao đổi cùng cộng đồng kế toán thật nhiều các kiến thức cũng như kinh nghiệm khi làm kế toán nhé! Chúc bạn luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.