8 lưu ý về cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán bán hàng

Hóa đơn chứng từ là 1 phần quan trọng mà kế toán cần xử lý trong quá trình làm việc tại bất cứ doanh nghiệp nào. Và để làm việc hiệu quả, bạn nên biết 8 lưu ý về cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán bán hàng trong bài viết dưới đây của Kế Toán Việt Hưng. Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết ngay bây giờ nhé!

Hóa đơn chứng từ là gì?

Hóa đơn chứng từ là chứng từ ghi nhận hoạt động giữa hai bên mua và bán theo quy định pháp luật. Người bán hàng sẽ cung cấp hóa đơn bán hàng cho người mua. Trong đó hóa đơn bán hàng phải đảm bảo những nội dung như sau: 

– Thông tin bên mua hàng

– Danh sách dịch vụ/hàng hóa (số lượng, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính).

– Khoảng thời gian thực hiện bán hàng.

– Giá trị tổng của một hóa đơn đó.

Xem thêm: Lưu ý khi làm hóa đơn điều chỉnh nội dung năm 2022

Sau đây có các loại hóa đơn chứng từ như sau:

1. Hóa đơn tự in

2. Hóa đơn điện tử 

3. Hóa đơn online 

4. Hóa đơn đặt in 

Vai trò của hóa đơn chứng từ 

Hóa đơn chứng từ thể hiện thông tin mua hang hóa giữa hai bên và minh chứng lịch sử giao dịch giữa bên mua với bên bán. Qua đó để tránh trường hợp tranh chấp sau này, hai bên phải kiểm tra kỹ các thông tin có trên hóa đơn trước khi giao, trình hóa đơn cho khách hang.

Đây là loại hóa đơn quan trọng trong việc quản lý thuế, giúp việc thanh toán, kê khai trở nên thuận tiện và dễ dàng. 

Xem thêm: Chế độ kế toán, chứng từ kế toán hộ kinh doanh từ 01/01/2022

Như thế nào là hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp pháp và hợp lý?

Đầu tiên là tính hợp pháp của hóa đơn chứng từ 

Có thể hiểu là hóa đơn chứng từ tuân theo các quy định của pháp luật. Các hóa đơn phải do Bộ Tài chính phát hành hoặc có thể do doanh nghiệp tự in nhưng phải tuân theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành và sử dụng hóa đơn. 

Nhưng nhiều kế toán doanh nghiệp chưa nắm bắt hết cấc tình huống cụ thể để phòng tránh các hóa đơn bất hợp pháp. Doanh nghiệp vẫn có thể gặp một số tình huống rủi ro về hóa đơn chứng từ mặc dù các giao dịch diễn ra theo quy trình. 

Doanh nghiệp cung cấp sản phẩm/dịch vụ với đối tác không nằm trong phạm vi hoạt động của doanh nghiệp và chưa đăng ký kinh doanh về hoạt động đó. Hoặc đối tác cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp đang nằm trong danh sách tạm ngường kinh doanh hoặc bỏ trốn của cơ quan thuế. 

Ví dụ: Công ty dịch vụ SHA ký hợp đồng với Công ty TNHH XS về cung cấp dịch vụ kế toán sổ sách, xuất hóa đơn cho Công ty TNHH XS. Nhưng Cty SHA lại không đăng ký kinh doanh mảng này và chưa có đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ này. Nên hóa đơn của Công ty SHA là bất hợp pháp kèm theo đó là hóa đơn đầu vào của Công ty XS cũng bất hợp pháp theo. 

Thứ hai là tính hợp lý của hóa đơn chứng từ

Các doanh nghiệp đang kinh doanh hoạt động lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ phải hợp lý và phù hợp nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Ví dụ: Công ty MA không phải là đơn vị vận tải, cũng không có các phương tiện đi lại như ô tô… thuộc sở hữu của Công ty MA nhưng lại có hóa đơn đầu vào về xăng dầu. Có thể do giám đốc bộ phận doanh nghiệp đi xe thuộc sở hữu cá nhân có các hóa đơn đầu vào về đổ nhiên liệu. Suy ra hóa đơn hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu doanh nghiệp thì nhiên liệu cho xe cũng không hợp lý. Nên các hóa đơn này là không hợp lý. 

Thứ ba là tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ

Các doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn chứng từ hợp lệ thì cần nắm các nguyên tắc, các quy định, cách ghi các chỉ tiêu. Sau đây là các sai phạm hay mắc phải khi lập hóa đơn như sau:

– In ấn hoặc ghi sai ngày tháng, tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ doanh nghiệp.

– Sự sai lệch về số tiền như số lượng, đơn giá, tiền thuế, thành tiền.

– Mực sử dụng trong hóa đơn không đúng theo quy định như mực phai…

– Hóa đơn thiếu tên, chữ ký bên bán/bên mua. 

– Hóa đơn thiếu dấu của đơn vị bán. Tùy một số trường hợp đặc biệt như hóa đơn được doanh nghiệp đăng ký riêng với cơ quan thuế. 

Những lưu ý khi quản lý hóa đơn chứng từ

Quản lý hóa đơn chứng từ là gì?

Quản lý hóa đơn rất quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra hoạt động và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. 

Quản lý hóa đơn là đăng ký, thu nhập, bảo quản và sao lưu hóa đơn trên hệ thống lưu trữ. Đối với bên bán đó là quy trình tạo lập, thanh toán và xuất hóa đơn với mục đích quản lý tài chính của doanh nghiệp. Qua quy trình quản lý hóa đơn, các doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, so sánh và trích các thông tin về các giao dịch tài chính đã thực hiện. 

Vai trò của quản lý hóa đơn chứng từ trong hoạt động doanh nghiệp

Việc quản lý hóa đơn chứng từ hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: 

– Đảm bảo tính minh bạch 

– Hỗ trợ quá trình kiểm soát hóa đơn, tra cứu, mọi dữ liệu được diễn ra dễ dàng và nhanh chóng. 

– Tiết kiệm nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực và chi phí cơ hội. 

– Lường trước được các rủi ro như mất, cháy hoặc hỏng. 

Các trường hợp lưu ý khi quản lý hóa đơn chứng từ

– TH1: khi người mua không lấy hóa đơn. 

Ví dụ: Khi bán hàng hóa, dịch vụ của Công ty từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp các thông tin như địa chỉ, tên, mã số thuế thì người bán có phải lập hóa đơn hay không?

Theo nghị định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 thì khi bán hàng hóa, dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên, mỗi lần mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin cần thiết thì bên bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ bên mua mặc dù không lấy hóa đơn.

– TH2: cách xử lý hóa đơn chứng từ lập sai sót về tên, địa chỉ bên mua

Với trường hợp hóa đơn chứng từ lập sai về tên và địa chỉ bên mua nhưng ghi đúng mã số thuế bên mua thì hai bên đều lập biên bản điều chỉnh. Các trường hợp này thực hiện theo Điều 20 Thông tư số 29/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. 

Cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán bán hàng hợp lý

Trong mỗi doanh nghiệp, kế toán viên sẽ có cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán phù hợp với doanh nghiệp đó để thuận tiện trong việc quản lý. 

Sau đây là một số mẹo có thể bổ trợ về cách sắp xếp hóa đơn, chứng từ cho kế toán bán hàng:

Về nguyên tắc: sắp xếp hóa đơn chứng từ theo tháng dựa trên hóa đơn đã kê khai.

– Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng hình thức tiền mặt phải kèm theo đó là phiếu chi tiền mặt và hóa đơn thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì phải ghi giấy báo nợ hoặc ủy nhiệm chi. 

– Về hóa đơn bán hàng mà được thanh toán bằng hình thức tiền mặt thì phải kèm theo phiếu thu còn thanh toán bằng chuyển khoản phải kèm theo giấy báo có.

– Sổ phụ ngân hàng được đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy tờ nộp tiền. 

– Tờ khai thuế GTGT mỗi tháng phải lưu và sắp xếp theo mỗi tháng.

– Giấy đóng tiền thuế phải đính kèm với tờ khai thuế đã nộp trước đó. 

– Giấy đóng tiền thuế TNDN luôn đính kèm với tờ khai thuế TNDN tạm tính hàng năm. 

– Các chứng từ thu và chi không nên để chung, phiếu chi – thu phải luôn đánh số thứ tự theo ngày tháng khi phát sinh chi phí để trên rồi kẹp hóa đơn chứng từ liên quan đến các chi phí ở sau. Trường hợp hóa đơn được trả bằng tiền mặt thì phải đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng hình thức tiền gửi ngân hàng thì phải đi kèm với ủy nhiệm chi và sắp xếp theo thứ tự số phiếu chi nên phải xếp theo từng tháng. 

– Các loại chứng từ nên được sắp xếp theo thứ tự riêng của từng loại.

Khi tách hóa đơn ra khỏi phiếu thu chi thì nên lật mặt sau tờ hóa đơn đó ghi lại số phiếu thu hoặc chi.

Nên tách riêng các hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu và phiếu nhập xuất. Sắp xếp theo thứ tự. 

Qua đó cho thấy hóa đơn chứng từ là những bằng chứng ghi lại các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Hỗ trợ đưa ra các báo cáo về quá trình hoạt động của doanh nghiệp đó một cách chuẩn xác nhất. Làm cơ sở để suy ra những hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp. Học cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán cũng như quản lý tốt hóa đơn chứng từ còn thể hiện rõ rệt về quy trình chặt chẽ của một doanh nghiệp đó. Truy cập thêm fanpage để cùng cập nhật các thông tin nghiệp vụ nhanh và chính xác nhất nhé!