Hạch toán kế toán sửa chữa lớn TSCĐ có được tính vào chi phí hợp lý không? Cần những chứng từ và hạch toán như thế nào? Các vấn đề cần lưu ý khi kế toán sửa chữa TSCĐ? Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến sửa chữa TSCĐ.
Sửa chữa lớn TSCĐ là hoạt động mang tính chất khôi phục hoặc nâng cấp, cải tạo khi TSCĐ bị hư hỏng nặng. Hoặc theo yêu cầu đảm bảo kỹ thuật để nâng cao năng lực sản xuất và hiệu suất hoạt động của tài sản. Thời gian tiến hành sửa chữa lớn thường dài và mức chi phí phát sinh nhiều. Do vậy doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch dự toán cho từng công trình sửa chữa lớn.
Nếu dựa vào phương thức tiến hành sửa chữa TSCĐ thì doanh nghiệp có thể làm theo 2 phương thức:
+ Phương thức thuê ngoài: Doanh nghiệp sẽ tổ chức cho các đơn vị bên ngoài đấu thầu hoặc giao thầu sửa chữa và ký hợp đồng sửa chữa với đơn vị trúng thầu hoặc nhận thầu. Hợp đồng phải quy định rõ về giá giao thầu sửa chữa tài sản cố định, thời gian giao nhận, nội dung công việc sửa chữa… Hợp đồng giao thầu sửa chữa TSCĐ sẽ là cơ sở để doanh nghiệp quản lý, kiểm tra, điều hành công tác sửa chữa TSCĐ.
+ Phương thức tự làm: Doanh nghiệp phải chi trả ra các khoản chi phí sửa chữa cho TSCĐ như: chi phí vật liệu, phụ tùng hay nhân công… Công việc sửa chữa TSCĐ có thể được thực hiện bởi bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ hay bộ phận sản xuất kinh doanh phụ của doanh nghiệp thực hiện.
Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ
Để phản ánh tình hình sửa chữa lớn TSCĐ. Kế toán sử dụng TK 241: xây dựng cơ bản dở dang (TK cấp 2: 2413- sửa chữa lớn TSCĐ).
Phương pháp kế toán sửa chữa lớn TSCĐ trong các trường hợp cụ thể như sau:
Doanh nghiệp có kế hoạch sửa chữa lớn
Khi doanh nghiệp đã lên kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ từ đầu năm thì DN có thể trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch cụ thể:
Hàng kỳ, kế toán trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch, ghi sổ:
Nợ 627/641/642
Có 335: Chi phí phải trả
Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ 2143: sửa chữa lớn tài sản cố định.
Có 111/152/153/214/334/338…
Khi công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ 335: CP phải trả
Có 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ
Kế toán tiến hành xử lý số chênh lệch số chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh so với số được trích trước theo kế hoạch (nếu có). Kế toán ghi sổ:
+ Nếu số phát sinh thực tế lớn hơn số trích trước thì sẽ trích bổ sung:
Nợ 627/641/642…
Có 335: Chi phí phải trả
+ nếu số thực tế phát sinh nhỏ hơn số trích trước thì ghi giảm chi phí (theo Luật thuế TNDN và QĐ 206 về trích và quản lý khấu hao TSCĐ) hoặc ghi tăng thu nhập khác ( căn cứ theo VAS 15), kế toán ghi:
Nợ 335: CP phải trả
Có 627/641…
Hoặc Có 711: Thu nhập khác
Doanh nghiệp không có kế hoạch trích trước.
Trường hợp DN không có kế hoạch trích trước thì DN sẽ phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn vào các đối tượng có liên quan.
Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán thực tế ghi sổ:
Nợ 2413: sửa chữa lớn TSCĐ.
Có 111/112/331…
Khi công trình sửa chữa lớn đã hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn để phân bổ dần. Kế toán ghi sổ:
Nợ 142/242
Có 2413: sửa chữa lơn TSCĐ
Phân bổ chi phí từng kỳ vào các đối tượng sử dụng có liên quan, ghi sổ:
Nợ 627/642/642
Có 142/242
Sửa chữa lớn mang tính chất nâng cấp, cải tạo
Doanh nghiệp thực hiện sửa chữa lớn TSCĐ mang tính chất nâng cấp, cải tạo làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Các trường hợp ghi sổ cụ thể như sau:
Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn mang tính chất nâng cấp, cải tạo TSCĐ hữu hình sau ghi nhận ban đầu. Kế toán ghi sổ:
Nợ 241: xây dựng cơ bản dở dang
Có 111/152/331/334…
Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành đưa TSCĐ vào sử dụng
+ Những chi phí phát sinh không thoả mãn yêu cầu tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình, kế toán ghi:
Nợ 627/641/642 (nếu chi phí sửa chữa nhỏ)
Nợ 142/242 (nếu chi phí sửa chữa lớn)
Có 241: Xây dựng cơ bản dở dang
+ Những chi phí phát sinh mà thoả mãn tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình thì kế toán ghi sổ:
Nợ 211: TSCĐ hữu hình
Có 241: xây dựng cơ bản dở dang
Lưu ý khi kế toán sửa chữa lớn TSCĐ
Căn cứ vào thông tư 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành ngày 25/4/2013, có hiệu lực từ ngày 10/6/2013 khi hạch toán kế toán liên quan đến hoạt động sửa chữa TSCĐ. Kế toán cần lưu ý các vấn đề sau:
+ Các chi phí doanh nghiệp chi ra để đầu tư nâng cấp tài sản cố định. Được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó. Không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
+ Các chi phí sửa chữa tài sản cố địnhkhông được tính tăng nguyên giá TSCĐ. Mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Nhưng tối đa không quá 3 năm.
Đối với những tài sản cố định mà việc sửa chữa có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Nếu số thực chi sửa chữa tài sản cố định lớn hơn số trích theo dự toán thì doanh nghiệp được tính thêm vào chi phí hợp lý số chênh lệch này. Nếu số thực chi sửa chữa tài sản cố định nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.
+ Các chi phí liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau ghi nhận ban đầu. Được đánh giá một cách chắc chắn, làm tăng lợi ích kinh tế của TSCĐ vô hình so với mức hoạt động ban đầu. Thì được phản ánh tăng nguyên giá TSCĐ. Các chi phí khác liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau ghi nhận ban đầu được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Hạch toán kế toán sửa chữa lớn TSCĐ là một nghiệp vụ không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Nhăm tăng lợi ích cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, mỗi kế toán viên cần vận dụng linh hoạt để xử lý các tình huống khi DN thực hiện sửa chữa lớn TSCĐ.