Hãy cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu về quy định về thủ tục mua và xuất hóa đơn đỏ đúng pháp luật qua bài viết sau đây. Hóa đơn đỏ là chứng từ quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần. Bởi đó là căn cứ để doanh nghiệp tính toán chi phí và doanh thu, cơ quan thuế truy thu thuế sau một năm kinh doanh của doanh nghiệp.
Chính bởi tầm quan trọng của hóa đơn đỏ, mà kế toán doanh nghiệp luôn phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Từ việc viết đúng chuẩn hóa đơn, xuất hóa đơn đầu ra, mua hóa đơn đầu vào,….
CÁC QUY ĐỊNH VỀ THỦ TỤC MUA & XUẤT HÓA ĐƠN ĐỎ ĐÚNG PHÁP LUẬT
1. Nội dung của hóa đơn
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn. Đối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Bộ Tài chính quy định cụ thể đối với hóa đơn không cần thiết phải có đủ những nội dung quy định tại khoản này.
2. Quy định mua hóa đơn đỏ
Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại bộ phận ấn chỉ trực thuộc chi cục thuế quận/huyện nơi đặt trụ sở chính
Hồ sơ bao gồm:
- Giấy giới thiệu.
- Đơn xin mua hóa đơn.
- Bản sao mã số thuế và ĐKKD
- Có Chi cục thuế yêu cầu phải có thêm hợp đồng thuê hoặc mượn nhà.
Bước 2: Trong thời gian 07 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ cán bộ bên thuế sẽ xuống kiểm tra địa điểm kinh doanh
Cần chuẩn bị như sau:
- Địa điểm cần có biển công ty, máy vi tính sử dụng cho công tác kế toán và nên có bàn để tiếp khách hoặc làm việc.
- Có sự có mặt của tổ trưởng tổ dân phố và chủ nhà để ký vào biên bản kiểm tra địa điểm.
- Xuất trình hợp đồng thuê/mượn nhà làm địa điểm kinh doanh: Với hợp đồng thuê nhà doanh nghiệp nên lưu ý việc đóng thuế TNCN trong trường hợp chủ nhà là cá nhân, photo CMTND và sổ đỏ của chủ nhà.
- Xuất trình các tờ khai như: thuế môn bài, tờ khai GTGT
Bước 3: Doanh nghiệp cho người đến chi cục thuế làm thủ tục mua sổ hóa đơn và hóa đơn GTGT
Giấy tờ bao gồm:
- Giấy giới thiệu.
- Giấy tiếp nhận hồ sơ mua hóa đơn.
- Nhiều chi cục còn bắt mang theo ĐKKD và Giấy chứng nhận MST bản chính.
- Dấu mã số thuế.
Các vấn đề cần lưu ý
- Khi nộp hồ sơ mua hóa đơn xong nên gặp trực tiếp cán bộ quản lý thuế để đặt lịch kiểm tra, vì thông thường việc kiểm tra là đột xuất trong vòng 1 tuần.
- Nhiều chi cục thuế do số lượng doanh nghiệp bỏ trốn nhiều nên trong việc mua hóa đơn họ còn bắt xuất trình xác nhận doanh nghiệp có kinh doanh tại địa điểm nói trên của phường, hoặc xác nhận lý lịch của Giám đốc ở nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào
- Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá). Trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra;
- Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
- Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;
3. Quy định xuất hóa đơn đỏ
- Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng.
- Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.
Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT. Kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Tuy nhiên khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.
Lưu ý khi xuất hóa đơn
- Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;
- Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.
Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng, doanh nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư (www.hapi.gov.vn) và vào website của Tổng cục thuế (www.gdt.gov.vn) để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.
Kế toán viên cần phải nắm rõ quy định về thủ tục mua và xuất hóa đơn đỏ đúng pháp luật. Nếu bị cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp sẽ gặp phải rắc rối về mặt pháp lý nếu hóa đơn đó sai hoặc hóa đơn khống. Hy vọng bài viết trên giúp bạn hiểu rõ và làm theo đúng luật. Tel: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 Chúc các bạn thành công!