Kế toán nguồn kinh phí sự nghiệp được hạch toán theo từng nguồn hình thành và phải sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động. Cuối năm tài chính phải quyết toán nguồn kinh phí sự nghiệp. Số kinh phí chưa sử dụng hết phải quyết toán và xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp có thể được Nhà nước, chính phủ, cấp trên cấp kinh phí. Hoặc các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước viện trợ, tài trợ để thực hiện các chương trình dự án. Nhằm thực hiện các nhiệm vụ kinh tế chính trị xã hội không vì mục đích lợi nhuận.
Bên cạnh nguồn kinh phí do Nhà nước cấp, kinh phí sự nghiệp còn có thể được hình thành từ các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị như lệ phí, hội phí, học phí…
Để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán số kinh phí sự nghiệp kế toán sử dụng TK 461 “Nguồn kinh phí sự nghiệp”.
Kế toán nguồn kinh phí sự nghiệp
Bên Nợ:
- Số chi tiêu bằng nguồn kinh phí sự nghiệp đã được quyết toán.
- Số kinh phí sử dụng không hết hoàn lại
Bên Có:
- Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án thực nhận của ngân sách , của cấp trên hoặc hình thành từ các nguồn khác.
- Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị được bổ sung bằng nguồn kinh phí sự nghiệp
Số dư bên Nợ:
- Nguồn kinh phí sự nghiệp hiện còn chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa quyết toán.
TK 461 được chi tiết làm 2 tài khoản cấp II:
- TK 4611 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước
- TK 4612 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay.
Hạch toán kế toán nguồn kinh phí sự nghiệp
Khi nhân được kinh phí sự nghiệp bằng lệnh chi tiền, kế toán ghi :
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
Khi cơ quan có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động, chi dự án. Khi nhận thông báo về hạn mức kinh phí được cấp, ghi:
Nợ TK 008 – Hạn mức kinh phí
Khi rút dự toán chi sự nghiệp về nhập quỹ hoặc mua vật tư hàng hóa, thanh toán cho người bán hoặc chi tiêu trực tiếp, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (1612).
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
Đồng thời ghi: Có TK 008 – Hạn mức kinh phí
Các khoản thu khác (học phí, lệ phí, thu dịch vụ…) được phép ghi tăng nguồn kinh phí:
Nợ TK 111, 112
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
Nhận kinh phí sự nghiệp bằng TSCĐ do Nhà nước, chính phủ, cấp trên cấp kinh phí. Hoặc các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước viện trợ, tài trợ bằng TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, ghi:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp
Đồng thời ghi:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Khi phát sinh các khoản chi tiêu thuộc nguồn kinh phí:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (1612).
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 334 – Phải trả CNV
Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí (kể cả khoản chi không được duyệt bằng nguồn kinh phí):
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 161 – Chi sự nghiệp (1612).
Cuối năm tài chính, nếu còn số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án chưa sử dụng hết. Nếu phải nộp lại cho ngân sách Nhà nước, kế toán ghi:
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp được duyệt ngay trong năm, kế toán kết chuyển số chi tiêu được duyệt, ghi:
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
Có TK 161 – Chi sự nghiệp (1612).
Trường hợp cuối năm tài chính báo cáo quyết toán chi sự nghiệp chưa duyệt hoặc chi tiêu chưa hoàn thành, cuối năm chuyển số chi tiêu kinh phí năm nay sang chi tiêu năm trước:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (1611).
Có TK 161 – Chi sự nghiệp (1612).
Đồng thời, kết chuyển nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay thành nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước và ghi :
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611)
Khi quyết toán báo cáo quyết toán chi sự nghiệp năm trước được duyệt, kế toán ghi:
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611)
Có TK 161 – Chi sự nghiệp (1611).
Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước còn lại khi duyệt quyết toán được phép chuyển thành nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay, kế toán ghi :
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
Hạch toán kế toán nguồn kinh phí sự nghiệp với nhiều bút toán chi tiết trong các trường hợp. Kế toán Việt Hưng đã hướng dẫn bạn đọc cụ thể trong bài viết trên. Chúc các bạn thành công.