Mách bạn cách sắp xếp chứng từ trong phòng kế toán

Bạn không biết phải xử lý như thế nào với đống chứng từ bừa bộn trong phòng kế toán. Bạn cảm thấy đau đầu khi phải sắp xếp chứng từ khoa học, dễ tìm. Đừng lo, hôm nay kế toán Việt Hưng sẽ chia sẻ với các bạn về chủ đề này nhé.

1. Cách sắp xếp chứng từ gốc khoa học

Đối với các chứng từ đính kèm chứng từ gốc, kế toán nên sắp xếp, lưu trữ như sau:

+ Hoá đơn bán ra nên kẹp cùng với chừng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có… Ngoài ra có thể kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế hay thanh lý hợp đồng (nếu có)

+ Hoá đơn mua vào thì kẹp cùng các loại chứng từ thanh toán như uỷ nhiệm chi, phiếu chi, giấy báo nợ… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng

+ Nếu hàng hoá bán chịu thì kẹp cùng với phiếu kế toán hay các phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng hợp đồng, thanh lý nếu có…

2. Sắp xếp chứng từ tài sản của doanh nghiệp

Các chứng từ tài sản của công ty nên lưu trữ và sắp xếp riêng theo 1 folder và chia ra các file nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một folder. Mỗi tài sản cần phải có các loại chứng từ kèm theo như:

• Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đầy đủ.
• Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Hợp đồng mua TS ký kết với người bán.
• Những tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu của tài sản
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản đó
• Biên bản giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán TS
• Biên bản bàn giao TS đưa vào sử dụng ký nhận của người phụ trách hoặc người sử dụng tài sản.
• Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt
• Mã tài sản theo như sổ sách kế toán
• Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp
• Thẻ theo dõi tài sản cố định
• Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: tờ trình thanh lý; phê duyệt thanh lý; hợp đồng thanh lý; quyết định thanh lý; biên bản thanh lý,…quyết định nhừng khấu hao TSCĐ, hoá đơn thanh lý bản photo.
• Quyết định luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của công ty.
• Các loại chứng từ khác có liên quan.

3. Cách sắp xếp chứng từ lương

Tạo một file Folder cho từng năm và lưu chứng từ lương theo từng tháng trong năm.

Bạn nên chia file để lưu các bảng lương theo từng tháng  để dễ theo dõi và một file riêng biệt để lưu trữ các quyết định, chứng từ có liên quan đến lương trong năm.

Các chứng từ lương lưu lại hàng tháng cần bao gồm những giấy tờ sau: bảng thanh toán lương  có đầy đủ dấu, ký duyệt của cấp trên, bảng lương chuyển khoản ngân hàng và uỷ nhiệm chi bản photo ( nếu thanh toán lương qua ngân hàng), bảng ký nhận lương của người lao động (nếu trả lương bằng tiền mặt).  Ngoài ra có thể bao gồm các chứng từ khác có phát sinh tăng/ giảm lương.

4. Phiếu xuất kho, nhập kho

Kế toán lưu các phiếu xuất kho cùng với:

+ Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt

+ Bản dự toán nguyên vật liệu đã phê duyệt (bản photo)

+ Biên bản giao nhận hàng hoá cho mỗi lần xuất kho

Kế toán sắp xếp phiếu nhập kho cùng với các chứng từ sau:

+ Hoá đơn đầu vào, mua vào

+ Các biên bản giao hàng hoá

+ Hợp đồng mua bán

+ Đề nghị mua hàng hoá

Trên đây là một số cách sắp xếp chứng từ mà kế toán Việt Hưng chia sẻ với các bạn. Chúc các bạn có thêm kinh nghiệm để sắp xếp chứng từ khoa học. Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề.