Kế toán Việt Hưng chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán trong công ty xây dựng. Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng thường là những công trình có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế.
1. Phương thức giao nhận thầu công trình xây dựng
a. Giao nhận thầu toàn bộ công trình (tổng thầu xây dựng)
Theo phương thức này, một doanh nghiệp xây lắp nhận thầu tất cả các khâu từ khảo sát thiết kế đến việc hoàn chỉnh công trình trên cơ sở luận chứng kinh tế kỹ thuật đã được duyệt do chủ đầu tư giao thầu.
Ngoài ra, tổng thầu xây dựng có thể thực hiện thêm các công việc mà chủ đầu tư có thể ủy nhiệm thêm như lập luận chứng kinh tế kỹ thuật, đặt mua thiết bị, giải phóng mặt bằng,
Tùy theo khả năng, đặc điểm, khối lượng công tác xây lắp mà tổng thầu xây dựng có thể đảm nhận toàn bộ hay giao thầu lại cho các đơn vị nhận thầu khác.
b. Giao nhận thầu từng phần
Theo phương thức này, chủ đầu tư giao từng phần công việc cho các đơn vị như: Một tổ chức nhận thầu lập luận chứng kinh tế kỹ thuật của công trình gồm khảo sát, điều tra để lập luận chứng.
Một tổ chức nhận thầu về khảo sát thiết kế toàn bộ công trình từ bước thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán công trình cho đến bước lập bản vẽ thi công và lập dự toán chi tiết các hạng mục công trình. Một tổ chức nhận thầu xây lắp từ công tác chuẩn bị xây lắp và xây lắp toàn bộ công trình trên cơ sở thiết kế kỹ thuật thi công đã được duyệt.
Hoặc là theo phương thức này, nhiều tổ chức xây dựng nhận thầu gọn từng hạng mục công trình, từng nhóm hạng mục công trình độc lập do chủ đầu tư giao thầu gọn.
Trong trường hợp này, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức phối hợp hoạt động của các tổ chức nhận thầu và chỉ áp dụng đối với những công trình, hạng mục công trình tương đối độc lập.
2. Đặc điểm ngành xây dựng ảnh hưởng đến công tác kế toán
Sản phẩm xây dựng có đặc điểm riêng biệt khác với ngành sản xuất khác và ảnh hưởng đến tổ chức kế toán:
+ Công trình xây dựng, vật kiến trúc…có quy mô lớn , kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài.
⇒ Do vậy, việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết san phẩm xây lắp phải lập dự toán ( dự toán thiết kế , dự toán thi công) quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với dự toán , lấy dự toán làm thước đo.
+ Được tiêu thụ theo giá trị dự toán xây lắp. Nên tính chất của hàng hoá không được thể hiện rõ (vì đã quy định giá cả, người mua, người bán sản phẩm xây lắp có trước khi xây lắp thông qua hợp đồng giao nhận thầu,…)
+ Thực hiện cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất ( xe máy, thiệt bị thi công, người lao động …) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm.
⇒ Do vậy, Công tác quản lý, sử dụng, hạch toán tài sản vật tư rất phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết, và dễ mất mát hư hỏng,…
+ Thời gian sử dụng sản sản phẩm xây lắp rất lâu dài. Tổ chức quản lý và hạch toán sao cho chất lượng công trình đảm bảo đúng dự toán thiết kế, bảo hành công trình (Bên A giữ lại 3->5% giá trị công trình)
3. Các bước kế toán xây dựng cần phải thực hiện
(1) Hồ sơ công trình đầy đủ
– Hợp đồng xây dựng công trình
– Dự toán thẩm định
– Quyết định gói thầu thi công
– Hồ sơ thiết kế
– Hồ sơ khảo sát địa chất
(2) Thu thập lưu giữ các thông tin liên quan
– Hơp đồng thi công, bảng dự toán từ phòng kỹ thuật, hợp đồng thuê nhân công, thuê lao động thời vụ, hơp đồng thuê thầu phụ;
– Biên bản nghiệm thu theo giai đoạn, nghiệm thu toàn bộ, thanh lý hợp đồng;
– Các chứng từ phát sinh;
– Đối chiếu giữa dự toán và thực tế phát sinh – giữa chứng từ đầu vào và chi phí thực tế để lên kế hoạch cân đối đầu vào;
– Biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán….
(3) Bám theo sát các hạng mục công trình xây dựng
– Theo hợp đồng để xem tiến độ thi công và phân bổ vật liệu, nhân công theo từng giai đoạn.
– Theo dự toán (theo hạn mức vật tư) để tập hợp chi phí vật liệu cho công trình theo từng giai đoạn thực hiện công việc. Bóc tách khối lượng dựa theo dự toán thẩm định đã duyệt, trong khi bóc tách dự toán các bạn để ý đến phần chênh lệch vật tư, bạn phải cộng chênh lệch vật tư lại với nhau. Khi bóc tách nguyên vật liệu bạn phải căn cứ vào định mức được bóc tách trong dự toán để mà yêu cầu lấy hóa đơn sao cho đúng nhất các nguyên vật liệu phụ nếu ko thể lấy đc hóa đơn ngoài thì bạn có thể lên cơ quan thuế để mua hóa đơn thông thường.
– Theo dự toán để tính và theo dõi chi phí nhân công theo từng giai đoạn công việc. Sau khi bóc được nhân công bạn phải làm hợp đồng giao khoán cho một số đội trưởng hoặc làm các thủ tục liên quan như đăng ký mã số thuế cho lao động, xin xác nhận nhân công tại địa phương xây dựng công trình. Khi kết thúc công trình thì phải làm thanh lý với các ông đội trưởng.
– Theo dự toán để tập hợp chi phí máy thi công theo từng giai đoạn. Nếu bên bạn có máy móc đưa vào sử dụng thì tiến hành phân bổ, nếu ko có thì lấy hóa đơn đầu vào tương ứng với số trong dự toán và riêng 2 khoản NCTT và MTC sẽ có hệ số điều chỉnh, bạn phải để ý khi xem dự toán thì phải nhân chi phí này với hệ số điều chỉnh.
– Trường hợp nếu công trình có khối lượng phát sinh thì kế toán cũng phải bám khối lượng phát sinh để hạch toán (nhân công + vật tư như dự toán).
– Tình huống hình thức hợp đồng ghi: (theo đơn giá) thì hàng tháng, quý kế toán phải thường xuyên cập nhật đơn giá để lấy hóa đơn cho phù hợp, phần nhân công cũng vậy vì trong quá trình thi công giá NVL lúc lên, lúc xuống, tiền nhân công được điều chỉnh theo chế độ Nhà Nước mà các bạn lấy chi phí theo dự toán ban đầu sẽ khó khăn không bổ sung kịp khi được bù giá.
a. Chi phí thầu phụ TK 627
– Kế toán ghi nhận chứng từ, hóa đơn từ nhà thầu phụ và tập hợp thẳng vào công trình thuê thầu phụ: 331/627;
– Không nên để nhà thầu phụ xuất 1 hóa đơn cho nhiều công trình nhận thầu;
– Đối với chi phí chung khác (627) như: chi phí dịch vụ mua ngoài, khấu hao TSCĐ khác, CCDC, chi phí trả trước, nhân viên quản lý giám sát công trình….
– Kế toán hạch toán chi phí cho công trình: TK111, TK112, TK142, TK242, TK334…/TK627 chi tiết theo công trình;
– Đối với các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào thì kế toán tập hợp chung để phân bổ.
b. Chi phí máy thi công TK 623
– Trích khấu hao theo từng tháng. Đối với máy thi công tham gia nhiều công trình thì kế toán đưa ra mỗi công trình sử dụng trong khoảng thời gian nào để phân bổ khấu hao cho công trình đó;
– Trường hợp khó xác định thì kế toán tập hợp chung để phân bổ vào cuối tháng.
c. Chi phí nhân công TK 622
– Chuẩn bị hợp đồng thuê nhân công thời vụ, hợp đồng giao khoán;
– Hạch toán chi phí nhân công: TK334/TK622 chi tiết theo công trình. Trường hợp không chi tiết đươc sẽ tập hợp chung để phân bổ. Chi phí nhân công thường đươc ghi nhận và hạch toán vào cuối tháng.
d. Nguyên vật liệu chính TK 621
– Trường hợp mua hàng xuất luôn cho công trình không qua kho: TK331/TK621 ghi nhận chi tiết theo vât tư từng công trình.
– Trường hơp mua hàng nhập kho rồi xuất cho công trình: TK331/TK152 => TK152/TK621 ghi nhận chi tiết theo vât tư từng công trình.
– Điều chuyển NVL từ công trình này sang công trình khác (nếu có): lập phiếu điều chuyển kho ghi nhận chi tiết vật tư, công trình chuyển, công trình nhận.
– Nhập kho NVL thừa từ công trình về. Ghi giảm TK621, ghi tăng TK152.
(4) Kiểm tra rà soát kĩ và xử lý sau khi hoàn thành lập báo cáo chi tiết
– Phân bổ các chi phí tâp hợp chung cho các công trình. Thông thường phân bổ theo TK621;
– Rà soát lại các chứng từ để xem tính đúng đắn để đưa phương án điều chỉnh, bổ sung;
– Hạch toán thuế tạm tính đối với công trình ngoại tỉnh.
– Các báo cáo công nợ, kho theo công trình;
– Các báo cáo giá thành: Bảng cân đối phát sinh công trình, báo cáo giá thành công trình, tổng hợp, chi tiết NVL phát sinh theo công trình, lãi lỗ theo công trình….
– So sánh chi phí thực tế với giá thành dự toán.
⇒ Kế toán phải bám vào hồ sơ quyết toán công trình để giải trình số liệu. Nếu tổng giá trị công trình cao hơn giá trị quyết toán thì bạn phải nêu lên được nguyên nhân lý do tại sao có phần chênh lệch. Hoặc ngược lại giá trị quyết toán công trình cao hơn dự toán thì bạn cũng phải làm hồ sơ giải trình.
(5) Nắm bắt theo dõi tình hình công nợ cùng khoản thanh toán từ phía chủ đầu tư
– Theo dõi công nợ và thanh toán đối với nhà thầu phụ.
– Theo dõi tồn kho theo công trình.
– Cho phép theo dõi công trình theo nhiều cấp (hạng mục, gói thầu, giai đoạn). Khi đó tổng chi phí, doanh thu của các công trình cấp dưới sẽ bằng chi phí, doanh thu của công trình mẹ.
– Cho phép trích và phân bổ tư động các chi phí: khấu hao TSCĐ, mức phân bổ CCDC, chi phí trả trước, chi phí máy thi công. Cho phép trích phân khấu hao theo ngày tự động đối với các máy thi công, tài sản tham gia nhiều công trình trong kỳ.
– Cho phép phân bổ tự động các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào.
– Hỗ trợ nhập (Import) bảng dự toán vào phần mềm. Đồng thời so sánh giữa giá thành dự toán và chi phí thực tế chi tiết theo từng chỉ tiêu trong dự toán.
– Tập hợp chi phí chi tiết theo từng loại: Nguyên vật liệu, nhân công thi công, máy thi công, chi phí thầu phụ, các chi phí thi công khác cho từng công trình hoặc tâp hợp chung.
– Quản lý số liệu liên năm và lũy kế phát sinh từ khi khởi công.
– Tính giá thành, ghi nhận doanh thu chi tiết và phản ánh kết quả kinh doanh theo từng công trình.
– Phản ánh báo cáo đa chiều, đa chỉ tiêu, đa dạng báo cáo, cho phép tự sắp xếp, tự hiển thi các trường thông tin trên báo cáo, truy xuất ngược.
Mong rằng bài viết trên của Trung tâm Kế toán Việt Hưng sẽ giúp ích cho các bạn nhà kế làm trong lĩnh vực xây dựng – Chúc các bạn luôn hoàn thành tốt công việc của mình!