Hướng dẫn làm kế toán xây dựng: Kế toán xây dưng là kế toán đặc thù nên khó hơn khi làm kế toán thương mại dịch vụ hay sản xuất . Để giúp cho các bạn có thể làm được công việc của một kế toán xây dựng, chúng tôi xin chia sẻ cho các bạn các bước làm kế toán xây dựng đầy đủ như sau.
1. Đặc điểm chung về kế toán xây dựng
– Khi đã trúng thầu công trình tham gia thầu, đã có giá trị, khối lượng tham gia thầu công trình, kế toán dựa vào dự toán đã trúng thầu tiến hành bóc tách chi phí để hạch toán. Việc bóc tách chi phí nhằm mục đích hiểu rõ được chi phí trong dự toán để hạch toán đúng.
– Mỗi một công trình, hạng mục đi kèm có một dự toán riêng. Từ đó tách chi phí cho từng công trình, điểm khác biệt với hạch toán trong thương mại là chi phí của công trình nào thì kế toán phải tập hợp vào giá trị công trình đó. Tập hợp các loại chi phí cấu thành nên giá thầu công trình bằng hoặc gần bằng giá trên bản dự toán do bộ phận kỹ thuật cung cấp. Dựa vào chi phí đó để kế toán xác định giá vốn đưa vào hạch toán cho công trình đó theo từng khoản mục chi phí?
– Chi phí của công trình được chia theo khoản mục là : Nguyên vật liệu chính, Nhân công, Máy thi công, Chi phí quản lý chung
+ Với chi phí nguyên vật liệu, các bạn phải căn cứ vào định mức tiêu hao trong dự toán, để bóc ra khối lượng các loại vật tư thiết bị tiêu hao và xuất cho công trình
+ Với chi phí nhân công, bạn cần căn cứ vào khối lượng công việc, ngày công, bậc thợ để xác định số lao động, tiền lương theo công trình và thời gian thực hiện của từng công trình
+ Với chi phí máy thi công, bạn cần căn cứ vào loại máy, ca máy để tính tiêu hao nhiên liệu, lương công nhân, và khấu hao máy móc
+Chi phí quản lý chung các bạn có thể tập hợp và phân bổ cho từng công trình theo tỷ lệ nguyên vật liệu chính, hoặc theo nhân công
– Do đặc điểm của kế toán xây dựng là khi xây dựng công trình phụ thuộc vào địa điểm xây dựng nên giá xây dựng mỗi nơi một khác nhau. Do đó kế toán xây dựng phải biết áp dụng đúng giá cho mỗi công trình ở mỗi tỉnh là khác nhau và căn cứ vào dự toán để xác định tiêu hao vật tư, ngày công… chứ không xác định theo giá trị
– Công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán nên khi tập hợp chi phí phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cũng như vật tư xuất cho từng công trình.
– Khi xuất vật tư phải phù hợp với định mức theo dự toán từng công trình
– Công trình hoàn thành phải có biên bản nghiệm thu từng hạng mục hoặc toàn bộ công trình
– Khi có biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao công trình thì phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu cho công trình hoàn thành
2. Quy trình nghiệp vụ kế toán xây dựng
(1) Hợp đồng thi công (Chia giai đoạn nghiệm thu, thanh toán)
(2) Dự toán công trình
(3) Vay vốn (nếu có) Phát sinh nghiệp vụ (NVL, Nhân công, khấu hao, bán thầu phụ…)
(3) Ghi nhận giá trị lũy kế phát sinh, nghiệm thu thanh toán theo giai đoạn
(4) Tính giá thành, ghi nhận tổng doanh thu, lãi lỗ khi công trình hoàn thành
(5) Nghiệm thu toàn bộ, thanh lý, đối chiếu dự toán, đối chiếu công nợ, nhập kho NVL thừa….
3. Kế toán cần chuẩn bị, lưu trữ thông tin đầy đủ
– Không thể thiếu hơp đồng thi công, bảng dự toán từ phòng kỹ thuật, hợp đồng thuê nhân công – lao động thời vụ – thầu phụ
– Và cả biên bản nghiệm thu theo giai đoạn/ nghiệm thu toàn bộ/ thanh lý hợp đồng
– Cẩn thận lưu trữ đầy đủ các chứng từ phát sinh
– Chú ý đối chiếu giữa dự toán và thực tế phát sinh – giữa chứng từ đầu vào & chi phí thực tế ⇒ kế hoạch cân đối đầu vào
– Ngoài ra, biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán,…
4. Ghi nhận các loại chi phí
a. Chi phí thầu phụ (TK627)
- Kế toán ghi nhận chứng từ, hóa đơn từ nhà thầu phụ và tập hợp thẳng vào công trình thuê thầu phụ: 331/627;
- Không nên để nhà thầu phụ xuất 1 hóa đơn cho nhiều công trình nhận thầu;
- Đối với chi phí chung khác (627) như: chi phí dịch vụ mua ngoài, khấu hao TSCĐ khác, CCDC, chi phí trả trước, nhân viên quản lý giám sát công trình….
- Kế toán hạch toán chi phí cho công trình: 111, 112, 142, 242, 334…/627 chi tiết theo công trình;
- Đối với các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào thì kế toán tập hợp chung để phân bổ.
b. Chi phí máy thi công (TK623)
- Trích khấu hao theo từng tháng. Đối với máy thi công tham gia nhiều công trình thì kế toán đưa ra mỗi công trình sử dụng trong khoảng thời gian nào để phân bổ khấu hao cho công trình đó;
- Trường hợp khó xác định thì kế toán tập hợp chung để phân bổ vào cuối tháng.
c. Chi phí nhân công (TK622)
- Chuẩn bị hợp đồng thuê nhân công thời vụ, hợp đồng giao khoán;
- Hạch toán chi phí nhân công: 334/622 chi tiết theo công trình. Trường hợp không chi tiết đươc sẽ tập hợp chung để phân bổ. Chi phí nhân công thường đươc ghi nhận và hạch toán vào cuối tháng.
d. Đối với NVL chính (621)
- Trường hợp mua hàng xuất luôn cho công trình không qua kho: 331/621 ghi nhận chi tiết theo vât tư từng công trình.
- Trường hơp mua hàng nhập kho rồi xuất cho công trình: 331/152 => 152/621 ghi nhận chi tiết theo vât tư từng công trình.
- Điều chuyển NVL từ công trình này sang công trình khác (nếu có): lập phiếu điều chuyển kho ghi nhận chi tiết vật tư, công trình chuyển, công trình nhận.
- Nhập kho NVL thừa từ công trình về. Ghi giảm 621, ghi tăng 152.
5. Rà soát kiểm tra và xử lý
- Phân bổ các chi phí tâp hợp chung cho các công trình. Thông thường phân bổ theo 621;
- Rà soát lại các chứng từ để xem tính đúng đắn để đưa phương án điều chỉnh, bổ sung;
- Hạch toán thuế tạm tính đối với công trình ngoại tỉnh.
6. Lập các báo cáo
- Các báo cáo công nợ, kho theo công trình;
- Các báo cáo giá thành: Bảng cân đối phát sinh công trình, báo cáo giá thành công trình, tổng hợp, chi tiết NVL phát sinh theo công trình, lãi lỗ theo công trình….
- So sánh chi phí thực tế với giá thành dự toán.
7. Quan trọng theo dõi công nợ & thanh toán phía chủ đầu tư
- Được phép phân bổ tự động các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào.
- Quản lý số liệu liên năm và lũy kế phát sinh từ khi khởi công.
- Theo dõi công nợ và thanh toán đối với nhà thầu phụ.
- Theo dõi tồn kho theo công trình.
- Tính giá thành, ghi nhận doanh thu chi tiết và phản ánh kết quả kinh doanh theo từng công trình.
- Phản ánh báo cáo đa chiều, đa chỉ tiêu, đa dạng báo cáo, cho phép tự sắp xếp, tự hiển thi các trường thông tin trên báo cáo, truy xuất ngược.
- Hỗ trợ nhập (Import) bảng dự toán vào phần mềm. Kèm so sánh giữa giá thành dự toán & chi phí thực tế chi tiết theo từng chỉ tiêu trong dự toán.
- Được phép theo dõi công trình theo nhiều cấp (hạng mục, gói thầu, giai đoạn). Khi đó tổng chi phí, doanh thu của các công trình cấp dưới sẽ bằng chi phí, doanh thu của công trình mẹ.
- Tập hợp chi phí chi tiết theo từng loại: Nguyên vật liệu, nhân công thi công, máy thi công, chi phí thầu phụ, các chi phí thi công khác cho từng công trình hoặc tâp hợp chung.
Trên đây là sơ lược các công việc kế toán tại công ty xây dựng. Tuy nhiên để hiểu rõ thực sự bản chất, cách hạch toán của kế toán xây dựng – xây lắp thì cần phải có nhiều trao đổi trong việc thực hành kế toán xây dựng, xây lắp nhằm phục vụ cho người làm kế toán giải quyết được các vướng mắc thường gặp trong quá trình làm việc.