Là một kế toán trong lĩnh vực giáo dục, bạn hiểu rõ những đặc thù riêng biệt mà không phải ai cũng nắm bắt được. Từ việc hạch toán học phí, quản lý quỹ lớp, đến tính lương giáo viên, tất cả đều đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và am hiểu về các quy định pháp luật liên quan.
Hiểu được những khó khăn đó, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về cách hạch toán kế toán trường học từ mầm non đến THPT, giúp bạn tự tin xử lý mọi nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp.
Kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép số liệu mà còn là công cụ chính giúp ban giám hiệu trường học đưa ra các quyết định tài chính hợp lý. Việc hạch toán chính xác còn giúp trường học tư thục dễ dàng hơn trong việc báo cáo tài chính tới cơ quan chủ quản và các bên liên quan.
1. Tại sao cần nắm vững nghiệp vụ kế toán trường học?
Trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp giáo dục ngày càng phát triển, kéo theo đó là sự cạnh tranh gay gắt giữa các trường học tư thục, công ty đào tạo. Việc nắm vững nghiệp vụ kế toán trường học không chỉ giúp bạn:
- Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong hoạt động tài chính của trường.
- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho ban giám hiệu đưa ra quyết định chiến lược.
- Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, nâng cao uy tín và thương hiệu của trường.
2. Hướng dẫn hạch toán kế toán trường học mầm non/ tiểu học/ THCS/ THPT
NGHIỆP VỤ THU:
1. Thu học phí:
– Ghi nhận khoản phải thu:
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (ghi cụ thể từng lớp, từng học sinh)
Có TK 511 – Doanh thu chưa thực hiện
– Khi thu tiền:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
2. Thu các khoản thu khác:
– Tiền ăn:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 511 – Doanh thu chưa thực hiện
– Tiền xe đưa đón:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 511 – Doanh thu chưa thực hiện
– Tiền bán đồng phục, sách vở:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 – Phải thu khách hàng (nếu bán chịu)
Có TK 511 – Doanh thu chưa thực hiện
– Thu tiền tài trợ:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 441 – Doanh thu hoạt động tài chính
NGHIỆP VỤ CHI:
1. Chi phí nguyên vật liệu:
– Nhập kho nguyên vật liệu:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Xuất kho nguyên vật liệu:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 152 – Nguyên vật liệu
2. Chi phí lương:
– Kết chuyển chi phí lương:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 – Chi phí trả trước ngắn hạn (nếu trường tạm ứng lương)
Có TK 335 – Phải trả người lao động
– Chi trả lương:
Nợ TK 334 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 335 – Phải trả người lao động
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
3. Chi phí nhân công:
– Trích lương và bảo hiểm:
Nợ TK 6421 – Chi phí lương giáo viên/nhân viên
Nợ TK 6422 – Chi phí bảo hiểm
Có TK 334 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 338 – Phải trả người lao động
– Trả lương:
Nợ TK 338 – Phải trả người lao động
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
– Nộp bảo hiểm:
Nợ TK 334 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
– Tính chi phí lương, bảo hiểm, ghi:
Nợ TK 622, 627, 641, 642
Có TK TK 334, 338
– Khi trả lương, ghi:
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
– Khi nộp bảo hiểm, ghi:
Nợ TK 338
Có TK 112
4. Chi phí thuê trụ sở – văn phòng làm việc:
– Ghi nhận chi phí thuê:
Nợ TK 6428 – Chi phí thuê văn phòng
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Thanh toán chi phí thuê:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
5.Chi phí chung:
– Chi phí đào tạo bồi dưỡng người lao động:
Nợ TK 6427 – Chi phí đào tạo, huấn luyện
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Chi phí trang phục, đồng phục:
Nợ TK 154 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Kết chuyển chi phí sử dụng:
Nợ TK 6428 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 154 – Nguyên liệu, vật liệu
– Các loại chi phí khác theo thỏa thuận và tự nguyện:
Nợ TK 6428 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
4. Chi mua thực phẩm, nước, giấy vệ sinh, vật tư phục vụ vệ sinh:
– Mua hàng:
Nợ TK 152 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Kết chuyển chi phí sử dụng:
Nợ TK 6423 – Chi phí nguyên vật liệu
Có TK 152 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
5. Chi mua công cụ dụng cụ đồ dùng bán trú:
– Mua TSCĐ:
Nợ TK 214 – Thiết bị, dụng cụ
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Tính khấu hao:
Nợ TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ
Có TK 2141 – Hao mòn TSCĐ
6. Chi mua tài liệu học tập, thẻ học sinh, sổ liên lạc:
– Mua hàng:
Nợ TK 152 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Kết chuyển chi phí sử dụng:
Nợ TK 6423 – Chi phí nguyên vật liệu
Có TK 152 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
7. Chi cho luyện kỹ năng làm bài thi (Con người và tài liệu, văn phòng phẩm):
– Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 6428 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
8. Chi tiền các hoạt động trải nghiệm:
– Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 6428 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
9. Phân bổ công cụ dụng cụ:
– Phân bổ chi phí:
Nợ TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ
Có TK 2141 – Hao mòn TSCĐ
10. Chi phí khác:
– Chi phí điện nước:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Chi phí sửa chữa:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Chi phí văn phòng phẩm:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
CÁC NGHIỆP VỤ KHÁC:
– Hạch toán khấu hao tài sản cố định (không cần phân bổ khấu hao):
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
– Khấu hao tài sản cố định (Đối với máy móc có giá trị lớn hơn 30 triệu đồng)
Khi chi mua TSCĐ, ghi:
Nợ TK 211
Có TK 111, 112, 141, 331,…
Khi trích khấu hao, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 214
– Hạch toán trích lập dự phòng:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 229 – Dự phòng phải trả ngắn hạn
– Trả tiền thuê người nấu, phục vụ bán trú, tiền thuê lao công vệ sinh, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 111, 112
– Chi mua thực phẩm,… cho bữa ăn bán trú, mua nước, mua giấy vệ sinh, mua vật tư phục vụ vệ sinh, ghi:
Nợ TK 152,153
Có TK 111, 112
– Khi xuất sử dụng, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 152
HẠCH TOÁN DOANH THU:
Doanh thu của DN giáo dục thường gồm có các khoản sau đây:
Thu học phí;
Tiền ăn bán trú và dịch vụ nấu ăn phục vụ bán trú, tiền nước uống;
Tiền điện, tiền vệ sinh và thuê lao công;
Tiền mua đồ dùng công cụ dụng cụ phục vụ bán trú;
Thu tiền tài liệu học tập, thẻ học sinh, sổ liên lạc,…;
Thu tiền luyện kỹ năng làm bài thi;
Thu tiền các hoạt động trải nghiệm;
Thu tiền tổ chức học tiếng Anh (Có giáo viên người nước ngoài);
- Thu tiền trông xe, dạy thêm học thêm,…
– Ghi nhận doanh thu học phí:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
– Ghi nhận doanh thu bán trú:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
– Ghi nhận doanh thu các hoạt động khác:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
HẠCH TOÁN KẾT CHUYỂN CUỐI KỲ, CUỐI NĂM
– Kết chuyển chi phí của khối đào tạo, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 621, 622, 627
– Kết chuyển giá vốn, ghi:
Nợ TK 911
Có TK 632
– Kết chuyển chi phí khối quản lý bán hàng, ghi:
Nợ TK 911
Có TK 641, 642
– Kết chuyển doanh thu, ghi:
Nợ TK 511
Có TK 911
– Kết chuyển xác định kết quả các hoạt động:
Lãi, ghi: Nợ TK 911 Có TK 421 | Lỗ, ghi: Nợ TK 421 Có TK 911 |
– Hạch toán chi phí thuế TNDN, ghi:
Nợ TK 821
Có TK 3334
– Kết chuyển thuế TNDN, ghi:
Nợ TK 911
Có TK 821
– Khi nộp thuế TNDN, ghi:
Nợ TK 3334
Có TK 111, 112.
3. Khám phá bí quyết trở thành chuyên gia kế toán trường học:
Để trở thành một kế toán trường học giỏi, bạn cần:
Nắm vững kiến thức chuyên môn: Luật kế toán, chế độ kế toán trường học,…
Thành thạo kỹ năng nghiệp vụ: Lập chứng từ, hạch toán, lập báo cáo,…
Cập nhật kiến thức thường xuyên: Tham gia các khóa học, hội thảo chuyên ngành.
Tham gia ngay khóa học “Kế toán trường học chuyên sâu” tại Trung tâm Kế Toán Việt Hưng để:
Nâng cao trình độ chuyên môn, tự tin xử lý mọi nghiệp vụ.
Nhận chứng chỉ uy tín, nâng cao giá trị bản thân.
Mở rộng cơ hội nghề nghiệp, thăng tiến trong sự nghiệp.
XEM THÊM:
Việc hạch toán kế toán trường học đòi hỏi phải ghi nhận chi tiết tất cả các khoản thu và chi một cách chính xác. Điều này giúp cho trường học không chỉ duy trì hoạt động ổn định mà còn giúp nâng cao chất lượng giáo dục. Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về cách hạch toán kế toán trường học và các nghiệp vụ kế toán khác một cách chuyên nghiệp, hãy tham gia ngay khóa học kế toán online tại Trung tâm Kế Toán Việt Hưng. Khóa học được thiết kế linh hoạt, dễ hiểu và phù hợp với mọi trình độ.