Biên bản bàn giao khi chuyển công tác là văn bản được lập ra nhằm ghi chép lại quá trình chuyển giao công việc, trách nhiệm, tài liệu, và tài sản từ người đang giữ công tác này sang người khác hoặc sang một bộ phận mới trong cùng tổ chức. Mục đích của biên bản là để đảm bảo sự liên tục trong công việc, tránh sự gián đoạn và mất mát thông tin hoặc tài sản.
Mẫu biên bản bàn giao khi chuyển công tác
Trong thực tế, biên bản bàn giao khi chuyển công tác thường được áp dụng khi:
1. Một nhân viên được thuyên chuyển, thăng chức hoặc chuyển đến một vị trí mới trong công ty.
2. Một nhân viên nghỉ việc và cần chuyển giao công việc cho người kế nhiệm hoặc cho một người được chỉ định tạm thời.
3. Có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, khiến cho công việc và trách nhiệm cần được chuyển giao giữa các phòng ban hoặc bộ phận khác nhau.
Biên bản bàn giao sẽ bao gồm các thông tin sau:
1. Tiêu đề văn bản: Chỉ rõ đây là biên bản bàn giao công việc.
2. Thông tin về người bàn giao và người nhận bàn giao: Tên, chức danh, phòng ban của người giao và người nhận.
3. Thời gian và địa điểm bàn giao: Ngày, tháng, năm và địa điểm diễn ra việc bàn giao.
4. Nội dung bàn giao: Danh sách chi tiết các công việc, dự án, tài liệu, tài sản và các thông tin liên quan đến công việc đang được bàn giao.
5. Tình trạng của công việc và tài liệu: Mô tả tình trạng hiện tại của công việc, tài liệu và tài sản tại thời điểm bàn giao.
6. Trách nhiệm và cam kết của các bên: Cam kết của người bàn giao về việc chuyển giao đầy đủ và chính xác, cũng như trách nhiệm của người nhận trong việc tiếp tục và hoàn thành công việc.
7. Chữ ký của các bên liên quan: Bao gồm chữ ký của người bàn giao, người nhận bàn giao và người chứng kiến (nếu có).
Áp dụng vào thực tế, sau khi lập biên bản, cả hai bên sẽ tiến hành kiểm tra, xác nhận và ký vào biên bản để đảm bảo rằng mọi thông tin và tài sản liên quan đến công việc đã được chuyển giao đầy đủ và chính xác. Biên bản sau đó sẽ được lưu trữ như một phần của hồ sơ quản lý nhân sự hoặc hồ sơ quản lý tài sản của công ty.