Tin học văn phòng trở thành kỹ năng quan trọng mà mỗi nhân viên đều cần nắm vững, thành thạo. Tại sao tin học văn phòng lại trở nên quan trọng như vậy? Lợi ích đem lại của việc học tin học văn phòng là gì? Kế toán Việt Hưng sẽ giải đáp thắc mắc của bạn đọc ngay nhé.
Tin học văn phòng là một nhánh trong ngành công nghệ thông tin. Chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính…
THVP là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo kỹ năng THVP, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng Windows, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint.
1. Vì sao chúng ta nên học tin học văn phòng?
- Hiện nay bộ công cụ Microsoft Officev vô cùng thông dụng. Và được sử dụng ở hầu hết tất cả các ngành nghề, cuộc sống làm việc hàng ngày của mọi người
- Kiến thức THVP là trợ thủ đắc lực của chúng ta trong quá trình học tập và làm việc
- Thành thạo các kỹ năng của THVP giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc. Trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc
- Khi có chứng chỉ THVP giúp bạn dễ dàng tìm kiếm việc làm và ứng tuyển vào các vị trí tốt. Đây là một ưu thế mà bạn nên tận dụng khi bước vào cuộc đua tìm việc
2. Lợi ích của tin học văn phòng
Tin học văn phòng cơ bản được hiểu là phải biết về Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint.
a. Kỹ năng sử dụng MicrosoftWord
Dùng để soạn thảo văn bản, xử lý, căn chỉnh, định dạng các loại văn bản, tài liệu, giấy tờ… từ đơn giản nhất đến chuyên nghiệp hơn. Word đặc biệt hỗ trợ tối đa trong vấn đề học tập để làm bài viết, bài nghiên cứu, tiểu luận… hay trong công việc để thực hiện báo cáo, hợp đồng…
Kỹ năng cơ bản của bộ công cụ này gồm có:
- Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ
- Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
- Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
- Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
- Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
- Trộn văn bản: Mail merge
- Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word
b. Kỹ năng Microsoft Excel
Giúp người dùng tạo lập và sử dụng tính toán, các thao tác với bảng biểu, tính toán số liệu bằng những hàm, công thức nhanh gọn được ứng dụng trong việc xây dựng các biểu đồ, tính toán tiền quỹ, tiền lương nhân viên, theo dõi thu chi, báo cáo xuất nhập tồn hàng hoá…. hoặc các báo cáo chi tiết ở dạng cột với những số liệu cụ thể.
Exel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.
Những kỹ năng cơ bản của bộ công cụ này là:
- Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
- Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
- Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
- Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu
- Vẽ Biểu đồ: Chart
- Tạo Link: Hyperlink
- Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file
- Kỹ năng Microsoft Powerpoint
Giúp người dùng thiết kế, định dạng các slide trình chiếu, thuyết trình trên máy chiếu một cách thêm thu hút, bắt mắt, gây ấn tượng và chuyên nghiệp hơn. Microsoft PowerPoint là bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu, bao gồm:
- Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart
- Tạo link: Hyperlink
- Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design
- Tạo hiệu ứng amination
- Sử dụng slide master
- Bảo mật file
- Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF
Trên đây là những chia sẻ về lợi ích khi học tin học văn phòng mang lại cho người dùng. Vận dụng thành thạo các kỹ năng THVP, bạn sẽ thấy mọi công việc trở nên nhẹ nhàng, nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều đó.