Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp – Các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động bằng nguồn kinh phí của nhà nước cấp hoặc từ các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, hoạt động kinh doanh hay viện trợ không hoàn lại. Do đó, để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này. Chính vì vậy, kế toán không chỉ quan trọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng đối với NSNN.
Bạn đang làm kế toán trong đơn vị HCSN nhưng không hiểu được quy trình làm việc, không biết cách quản lý, phương pháp hạch toán ra sao? Bài viết này, hãy cùng Kế Toán Việt Hưng đi tìm hiểu về cách đinh khoản kế toán hành chính sự nghiệp.
1. Quy định về chứng từ kế toán
1.1. Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
1.2. Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
1.3. Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
1.4. Danh mục, mẫu và giải thích phương pháp lập các chứng từ kế toán bắt buộc quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.
2. Quy định về tài khoản kế toán
2.1. Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
2.2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán:
a) Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Tài khoản trong bảng dùng để kế toán tình hình tài chính (gọi tắt là kế toán tài chính), áp dụng cho tất cả các đơn vị, phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.
b) Loại tài khoản ngoài bảng gồm tài khoản loại 0, được hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Các tài khoản ngoài bảng liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước (TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018) phải được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước, theo niên độ (năm trước, năm nay, năm sau (nếu có)) và theo các yêu cầu quản lý khác của ngân sách nhà nước.
c) Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận, sử dụng: nguồn ngân sách nhà nước cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán theo các tài khoản trong bảng, đồng thời hạch toán các tài khoản ngoài bảng, chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước và niên độ phù hợp.
2.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản:
a) Các đơn vị hành chính, sự nghiệp căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này để lựa chọn tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị.
b) Đơn vị được bổ sung tài khoản kế toán trong các trường hợp sau:
– Được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 02) kèm theo Thông tư này để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
– Trường hợp bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 02) kèm theo Thông tư này thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
2.4. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán, giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép tài khoản kế toán nêu tại Phụ lục số 02 kèm theo Thông tư này.
3. Nghiệp vụ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu đơn vị hành chính sự nghiệp
3.1. Khi xuất quỹ tiền mặt, gửi vào Ngân hàng, Kho bạc, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 111- Tiền mặt.
3.2. Khi mua chứng khoán đầu tư, căn cứ vào giá mua chứng khoán và các chi phí phát sinh về thông tin, môi giới, giao dịch trong quá trình mua chứng khoán, kế toán ghi sổ theo giá thực tế, gồm: Chi phí thực tế mua (giá mua cộng (+) Chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua chứng khoán), ghi:
Nợ TK 121- Đầu tư tài chính
Có các TK 111, 112,…
3.3. Doanh thu dịch vụ đã cung cấp, hàng hóa, sản phẩm xuất bán được xác định là đã bán nhưng chưa thu được tiền.
a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế gián thu khác kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế này phải được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 131- Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ (giá bán chưa có thuế)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.
+Khi thu được tiền, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 131 – Phải thu khách hàng.
b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế gián thu phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.
3.4. Kế toán tạm chi dự toán ứng trước
a) Khi phát sinh các khoản chi từ dự toán ứng trước bằng tiền, ghi:
Nợ TK 137- Tạm chi (1374)
Có các TK 111, 112.
b) Khi phát sinh các khoản chi trực tiếp từ dự toán ứng trước, ghi:
Nợ TK 137- Tạm chi (1374)
Có TK 337- Tạm thu (3374).
Đồng thời, ghi:
Có TK 009- Dự toán đầu tư XDCB (0093).
c) Khi được giao dự toán chính thức, ghi:
Nợ TK 241- XDCB dở dang
Có TK 137- Tạm chi (1374).
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3374)
Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (3664).
3.5 Xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản tạm ứng cho cán bộ, viên chức và người lao động trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 141- Tạm ứng
Có các TK 111, 112..
3.6 Mua nguyên liệu, vật liệu nhập kho bằng nguồn NSNN
a) Rút dự toán mua nguyên liệu, vật liệu, ghi:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động.
3.7 Mua sắm TSCĐ bằng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp
– Nếu mua về đưa ngay vào sử dụng, không phải qua lắp đặt, chạy thử, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình
Có các TK 111, 112, 331, 366… (chi phí mua, vận chuyển, bốc dỡ…).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán), hoặc
Có TK 012- Lệnh chi tiền thực chi (nếu sử dụng kinh phí được cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi), hoặc
Có TK 018- Thu hoạt động khác được để lại (nếu sử dụng nguồn thu hoạt động khác được để lại).
– Nếu TSCĐ mua về phải qua lắp đặt, chạy thử, ghi:
Nợ TK 241- XDCB dở dang (2411)
Có các TK 112, 331, 366… (chi phí mua, lắp đặt, chạy thử…).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán), hoặc
Có TK 012- Lệnh chi tiền thực chi (nếu sử dụng kinh phí được cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi), hoặc
Có TK 018- Thu hoạt động khác được để lại (nếu mua bằng nguồn thu hoạt động khác được để lại).
Khi lắp đặt, chạy thử xong, bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình
Có TK 241- XDCB dở dang (2411).
– Tính hao mòn TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động hành chính), ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
– Trích khấu hao TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ), ghi:
Nợ các TK 154, 642
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
– Cuối năm, đơn vị kết chuyển số khấu hao, hao mòn đã tính (trích) trong năm sang TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp, ghi:
Nợ TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611)
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.
3.8 Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn phải nộp tính vào chi của đơn vị theo quy định, ghi:
Nợ các TK 154, 611, 642
Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương.
3.9 Phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động phải nộp trừ vào tiền lương phải trả hàng tháng, ghi:
Nợ TK 334- Phải trả người lao động
Có TK 332-Các khoản phải nộp theo lương (3321, 3322, 3324).
3.10 Kế toán tạm ứng kinh phí hoạt động bằng tiền
– Rút tạm ứng dự toán kinh phí hoạt động (kể cả từ dự toán tạm cấp) về quỹ tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 337- Tạm thu (3371).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán trong năm).
3.11 Quỹ đặc thù
– Lãi tiền gửi nếu cơ chế tài chính cho phép bổ sung vào Quỹ đặc thù, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 353- Các quỹ đặc thù
– Các quỹ do đơn vị huy động các tổ chức, cá nhân, các nhà hảo tâm đóng góp, khi nhận được tiền ủng hộ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 152,…
Có TK 353- Các quỹ đặc thù.
– Trường hợp bổ sung Quỹ đặc thù từ thặng dư của các hoạt động, ghi:
Nợ TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
Có TK 353- Quỹ đặc thù.
– Khi chi quỹ theo quyết định của đơn vị, ghi:
Nợ TK 353- Các quỹ đặc thù
Có các TK 111, 112.
3.12 Các quỹ
a, Trích Quỹ khen thưởng theo quy định từ nguồn NSNN cấp theo quy định hiện hành, ghi:
– Căn cứ quyết định trích lập quỹ, đơn vị làm thủ tục rút dự toán vào TK tiền gửi (quỹ), ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (mục trích lập quỹ khen thưởng).
– Đồng thời phản ánh chi phí trích quỹ, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 431-Các quỹ (4311).
b, Trích lập các quỹ từ thặng dư của các hoạt động trong năm, ghi:
Nợ TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
Có TK 431 – Các quỹ.
c, Quỹ khen thưởng, phúc lợi tăng do được các tổ chức bên ngoài thưởng hoặc hỗ trợ, đóng góp, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 431- Các quỹ (43118, 43121).
d, Các trường hợp khác theo cơ chế tài chính phải bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (kể cả trường hợp thâm hụt), ghi:
Nợ TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
Có TK 431-Các quỹ (4314).
Trên đây, Kế toán Việt Hưng đã hướng dẫn cách định khoản kế toán hành chính sự nghiệp. Để tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ phát sinh ở mỗi đơn vị, bạn nên tham gia khóa học hành chính sự nghiệp của Kế Toán Việt Hưng để bổ sung những kinh nghiệm thực tế nhất. Nếu có bất kỳ câu hỏi thắc mắc, đừng ngần ngại, hãy liên hệ với Kế Toán Việt Hưng để được giải đáp nhanh nhất.
Chúc các bạn làm kế toán hành chính sự nghiệp tốt.
